Les ERP sont considérés comme des logiciels de gestion d’entreprise. Ils permettent de piloter les activités qui y sont menées. En réalité, ce sont des outils qui se révèlent indispensables pour les PME et TPE désirant développer leur activité. Il ne faut pas oublier les jeunes entreprises qui sont dans le besoin d’informations précises et fiables facilitant le développement de leur projet. Que faut-il savoir de ces logiciels de gestion ? Nous aborderons davantage le sujet dans la suite de cette rédaction.
ERP : de quoi s’agit-il ?
ERP signifie « Entreprise Ressources Planning ». Il est considéré comme un système d’information. En son sein, l’intégralité des ressources des entreprises est recensée, optimisée et planifiée. Il peut s’agir des informations et aussi des données capitales de celles-ci.
En effet, ERP est un logiciel permettant d’alimenter sur une seule base de données, l’ensemble des informations provenant des différentes activités d’une société. Ces dernières seront ensuite présentées sous la forme de supports. À titre illustratif, il peut être cité :
- Les reportings
- Les indicateurs de gestion ;
- Les tableaux de bord, etc.
Tous ces supports énumérés précédemment seront capitaux dans la prise des décisions permettant à l’entreprise d’évoluer.
Connaitre toutes les informations autour des systèmes ERP avant de s’y lancer
Quels sont les différents types d’ERP ?
Aujourd’hui sur la toile, il existe 4 typologies d’ERP à savoir :
- Les ERP généralistes : en général, il rassemble l’intégralité des fonctionnalités basiques. Ces types d’ERP peuvent répondre certainement à l’ensemble des besoins classiques des entreprises. De même, ils peuvent s’adapter, peu importe le secteur d’activité.
- Les ERP spécialisés: ces types de logiciels ERP sont spécifiquement conçus pour s’adapter à des secteurs d’activités spécifiques. À titre illustratif, il peut être cité Le BTP, le commerce, la logistique, la santé et bien d’autres ;
- Les ERP open sources : il s’agit des logiciels absolument libres. Ceux-ci n’ont pas besoin d’une licence pour être utilisés. Cependant, des limites ont été mises en place par les concepteurs en termes de fonctionnalité. Concernant le budget, les ERP open sources sont moins coûteux.
- Les ERP SaaS ou Cloud : à ce niveau, vous retrouverez des logiciels ayant des serveurs externalisés. Ces derniers sont acheminés vers les datacenters distants et connectés à l’internet. Grâce à l’avènement du cloud computing, les ERP SaaS ou Cloud deviennent de plus en plus prisés.
Quelle est l’utilité des logiciels ERP ?
En mettant en place un ERP dans votre entreprise, vous bénéficiez de plusieurs avantages considérables. Il est perçu comme un logiciel ayant une vision globale sur toutes les fonctions de la société. En toute sérénité, vous aurez :
- Une meilleure gestion : cela concerne aussi bien les ressources matérielles que les processus opérationnels ;
- Un gain considérable en productivité : en adoptant ERP, vous augmenterez votre productivité à travers une base de données unique mise à votre disposition. Vous ne serez pas confronté à des duplications de dossiers ou d’écart de valeur. Bien au contraire, vous disposerez des données fraîches et actualisées en temps réel.
- Une vision complète : en ayant un logiciel ERP, vous verrez clair dans toutes vos activités. Ce qui vous permettra de prendre de bonnes décisions concernant les améliorations à apporter à celles-ci.
- Une circulation fluide de l’information :en utilisant un logiciel ERP, la fluidité de vos communications sera optimale. Il sera même possible d’utiliser les autorisations personnalisées pour avoir un rendu plus efficace.
Les points forts énumérés précédemment permettent aux entreprises utilisant le logiciel ERP d’augmenter leur productivité. De même, celles-ci pourront y accroître leur performance afin d’avoir une meilleure rentabilité.
Quelles sont les fonctions couvertes par les logiciels ERP ?
Depuis son avènement, ERP a la capacité de couvrir un grand nombre de fonctions des entreprises. À titre illustratif, il peut être cité :
- La gestion comptable et financière ;
- La gestion de production GPAO ;
- La gestion des services après-vente ;
- La gestion commerciale ;
- La gestion par affaire ;
- La gestion des stocks;
- Le BI : il s’agit notamment de l’outil du Business Intelligence, reporting et statistiques, etc.
L’intégralité des fonctions citées précédemment sera centralisée sur un outil unique. Une actualisation en temps réel sera faite par ERP. De cette manière, les responsables d’entreprise auront une vision claire sur l’intégralité des activités qui se déroulent autour et au sein de l’entreprise.
Quand faut-il recourir au logiciel ERP ?
Prime abord, vous devez savoir que la vie d’une entreprise est semée d’embuches. En effet, lorsque son activité se développe, le nombre de factures et de devis s’accroît considérablement. À ce niveau, les outils bureautiques tels que Microsoft Office et PowerPoint atteignent leurs limites.
De plus, cela devient compliqué lorsque les responsables doivent effectuer des gestions de stocks, car ils seront amenés à créer un lien entre les commandes. C’est précisément ce qui leur permettra de ne pas se retrouver face à une rupture d’approvisionnement. De même, le suivi et l’analyse du chiffre d’affaires demandent de comparer plusieurs documents bureautiques. Pour y arriver, les responsables doivent disposer d’un temps considérable et également réaliser la double saisie. Cela peut s’avérer difficile pour eux. Pour remédier à tous ces problèmes rencontrés dans les entreprises, l’idéal serait de recourir au logiciel ERP.
En effet, le recours à ce logiciel reste capital lorsque vous vous retrouvez dans la difficulté de tracer le déroulement du processus de votre entreprise. Son utilisation est indispensable si la société a du mal à fonctionner à cause :
- Des erreurs ;
- De la double saisie des données;
- Du retraitement, etc.
De même, l’usage d’ERP sera beaucoup plus judicieux lorsque la visibilité sur les coûts internes est complexe, voire impossible à établir.
Par ailleurs, la recommandation serait d’adopter un logiciel ERP dès la création de votre entreprise. Il en est de même pour les grosses « start-up ».
En fait, ERP est un système d’information permettant de faciliter la gestion d’une entreprise. Vous devez recourir à ce type de logiciel lorsque vous vous retrouvez face à des problèmes d’organisation et de gestion de votre société. Il existe quatre grands types d’ERP à savoir : les généralistes, les spécialisés, les open sources et les ERP SaaS ou Cloud.
