Entrepreneur individuel, quel logiciel de facturation choisir ?

Choisir un logiciel de facturation lors que l’on est web entrepreneur ou plus généralement indépendant, n’est pas aisé. Il faut donc prendre le temps de comprendre comment il peut vous aider au quotidien. Le plus important pour le choix d’un logiciel de facturation c’est qu’il réponde au mieux à vos besoins. Nous allons donc voir dans cet article quelles sont les fonctionnalités nécessaires pour votre facturation mais aussi quel budget allouer à cet outil. Enfin, je vous présenterai les meilleures solutions disponibles sur le marché.

 

Entrepreneurs individuels, quels besoins en termes de facturation ?

Quelles fonctionnalités attendre d’un outil de facturation ?

homme avec une facture sur pcAvant de choisir son outil de facturation, il est important de cerner les fonctionnalités qu’il propose.

 

Tout d’abord, votre outil de facturation vous permet d’effectuer les tâches classiques qui sont listées ci-dessous :

  • Editer et émettre à la fois des devis et des factures tout en respectant la législation en vigueur ;
  • Créer et personnaliser des modèles-types : en effet il est important pour vous de pouvoir avoir des documents lisibles et claires, vous pouvez donc créer des modèles grâce à votre logiciel de facturation ;
  • Stocker des documents : devis, factures, avoir etc. ;
  • Gérer vos clients mais aussi de vos contacts clients ;
  • Calcul de la TVA ;
  • Numéroter automatiquement les factures éditées ;
  • Automatiser certaines procédures administratives comme par exemple la déclaration à l’URSSAF ou la déclaration de TVA
  • Suivre facilement vos règlements avec parfois une connexion bancaire simple

 

Il est primordial que votre outil de facturation comporte ces fonctionnalités qui sont basiques. En revanche, il existe des fonctionnalités plus poussées qui vous permettent d’optimiser davantage de tâches administratives et financières comme :

  • Signer de manière électronique des contrats, des factures etc.
  • Payer directement en ligne
  • Gérer vos client de la même manière qu’un logiciel CRM et suivre les statistiques des clients ou des missions
  • Rendre possible l’accès à un espace privé afin que vos clients puissent se connecter à leur espace dédié et accéder à leurs factures
  • Suivre le stock
  • Et tout un tas d’autres fonctionnalités qui varient en fonction de la complexité du logiciel et de sa spécificité.

 

Il existe une multitude d’utilitaires de facturation, il est donc primordial d’identifier les fonctions dont vous avez vraiment besoin pour choisir l’outil qui vous permettra de facturer mais aussi de piloter précisément votre activité d’indépendant ou votre business en ligne.

 

Entrepreneurs individuels, sur quels critères choisir votre logiciel de facturation ?

Pour choisir son logiciel de facturation, il faut bien entendu savoir quelles sont les fonctionnalités principales d’un bon logiciel mais il faut aussi qu’il réponde à votre activité en tant que telle et donc à des critères un peu plus techniques.

 

La forme juridique / le type d’entreprise (ici on parle que d’entrepreneurs individuels donc juste (autoentreprise, EI et EIRL)

En fonction de la  forme juridique de votre entreprise, l’outil de facturation qui répondra le mieux à vos besoins peut varier. Si vous êtes un entrepreneur individuel ou une TPE qui émet peu de factures par mois ou par mois si vous avez des contrats longue durée, vous pouvez choisir un outil simple et qui sera gratuit. Si vous gérez une entreprise en croissance ou une PME, comme une agence digitale par exemple, il est plutôt recommandé d’utiliser des logiciels plus techniques et généralement payants mais qui vous permettent de gérer des cas plus complexes et en plus grand nombre.

Attention, si vous avez créé une société sous un statut juridique SA, SARL, SASU,  et que celle-ci n’a pas le statut d’auto-entrepreneur, vous ne pourrez pas utiliser certains types de logiciels qui ne s’adressent qu’aux micro-entreprises comme Freebe, par exemple.

Bien sûr, votre secteur d’activité et votre type de business model ont leur importance dans le choix de votre logiciel de facturation. En effet, certains logiciels s’adressent à des domaines en particulier avec des fonctionnalités plus spécifiques.

Découvrir ce logiciel de facturation

 

2 personnes qui ordonnent un contenuLa prise en main

Il existe des logiciels plus ou moins sophistiqués qui nécessitent parfois un temps d’adaptation. Tous les logiciels ne sont pas simples d’utilisation. Pourtant l’objectif du logiciel de facturation est de vous faire gagner du temps grâce à une interface simple et intuitive. Il faut que vous puissiez accéder aux fonctionnalités rapidement. 

Il est donc plutôt intéressant de choisir un logiciel qui ne nécessite pas de compétence particulière et pour lequel la montée en compétences est rapide. Il faut aussi noter qu’il faut pouvoir facilement s’adapter et bénéficier de toutes les fonctionnalités de l’outil. Il peut être intéressant de profiter des essais gratuits des logiciels pour pouvoir se faire une idée du logiciel.

