Freelances / Salariés : 4 outils pour vous faire gagner du temps

Le problème n’est pas toujours de manquer de temps. C’est aussi d’en consacrer une partie importante à organiser, expliquer ou documenter le travail plutôt qu’à réellement le faire.

Un email à reformuler, des informations à recopier d’un logiciel à l’autre, un compte rendu à rédiger après une réunion, une manipulation à expliquer pour la troisième fois à un collègue ou à un client… Pris séparément, ces gestes semblent anodins. Additionnés sur une semaine, ils finissent pourtant par peser lourd.

Le phénomène est suffisamment important pour avoir un nom : le work about work, autrement dit tout le travail périphérique nécessaire pour faire son véritable travail. Une étude internationale d’Asana menée auprès de 9 615 travailleurs de la connaissance estimait que 58 % de leur journée était absorbée par ce type d’activités.

Pour un salarié, ce temps empiète sur les missions de fond. Pour un freelance, l’équation est encore plus directe : une heure consacrée à une tâche administrative ou répétitive est une heure qui n’est potentiellement ni facturée, ni utilisée pour développer son activité.

Certains outils permettent justement de récupérer une partie de ce temps, à condition de les utiliser pour résoudre un problème précis plutôt que de les accumuler.

Quels outils permettent vraiment de gagner du temps au travail ?

Pour un freelance comme pour un salarié, quatre outils peuvent particulièrement faire la différence en 2026 :

• ChatGPT, pour produire, synthétiser et exploiter plus rapidement l’information ;
• Make, pour automatiser les tâches répétitives entre plusieurs applications ;
• Fathom, pour transcrire et résumer les visioconférences ;
• Loom, pour expliquer une manipulation, transmettre un concept ou créer un tutoriel réutilisable.

L’intérêt de cette sélection est que les quatre outils ne font pas la même chose. Ils s’attaquent chacun à une source différente de perte de temps.

1. ChatGPT : arrêter de repartir d’une page blanche

ChatGPT est probablement l’outil le plus polyvalent de cette sélection.

Son intérêt professionnel ne se limite surtout pas à lui demander de « rédiger un email ».

Il devient beaucoup plus utile lorsqu’on lui confie une matière première : des notes désordonnées, un document, les grandes lignes d’une réunion, un tableau, une série d’idées ou une première version imparfaite.

Il peut ensuite aider à structurer, comparer, résumer, reformuler ou explorer ces informations.

Le véritable gain de temps : obtenir un premier jet

Imaginez un consultant qui vient de terminer un échange avec un prospect.

Il possède quinze lignes de notes prises rapidement pendant le rendez-vous. Il peut passer 30 minutes à remettre ses idées dans l’ordre avant de préparer sa proposition.

Ou utiliser ces notes pour obtenir une première structure :

notes → synthèse des besoins → points à clarifier → structure de proposition commerciale.

Le travail n’est pas terminé pour autant. Il faut toujours vérifier les informations, corriger les approximations et apporter son expertise.

Mais la page blanche a disparu.

Même logique pour un salarié qui doit synthétiser un document de vingt pages, préparer les grandes lignes d’une présentation ou transformer des notes en compte rendu.

C’est probablement là que l’IA générative apporte le plus de valeur au quotidien : réduire le temps nécessaire pour passer d’une information brute à une première version exploitable.

Le piège : confondre rapidité et qualité

Une réponse obtenue en trente secondes n’est pas nécessairement une bonne réponse.

Un email envoyé sans relecture, une analyse reposant sur une information erronée ou une proposition commerciale trop générique peuvent finalement faire perdre davantage de temps qu’ils n’en font gagner.

Le bon réflexe consiste donc à utiliser ChatGPT comme un accélérateur de préparation, et non comme un substitut systématique à son expertise.

La CNIL recommande d’ailleurs aux TPE et PME qui adoptent l’IA générative d’identifier leurs besoins, mais aussi d’évaluer les risques et la conformité des solutions utilisées.

Attention aux données professionnelles

Copier sans précaution des données clients, des informations confidentielles ou des documents internes dans un outil d’IA n’est évidemment pas une bonne pratique. Un salarié doit également respecter les règles fixées par son employeur.

Il faut aussi distinguer les comptes personnels des offres destinées aux entreprises. OpenAI indique par exemple que les données de ChatGPT Business et Enterprise ne sont pas utilisées par défaut pour entraîner ses modèles.

2. Make : automatiser les copier-coller qui polluent la journée

Make répond à un problème complètement différent.

Vous recevez un formulaire sur votre site. Vous copiez le nom dans votre CRM, puis l’adresse email. Vous créez une tâche, prévenez un collègue et ajoutez éventuellement l’information dans un tableau de suivi.

Chaque manipulation ne prend que quelques secondes.

Le problème apparaît lorsqu’elle est répétée 10, 50 ou 200 fois.

Make permet de connecter différentes applications afin que certaines actions soient déclenchées automatiquement.

Un exemple très simple

Prenons un freelance qui utilise un formulaire pour recevoir ses demandes de devis.

