L’oubli fait partie du fonctionnement normal du cerveau humain. Ainsi, on ne se souvient pas toujours à temps des tâches personnelles ou professionnelles qu’on a à faire. Pour cette raison, de nombreuses personnes préfèrent lister leurs tâches afin de ne pas manquer à leurs devoirs. Cependant, les notes sur papier ne sont pas vraiment très efficaces.
Les outils d’aide à la gestion de tâches et à la réalisation de to do list par contre sont tendance et pratiques avec de nombreuses fonctionnalités très efficaces. Découvrez ici les meilleurs outils gratuits de gestion de tâches pour mieux s’organiser et améliorer sa productivité !
Quel est l’utilité d’un outil de gestion de tâches ?
Les outils de gestion de tâches sont devenus indispensables dans notre vie quotidienne. Que ce soit pour gérer nos projets professionnels ou personnels, ils nous aident à organiser nos tâches de manière efficace et à ne rien oublier.
Les meilleurs outils de gestion de tâches offrent une variété de fonctionnalités pour faciliter la planification, l’attribution et le suivi des tâches. Ils permettent également de hiérarchiser les tâches selon leur importance et leur urgence, ce qui est essentiel pour atteindre ses objectifs à temps.
Ces outils permettent également de collaborer facilement avec les membres de son équipe ou de partager des tâches avec des partenaires externes. Ils offrent des options pour définir des échéances, assigner des responsabilités, et partager des documents et des commentaires.
En utilisant un outil de gestion de tâches, on peut mieux gérer son temps, réduire le stress lié à la gestion des tâches et augmenter sa productivité. En outre, ces outils permettent de suivre l’avancement de ses projets et d’identifier les éventuels obstacles.
En somme, les meilleurs outils de to do list sont des alliés précieux pour les professionnels et les particuliers. Ils permettent de mieux s’organiser, de gagner en efficacité et de mieux collaborer avec son équipe ou ses partenaires.
Les 13 meilleurs outils de ToDoList gratuits
1. Monday.com
Monday.com est une plateforme idéale pour la gestion de tâches professionnelles en ligne. Utilisé par des millions de personnes à travers le monde, il permet d’attribuer des tâches à des membres d’une équipe. Par exemple, on peut voir sur l’interface de l’application :
- Les tâches en cours ;
- Les tâches urgentes ;
- Les tâches déjà terminées.
Cela permet d’avoir une to do list claire et avec les échéances afin de mieux s’organiser. Les communications, les documents, les liens et les statuts sont également tous centralisés et accessibles à tout instant.
Ce programme permet aussi de personnaliser tous les aspects de travail pour répondre aux divers besoins des utilisateurs et notamment des collaborateurs. Il améliore ainsi la synchronisation, l’efficacité et la productivité de toute l’équipe.
De même, vous pourrez plus facilement déléguer des tâches avec cette application. Plus qu’un simple outil to do list, c’est un véritable outil de management pour coordonner les travaux sur un projet.
2. Zoho Projects
Zoho Projects a été créée par une entreprise ayant une vision à long terme. C’est une plateforme en ligne qui permet de gérer ses tâches et activités. Ses principales fonctionnalités sont la planification des tâches, la gestion des tâches, la gestion du temps, la collaboration en équipe.
En outre, il est possible de personnaliser son interface utilisateur afin de la rendre sur mesure et plus agréable à utiliser. Zoho Projects favorise aussi l’automatisation de certaines tâches afin de gagner du temps et de faciliter son travail au quotidien.
Elle offre par ailleurs les rapports d’évolution des activités sur un projet (pourcentage d’avancement, temps restant sur le temps initialement imparti, etc.). Ces rapports peuvent aussi être globaux et prendre en compte l’ensemble des projets en cours.
Cette application de gestion des tâches est aussi connue pour son niveau de protection des données grâce à un ensemble de technologie et de règles qui assurent sa sécurité.
3. Trello
Lancé depuis le mois de septembre 2011, Trello est un outil en ligne de gestion de projets ou de grands flux de travail très utilisé. Principalement mis en œuvre pour les équipes, il est inspiré de la méthode agile Kanban. Il peut être facilement utilisé comme une solution to do list.