 

Les fonctionnalités spécifiques

Il faut d’abord s’assurer que les fonctionnalités classiques citées plus haut sont bien prises en compte par l’outil qui vous intéresse.

Pour être le plus au clair sur les fonctionnalités avancées des outils il est important de s’y plonger en détail soit dans la documentation sur le site interne du logiciel soit dans des avis internet.

 

Le stockage des données et la sécurité

Le stockage et la sécurité des données constituent de plus un plus un enjeu pour les entreprises de toutes tailles. Il faut donc s’assurer d’une part que le logiciel respecte les règles de confidentialité de vos données, mais d’autre part qu’il permette de récupérer vos données quand vous en avez besoin ou lorsqu’il y a un problème informatique.

Concernant la protection des données, les logiciels de facturation doivent obligatoirement respecter des standards assez poussés pour la confidentialité des données et leur sécurité.

Cependant, rien n’est mieux qu’une vérification par vos soins, étant donné que de nombreux logiciels proposent une page dédiée à la sécurité et à la confidentialité sur leur site internet ou sur leur outil. Il est aussi pertinent de creuser le sujet de la disponibilité de vos données ainsi que de leur sauvegarde.

Il est aussi fortement conseillé d’opter pour une solution qui crypte vos données.

 

Tarifs du logiciel

Le prix du logiciel de facturation doit évidemment faire partie de votre réflexion avant d’en choisir un. Il est donc nécessaire de définir un budget attitré pour votre outil de facturation. Avoir un budget vous permettra de faire à nouveau un tri des logiciels qui ne rentrent pas dans votre budget.

Évidemment, les outils gratuits ont des fonctionnalités limitées mais certains logiciels à quelques euros par mois vous permettent d’accéder à des fonctionnalités optimales pour votre facturation.

Il faut penser que les sommes dépensées dans le logiciel sont des sommes que vous ne dépenserez pas en salaire, l’outil vous permet d’économiser du temps et de la main d’œuvre.

 

Homme qui signe un contrat géantLa conformité avec la loi et les normes en vigueur

Comme vu précédemment, la sécurité des données est un point crucial tout comme la conformité du logiciel avec les lois et les normes en vigueur. Le domaine de la  facturation est complexe et est encadré par de nombreuses règles. Les informations légales sont aussi importantes.

Il faut donc que votre outil intègre les informations légales à la fois dans les factures, dans les devis ou dans le paiement. L’outil de facturation comporte un avantage non négligeable, il met à jour automatiquement les informations légales de vos documents en fonction de l’évolution de la loi. Vous n’avez donc pas de veille légale à faire, l’outil vous fait à nouveau gagner du temps.

Il est bon de savoir que les logiciels de facturation ne sont pas concernés par la loi anti-fraude à la TVA.

L’intégration à d’autres logiciels

Si on évoque beaucoup le gain de temps et l’optimisation de la facturation, il faut absolument mentionner l’intégration de votre outil de facturation à vos autres logiciels. En effet, vous gagnez un temps précieux si vos outils CRM, de comptabilité, de gestion des ressources humaines, de gestion des stocks sont directement intégrés à votre logiciel de facturation. Le partage des données et la mise à jour automatique des données d’un outil à un autre vous permet de passer plus de temps sur d’autres tâches.

Il est donc conseillé de choisir un outil en fonction du temps que vous souhaitez dédié à la facturation. Si vous décidez de tout faire tout seul et de n’avoir recours à aucun intermédiaire externe comme des experts comptables, il est conseillé de prendre un outil tout en un ou un outil qui s’intègre avec les logiciels que vous utilisez déjà. En revanche, si vous faites régulièrement appel à un expert comptable, un outil assez basique peut suffire.

 

Il est important d’insister ici sur le fait que cet article se concentre sur les entrepreneurs individuels ! Pour les organisations de taille plus importante, n’hésitez pas à faire appel à un intégrateur SAP comme SOA People, si vous devez déployer cette solution.

 

Les meilleurs outils de facturation pour les entrepreneurs individuels

Tout comme vous prenez soin de sélectionner la meilleure agence pour la création de votre site web professionnel, il faut prendre son temps et analyser les différentes solutions pour choisir celle qui répond le mieux à vos besoins.

 

#1 Henrri : le meilleur logiciel de facturation gratuit

Si vous êtes une TPE ou une micro-entreprise, Henri est la solution idéale pour répondre à vos besoins de facturation. En effet, cette solution du groupe Rivalis rend possible la création et la gestion des factures, des devis et d’un registre des clients. Son utilisation est simple avec une interface ergonomique qui vous permet de prendre rapidement en main l’outil et d’être très efficace sur vos opérations de facturation mais surtout sur les plus simples opérations. Cependant, Henrri ne permet pas d’avoir des reporting très poussés et ne s’intègre pas avec vos outils. Attention, Henrri ne dispose pas d’application mobile.

 

Henrri est une solution gratuite qui vous permet de réaliser des opérations relativement simples et vous permet de gagner rapidement en efficacité sur la facturation. Si vous le souhaitez, vous pouvez souscrire à des fonctionnalités plus avancées mais payantes. Personnellement, c’est celui que j’utilise depuis avril 2021 et j’en suis vraiment satisfait.