Il peut créer le scénario suivant :

nouveau formulaire → création du contact dans le CRM → création d’une tâche → notification → email de confirmation.

Une seule action du prospect déclenche ainsi plusieurs opérations.

Dans une entreprise, le même principe peut servir à transmettre automatiquement une information entre deux services, actualiser un fichier de suivi ou prévenir une équipe lorsqu’un événement se produit.

Découvrez notre article : Améliorer la productivité des équipes avec des outils collaboratifs

Et contrairement à ce que l’on imagine parfois, il n’est pas nécessaire de construire une automatisation extrêmement complexe pour récupérer du temps.

Commencez par les tâches bêtes, pas par les tâches critiques

Les automatisations les plus spectaculaires ne sont pas forcément les plus rentables.

Prenons une manipulation qui demande seulement 30 secondes.

Effectuée 20 fois par jour pendant 240 jours travaillés, elle représente déjà 40 heures par an.

Une semaine de travail entière consacrée à une action qui semblait presque insignifiante.

C’est précisément ce type de tâche qu’il faut rechercher : quelque chose de fréquent, répétitif, prévisible et présentant peu de risques.

À l’inverse, passer quatre heures à construire un scénario sophistiqué pour automatiser une tâche effectuée deux fois par mois peut être contre-productif.

Automatisez d’abord ce qui vous agace par sa répétition, pas ce qui vous impressionne par sa complexité.

3. Fathom : participer à une réunion plutôt que rédiger son compte rendu

Fathom s’attaque à un autre poste chronophage : les visioconférences.

L’outil peut enregistrer une réunion, produire une transcription et générer une synthèse de l’échange.

Pour quelqu’un qui enchaîne les rendez-vous commerciaux, réunions de projet ou entretiens clients, le gain devient rapidement intéressant.

Le problème des notes prises pendant un rendez-vous

Lorsque vous prenez beaucoup de notes, vous écoutez moins. Lorsque vous écoutez vraiment, vos notes deviennent souvent incomplètes.

Et après quatre ou cinq rendez-vous dans la même journée, il devient parfois difficile de se souvenir précisément de ce qui a été décidé avec chaque interlocuteur.

Un outil de transcription permet de se concentrer davantage sur la conversation, puis de retrouver les informations importantes après la réunion.

Un freelance peut par exemple retrouver rapidement les besoins exprimés pendant un brief client. Un chef de projet peut extraire les décisions prises, les tâches à effectuer et les personnes responsables sans reconstruire tout le compte rendu à partir de quelques notes griffonnées.

Le gain ne vient donc pas nécessairement de la réunion elle-même. Il intervient surtout pendant la prise de notes et dans les minutes qui suivent.

Enregistrer une réunion n’est cependant pas anodin

Une visioconférence peut contenir des données personnelles, des informations commerciales sensibles ou des échanges confidentiels.

Utiliser Fathom ne signifie donc pas qu’il faut enregistrer automatiquement toutes ses conversations professionnelles. Il faut vérifier les règles de son entreprise, les conditions de l’outil et informer les participants lorsque le contexte l’impose.

Le gain de temps ne doit pas faire oublier que l’on transforme une conversation en données enregistrées et potentiellement conservées.

4. Loom : expliquer une fois plutôt que répéter dix fois

Loom résout un problème beaucoup plus banal : certaines choses sont pénibles à expliquer par écrit et pourtant très simples à montrer.

Essayez par exemple d’expliquer précisément par email où cliquer dans un logiciel ou comment effectuer une manipulation comportant six étapes.

Quelques minutes suffisent parfois pour obtenir un pavé difficile à comprendre.

Avec Loom, vous enregistrez votre écran tout en parlant. Votre interlocuteur voit directement la manipulation et entend vos explications.

Créer un tutoriel en quelques minutes plutôt qu’un mode d’emploi

Pour un freelance qui vient de terminer un site WordPress, l’usage est évident.

Plutôt que d’organiser un rendez-vous uniquement pour montrer au client comment modifier un texte, ajouter une image ou publier un article, il peut enregistrer quelques petits tutoriels.

Le client dispose alors d’une documentation qu’il peut consulter lorsqu’il en a réellement besoin.

Même chose dans une entreprise. Un salarié qui maîtrise une fonctionnalité d’un logiciel interne peut enregistrer une courte démonstration pour ses collègues. Lorsqu’un nouveau collaborateur pose la même question trois mois plus tard, inutile de tout recommencer.

Le vrai gain de temps apparaît à la deuxième utilisation

C’est ce qui rend Loom particulièrement intéressant.

Enregistrer une vidéo de cinq minutes peut prendre cinq ou dix minutes. Le gain immédiat n’est donc pas spectaculaire.

Mais si cette vidéo évite ensuite trois démonstrations de vingt minutes, le calcul devient complètement différent.

Vous expliquez une fois et l’explication devient réutilisable.

C’est aussi un réflexe intéressant en freelance : lorsqu’un client pose une question qui risque d’être posée par le suivant, créer immédiatement un petit tutoriel peut être plus rentable que de répondre uniquement à la personne concernée.