Un utilisateur de cette solution peut en effet facilement créer des listes et des cartes Trello. De façon plus précise, les projets sur l’outil sont sous forme de cartes qui contiennent des actions précises à mener pour son aboutissement.
Leur personnalisation est possible, et elle dépend généralement des tâches à effectuer. Par exemple, on peut s’en servir pour créer une colonne d’actions urgentes et importantes et une autre colonne d’actions moins urgentes.
Par ailleurs, la version de base de Trello est gratuite. Elle permet de créer jusqu’à 10 tableaux, d’ajouter des fichiers de 10 Mb, d’accéder aux Power-Ups de façon illimitée et de bénéficier de 250 exécutions de commandes automatisées sur son espace de travail.
La version payante par contre offre plus de fonctionnalités. Elle est accessible en différentes formules : 5 $, 10 $ et 17,5 $ par mois.
Personnellement, c’est le logiciel que j’utilise en version gratuite pour toute l’organisation de mon business. Il me permet de créer un tableau par projet et éventuellement de partager de manière indépendante ces listes de tâches avec mes clients ou partenaires.
4. Microsoft To Do
Autrefois appelée Wunderlist, la plateforme a été rachetée par Microsoft et a ainsi changé de nom. Avec Microsoft To Do, l’utilisateur a une vue d’ensemble sur la to do list de la journée.
Cet outil est un planificateur personnalisé qui, en fonction des projets, suggère les tâches et partage des listes et des tâches avec les collaborateurs. Microsoft To Do permet aussi de créer des listes avec des codes couleur et de définir des dates et heures limites pour leur exécution.
Le code couleur permet de différencier les tâches urgentes des moins urgentes tandis que les échéances permettent d’avoir des rappels récurrents. Cette application de gestion de tâche effectue la synchronisation avec Outlook. L’utilisateur est ainsi plus concentré sur ses travaux.
5. Teamwork
Comme son nom l’indique, Teamwork est une plateforme de gestion de tâches adaptée au travail en équipe. Cet outil est d’une grande efficacité pour travailler à la fois avec des employés, des prestataires indépendants ou des partenaires pour atteindre un objectif précis.
Il représente un outil de communication qui aide à mieux coordonner les activités entre différentes entités impliquées dans la mise en œuvre d’un projet. Le logiciel allie une interface simple et intuitive et une facilité de prise en main.
Il offre à chaque utilisateur la possibilité de voir sur quoi il travaille ainsi que les prochaines étapes de son travail en vue d’atteindre les objectifs. Utiliser Teamwork, c’est opter pour une optimisation de la collaboration ainsi que pour une économie de temps et d’effort dans la gestion des tâches.
6. MeisterTask
Le logiciel de gestion de tâche MeisterTask est basé sur la méthode Kanban comme Trello. Il offre une grande possibilité de personnalisation. Avec le panneau de personnalisation, l’utilisateur peut créer des notifications pour les tâches qui lui sont assignées (ou qu’il s’est assignées) avec leur statut (urgent ou non).
On s’en sert aussi pour planifier, synchroniser et rationaliser les projets sur lesquels on intervient. De plus, afin de faciliter la visualisation de l’évolution des tâches, la plateforme propose des cartes et d’autres éléments graphiques simples à interpréter. Tous ces éléments boostent la productivité.
7. Wrike
Wrike est une plateforme d’information et de communication à travers laquelle on peut aisément se tenir informé des avancements avec des collaborateurs. C’est en effet un logiciel en ligne de gestion de tâches adapté aux professionnels. ses fonctionnalités principales sont :
- L’organisation des tâches :
- Le suivi des tâches ;
- La gestion des calendriers ;
- La communication par des forums de discussion.
Cette plateforme a de nombreuses autres fonctionnalités utiles comme la mise à disposition de rapports d’activités et de tableaux de bord pour favoriser une analyse rapide des données. Ces outils sont assez pratiques pour suivre l’avancement des tâches et des projets.
Par ailleurs, Wrike offre un énorme gain de temps en permettant à tous les membres d’une équipe de travailler et de mieux se concentrer sur ses principales responsabilités.
