Vous souhaitez investir dans un ERP dans le but de rationaliser vos processus opérationnels et booster votre efficacité ainsi que votre agilité ? Ce type de solution se retrouve de plus en plus dans divers types d’entreprises, qu’elle soit une PME ou une plus grande firme.
Découvrez ci-dessous l’importance d’un tel outil, ses différents types et le rôle du cahier des charges à établir en amont.
Qu’est-ce qu’un ERP et quelle est son importance pour les entreprises ?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou, en français, PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un logiciel de gestion tout-en-un. Il regroupe un panel élargi de modules interconnectés permettant une gestion centralisée des processus opérationnels d’une entreprise. La solution tient notamment compte :
- des finances,
- des achats,
- des stocks,
- des projets,
- de la production,
- des services,
- du marketing,
- de la vente, etc.
Certaines peuvent en plus intervenir dans les opérations qui gravitent autour de la fonction RH ainsi que de la paie. Un ERP unifie les flux de fonctionnement de l’entité et toutes ses données au sein d’une base unique. Une fois déployée, elle devient commune à l’ensemble des services. Elle va alors s’inscrire dans les missions de chaque collaborateur et s’intégrer au cœur des objectifs de la structure. L’outil facilite de surcroît la communication avec les autres éléments constitutifs de l’infrastructure informatique.
Le progiciel de gestion offre un aperçu à 360 ° des processus de l’entreprise et les flux d’informations entre les différents services. L’entité tire ainsi parti d’un environnement favorable aux prises de décisions et se donne les moyens d’optimiser sa rentabilité. L’outil l’aide à booster ses performances, à stimuler ses ventes, à optimiser ses services et à accélérer ses processus de croissance. Il contribue aussi bien à la réussite de ses projets qu’à l’optimisation de sa chaîne d’approvisionnement. Par conséquent, un ERP est un outil stratégique pour les sociétés désireuses de se développer et de rester compétitives sur le marché.
Découvrez notre article : A quoi sert un ERP et quand le mettre en place ?
Les différents types de logiciels ERP et comment choisir le meilleur
On distingue généralement deux types de logiciels de ce type. Avant de faire un cahier des charges ERP, il est important de bien comprendre chacune des options qui s’offrent à vous. Les solutions cloud, d’abord, se distinguent par leur disponibilité et leur opérationnalité immédiates. Elles peuvent assurer leurs fonctions sans installation préalable. Ces outils sont dans ce cas qualifiés de SaaS (Softwares as a Services) ou logiciels en tant que services et sont accessibles via le web. De fait, ils permettent aux entreprises de minimiser leurs coûts initiaux ainsi que de maintenance. L’hébergement, les mises à jour, l’entretien et la sécurité sont pris en charge par l’hébergeur lui-même.
Les PGI cloud facilitent significativement la mobilité des salariés qui pourront accéder à tout ce dont ils ont besoin sans contraintes géographiques. Ils leur permettent de collaborer en temps réel et efficacement. Ces solutions garantissent en plus une protection accrue des données et font profiter aux utilisateurs d’une technologie de pointe.
Elles se veulent flexibles dans le sens où les entreprises peuvent l’adapter au fur et à mesure que les exigences et les besoins du marché évoluent. C’est aussi parce qu’elles s’actualisent continuellement. Ces outils conviennent particulièrement aux entreprises qui veulent devenir plus flexibles, plus agiles et désireuses de maîtriser leurs coûts. Les sociétés qui souhaitent avoir recours aux dernières innovations technologiques y trouveront aussi leur compte.
Les ERP on-premise, pour leur part, s’installent sur les serveurs des entités. Grâce à eux, les utilisateurs peuvent contrôler totalement leurs données et leur environnement de travail. Ils bénéficient en plus d’un niveau de personnalisation plus poussé, ce qui leur permet de l’ajuster au plus près de leurs besoins. Ces outils les rendent moins dépendants des fournisseurs.
Néanmoins, ils entraînent une dépense initiale relativement importante, leurs mises à jour se révèlent complexes, et leur accessibilité est réduite. Les PGI on-premise conviennent alors aux structures qui ont un système informatique suffisant ou qui ont des besoins très spécifiques en matière de gestion. Ils s’adressent aussi aux firmes qui souhaitent garder une maîtrise totale de leur outil.