Petit à petit, on constitue ainsi sa propre bibliothèque de ressources.

Loom n’a évidemment pas vocation à remplacer tous les échanges. Une question très spécifique se règle parfois plus rapidement en deux phrases et une situation complexe nécessite un véritable dialogue.

L’outil devient surtout pertinent lorsqu’une information est plus simple à montrer qu’à écrire et risque d’être expliquée plusieurs fois.

Tableau comparatif : quel outil choisir pour gagner du temps ?

Ces quatre outils ne sont donc pas réellement concurrents. Ils interviennent simplement à des moments différents de la journée et répondent à des problèmes différents.

Comment savoir ce qu’il faut automatiser ?

Avant de souscrire à un nouveau logiciel, observez simplement votre semaine de travail.

Pendant cinq jours, repérez les tâches qui vous semblent inutilement répétitives.

Est-ce que je réalise cette tâche plusieurs fois par semaine ? Une tâche rare offre généralement peu de potentiel de gain.

Est-ce que je suis presque toujours les mêmes étapes ? Plus un processus est prévisible, plus son automatisation peut devenir intéressante.

Est-ce que je répète régulièrement la même explication ? Si oui, demandez-vous si une courte vidéo pourrait devenir une ressource réutilisable.

Combien de temps vais-je réellement récupérer ? Passer quatre heures à optimiser une opération qui prend cinq minutes tous les six mois n’a évidemment aucun intérêt.

La logique est finalement assez simple : automatisez ce qui se répète, documentez ce qui se réexplique et utilisez l’IA pour accélérer ce qui nécessite encore votre réflexion.

Le piège de 2026 : passer plus de temps à optimiser son travail qu’à travailler

C’est l’autre face de la multiplication des outils numériques.

Un nouveau logiciel promet de gagner du temps. Puis un second permet de connecter le premier. Un troisième centralise les informations. Quelques semaines plus tard, vous passez une partie de votre temps à gérer votre système de productivité.

Le problème devient encore plus visible avec l’IA : parce qu’un outil peut réaliser une tâche, cela ne signifie pas nécessairement qu’il soit utile de lui confier cette tâche.

Un bon outil de productivité devrait finir par se faire oublier.

Si vous passez chaque semaine du temps à paramétrer vos automatisations, classer vos outils ou modifier votre organisation, le gain promis au départ mérite probablement d’être recalculé.

FAQ : quels outils utiliser pour gagner du temps au travail ?

Quel est le meilleur outil pour gagner du temps en freelance ?

Il n’existe pas d’outil universel. ChatGPT est particulièrement polyvalent pour le travail intellectuel, Make pour les opérations répétitives, Fathom pour les réunions et Loom pour les explications récurrentes. Le meilleur choix dépend donc du principal point de friction dans votre activité.

Peut-on automatiser son travail sans savoir coder ?

Oui. Des solutions comme Make permettent aujourd’hui de construire de nombreuses automatisations sans développement traditionnel. Il reste cependant nécessaire de comprendre le processus que l’on souhaite automatiser : déclencheur, données utilisées, actions et éventuelles exceptions.

ChatGPT peut-il réellement faire gagner du temps au travail ?

Oui, notamment pour résumer, structurer, comparer, analyser ou produire une première version à partir d’informations existantes. Il est beaucoup moins pertinent de lui déléguer aveuglément une décision ou un livrable nécessitant une expertise métier et une vérification précise.

À quoi sert Loom dans une entreprise ?

Loom permet notamment d’enregistrer son écran pour expliquer une procédure, présenter un concept ou réaliser un tutoriel. Son principal intérêt apparaît lorsqu’une même explication doit être donnée à plusieurs personnes : la vidéo est créée une fois puis réutilisée.

Combien de temps peut-on réellement gagner avec ces outils ?

Tout dépend de la fréquence des tâches concernées. Une opération de seulement 30 secondes effectuée 20 fois par jour représente environ 40 heures sur 240 jours travaillés. Le bon indicateur n’est donc pas le temps économisé une fois, mais le temps cumulé sur plusieurs mois.

Gagner du temps commence par identifier ce qui vous en fait perdre

ChatGPT, Make, Fathom et Loom peuvent réellement alléger une journée de travail. Mais installer quatre nouveaux logiciels n’est pas en soi une stratégie de productivité.

Commencez plutôt par identifier la tâche qui vous fait perdre du temps chaque semaine.

Vous transformez constamment des notes en documents ? ChatGPT peut vous aider. Vous recopiez les mêmes informations entre plusieurs logiciels ? Make mérite d’être testé. Vous passez vos réunions à prendre des notes ? Fathom peut en conserver une trace. Vous réexpliquez régulièrement les mêmes manipulations ? Enregistrez-les une fois avec Loom.

Puis regardez simplement si vous avez réellement récupéré du temps quelques semaines plus tard.

Car le meilleur outil n’est pas forcément celui qui possède le plus de fonctionnalités. C’est celui qui supprime une tâche que vous n’avez plus envie de refaire demain.

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