 

dossiers géants avec 2 personnes qui cherchent

#2 Facture.net, l’outil sur mesure pour les indépendants

Facture.net est un outil très classique et qui répond parfaitement aux besoins des indépendants. Ce logiciel dédié notamment aux freelances a été lancé par la plateforme Codeur.com. L’outil est idéal pour gérer facilement les devis, les factures, les avoirs ou les acomptes. Il vous permet aussi de gérer vos clients et vos prospects. Il ne faut pas compter dessus en revanche pour des fonctionnalités plus avancées comme la gestion de la trésorerie ou le paiement en ligne.

 

Facture.net est un outil totalement gratuit qui a pour objectif de convertir de nouveaux clients pour Codeur.com, il y a donc des publicités sur le site pour leur plateforme. Pour l’avoir testé, je ne l’ai pas trouvé pratique, notamment au niveau de l’enregistrement des articles.

 

#3 Quickbooks, plus complet en restant abordable

En matière de logiciel de comptabilité pour petites entreprises, QuickBooks est un choix solide pour de nombreuses entreprises, en particulier celles qui prévoient de travailler régulièrement avec un comptable ou un expert-comptable.
Il est facile de tenir des registres complets et détaillés avec QuickBooks Online. Lorsque vous ajoutez une dépense, par exemple, vous avez la possibilité d’ajouter des numéros de référence, des numéros de permis, des pièces jointes et des mémos. Vous pouvez également diviser la dépense en plusieurs catégories ou postes.

 

QuickBooks vous donne accès à une marketplace impressionnante de plus de 600 applications, y compris des outils tiers et des modules complémentaires QuickBooks. Le tout pour 5€ par mois.

 

#4 Factomos, pour les professions libérales

Factomos est une solution made in France créée pour les indépendants et les professions libérales. Comme tout outil de facturation classique, il vous permet de gérer vos factures, vos avoirs etc. Mais cet outil est surtout pratique pour gérer les factures d’abonnement. Il est notamment très utile pour les libéraux puisqu’il permet la collaboration entre les cabinets d’experts comptables et les clients.

L’outil rend aussi possible la synchronisation avec votre banque. Bien que le logiciel ne s’occupe que de la facturation et pas de la partie comptable, l’outil dispose de nombreux partenaires avec des outils de comptabilité comme Ibiza ou Agiris, des outils de paiement en ligne comme Stripe, Godcardless, Paypal mais aussi des outils de garantie de paiement comme Moment ou Gcollect.

 

Factomos est un outil de paiement avec plusieurs offres. La première, l’offre Starter, est à 9,90€ par mois et s’adresse aux freelances et TPE qui n’éditent pas plus de 100 factures par an. La deuxième, l’offre Pro, est à 19,90€ par mois et permet d’utiliser plus de fonctionnalités et d’avoir un accès pour deux utilisateurs , il n’y a pas de limite de nombre de factures. Enfin l’offre premium à 39,90€ par mois est destinée aux entreprises et aux agences et permet d’avoir 6 utilisateurs distincts.

 

#5 Tolteck, pour les artisans du bâtiment

Tolteck est un outil de facturation complètement conçu pour répondre aux besoins des artisans du bâtiment. Cet outil vous permet de traiter les spécificités liés au domaine du bâtiment comme la gestion de la main d’œuvre sur chantier, la gestion des matériaux ou aussi la gestion des ouvrages. L’outil est simple d’utilisation et permet une personnalisation poussée.

L’accès en mode hors ligne constitue un véritable avantage puisqu’il est accessible où que vous soyez en chantier. Cependant, l’outil n’a pas de connexion bancaire pour le suivi des paiements. Attention, l’outil est vraiment conçu pour les artisans et ne correspond pas aux besoins d’autres secteurs d’activités.

 

Vous pouvez souscrire à Tolteck mensuellement à 25€ HT par mois ou annuellement à 19€ HT par mois pour accéder à l’ensemble des fonctionnalités de l’outil.

 

Cette sélection de logiciel de facturation pour entrepreneur individuel n’est pas exhaustive. Cependant, j’ai sélectionné pour vous ceux qui me semblent les plus intéressants complets et simples d’utilisation.

A vous de choisir le bon !

 

Source de l’article : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/dematerialisation-des-documents/facturation-electronique

 

 

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L'auteur : Frédéric COURTOIS
L'auteur : Frédéric COURTOIS

En tant que fondateur de Made-in-entreprise.fr, je me suis spécialisé en création d'entreprise et en Web Marketing. Mon expérience et mon besoin de me former, de m'informer et de rester perpétuellement en veille me permettent de vous proposer des contenus toujours plus pertinents. Je partage avec vous mon savoir au travers de formations, d'articles de blog, de livres blancs et d'outils pour vous aider à créer ou gérer votre entreprise le plus sereinement possible. N'hésitez pas à me poser des questions via les commentaires ou le formulaire de contact, j'y répondrai.

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