Cloud ou on-premise, un PGI peut être générique, spécifique ou sur mesure. Dans le premier cas, il couvre les fonctions de base communes à la plupart des entreprises. Une telle solution convient parfaitement aux TPE et PME ayant des besoins simples et standardisés. Dans le deuxième cas, il est conçu pour répondre aux besoins particuliers d’un secteur d’activité donné : industrie, commerce, santé, éducation…
Il intègre des fonctionnalités métiers et est adapté aux structures ayant des besoins complexes et spécifiques à leur domaine. Dans le dernier cas, l’ERP est développé à la demande des sociétés clientes, selon leurs exigences et leurs spécifications. Il est entièrement personnalisé et offre une grande flexibilité et une meilleure performance. Il s’adresse particulièrement aux grandes entreprises ayant des besoins uniques et disposant d’un budget conséquent.
Pour choisir le bon PGI, il faudra considérer ses besoins, ses objectifs, son budget, la taille de son entreprise, son domaine d’activité… Il faudra aussi considérer la complexité de son infrastructure informatique, sans oublier de comparer les offres de différents fournisseurs. La qualité de la solution, son panel de modules, le service client, le coût total de possession, la facilité d’utilisation, la sécurité, l’évolutivité… Sont autant des facteurs à prendre en compte au moment de la comparaison. Il faudra demander des démonstrations, des références, des témoignages… afin de se faire une idée concrète du produit.
L’importance de définir les spécifications de votre système ERP
Lors de la définition des spécifications de votre PGI, soyez le plus précis et le plus exhaustif possible. Impliquez l’ensemble des acteurs concernés par votre futur système, à l’instar des utilisateurs finaux, les responsables métiers, les informaticiens, etc. Les spécifications d’un ERP doivent répondre à des interrogations portant sur :
- les processus à couvrir,
- les fonctionnalités attendues pour chaque processus,
- les KPIs (indicateurs clés de performance) à mesurer,
- les flux d’information à gérer,
- les formats, les normes et les règles de gestion à respecter,
- les interfaces, les échanges et les intégrations à réaliser avec les autres systèmes d’information,
- les contraintes réglementaires, juridiques, techniques… dont il faut tenir compte,
Nous pouvons y ajouter les critères de sécurité, de disponibilité, de fiabilité à garantir. Définir en amont les spécifications d’un système ERP est important pour plusieurs raisons. Cela vous permet de cerner vos besoins réels en matière de progiciel de gestion intégré. Vous disposez de toutes les informations vous permettant d’identifier le type de PGI adapté. Vous pouvez minimiser les risques de dépassement de coûts, de délais, de non-conformité, de mauvaise qualité… La communication et la collaboration entre les différents acteurs du projet s’en trouvent facilitées. C’est parce que vous utilisez un document de référence commun, validé par les parties prenantes.
Comment créer des exigences utilisateur efficaces et élaborer votre cahier des charges ?
Le cahier des charges ou brief va décrire les besoins, les attentes, les contraintes et les spécifications du système PGI à implémenter. Il fera office de référence tout au long de votre projet, depuis le choix du fournisseur jusqu’à la maintenance, en passant par le déploiement. Il permettra de clarifier le périmètre, le budget, le planning, les responsabilités et les risques du projet.
Sa création commence inexorablement par la définition des objectifs de ce dernier. Il convient d’être bien au clair sur les résultats attendus, les enjeux stratégiques, les bénéfices escomptés… Vient ensuite l’identification des différents utilisateurs finaux, des problèmes à résoudre, des attentes à satisfaire, des opportunités à saisir, etc. Tous les besoins définis doivent être traduits en exigences en matière de caractéristiques fonctionnelles, non fonctionnelles, de performance, de qualité, de sécurité… Les exigences ainsi clarifiées sont à classer selon leur importance, leur urgence, leur faisabilité…
Enfin, il y a lieu de procéder à la rédaction du cahier des charges. Il est conseillé d’utiliser un langage simple, précis et compréhensible par tous. Votre brief doit être évolutif, c’est-à-dire qu’il doit évoluer à chaque changement de contexte, de besoins, de contraintes, etc.