Un chef d’entreprise témoigne notamment « Nous travaillons plus vite, nous mettons à jour les dates des livrables plus rapidement et nous éliminons les risques d’erreurs humaines. Nous avons probablement économisé plus de 200 heures par an dans la préparation de nos lancements. »
8. Todoist
Todoist est un logiciel to do list en ligne qui permet d’organiser ses journées afin d’être plus productif. Avec plus de 30 millions d’utilisateurs dans plus de 160 pays par le monde, le logiciel est utile autant pour la vie professionnelle que pour la vie personnelle.
Avec Todoist, vous pourrez créer des tâches organisées en projets et en tableaux. Il offre de nombreuses possibilités de personnalisation en termes de couleur et de style. Avec le calendrier intégré, vous pourrez fixer des dates et visualiser en temps réel les délais restants.
Il est aussi possible avec l’application de définir des objectifs quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Vous pouvez ainsi avoir un œil sur votre productivité et votre évolution au cours du temps. Todoist également permet de centraliser tous les travaux.
Il peut se connecter à votre mail ainsi qu’à vos fichiers. Le logiciel est déjà très complet en version gratuite. Cependant, il en existe des versions payantes dotées de fonctionnalités plus poussées. Leur abonnement coûte 4 $ et 6 $ le mois.
9. Google Keep
Avec le développement des nombreuses solutions de ToDoList, Google a voulu se mettre au pas avec un outil similaire. C’est ainsi que Google Keep est né. Si vous êtes un habitué des outils développés par Google, il vous sera d’autant plus simple à utiliser. Il profite notamment de la bonne synchronisation des logiciels Google.
En effet, l’un des principaux avantages de cet outil est qu’il est automatiquement synchronisé à tous vos appareils dès que vous êtes connecté à votre compte Google. Notez toutefois que cet outil est beaucoup plus personnel. Il n’est pas très adapté pour les projets à mener en groupe.
Cette application aussi permet de créer des listes de tâches à faire. Le remplissage des notes sur les listes de tâches peut se faire par commande vocale. Il est aussi possible d’ajouter des images afin de dynamiser l’interface. Il est également possible avec Google Keep de définir des rappels et de partager sa to do list avec des proches. Tout cela permet de gagner un temps précieux.
10. Evernote
- Se rappelle du passé ;
- Construit des liens ;
- Crée des idées pour l’avenir.
Avec Evernote, il est possible de créer et de s’assigner des tâches dans les notes avec des dates d’échéance. On peut le faire avec des indicateurs et des rappels. Cela permet ainsi à l’utilisateur de ne rien oublier de ses tâches et surtout de respecter les délais.
Cette application to do list permet aussi à son utilisateur de numériser des documents importants à garder à porter de main. Il n’a donc plus besoin de se déplacer avec de nombreux documents papier.
Evernote permet également d’enregistrer des pages web avec la possibilité de mettre les informations importantes en surbrillance. Pour finir, cet outil de gestion de tâche se synchronise avec l’agenda pour gérer les tâches, les plannings et les notes.
11. Favro
Favro est un outil très adapté pour les travaux en équipe. Des employés, des partenaires et des prestataires extérieurs peuvent ainsi s’en servir pour suivre des travaux en cours ou des travaux à venir. Son interface présente des tableaux qui permettent d’organiser les tâches avec une grande flexibilité.
En réalité, cet outil de gestion permet de structurer et d’hiérarchiser les tâches par niveau de priorité. Le logiciel présente ainsi un calendrier afin d’aider à atteindre rapidement ses objectifs. La plateforme est accessible en version gratuite pendant un certain temps.
Cependant, il faut souscrire à un forfait mensuel ou annuel dont le prix varie en fonction du nombre d’utilisateurs pour avoir accès à des fonctionnalités plus avancées.
12. Easynote
Easynote est un outil de gestion de tâche totalement gratuit et simple à utiliser comme son nom le sous-entend. Il dispose toutefois d’une multitude de fonctionnalités. Easynote permet de planifier, d’organiser et de suivre des travaux et des projets.
C’est bien une plateforme collaborative qui offre aux particuliers ainsi qu’aux entreprises une structure de travail simple et efficace. L’utilisateur peut aussi y organiser des réunions et suivre des procès-verbaux en connectant des calendriers Google et Outlook.
De même, cet outil permet à l’utilisateur de lier des tâches, des projets, des documents et des fichiers dans le fichier de documents avec des collaborateurs. Enfin, avec Easynote, vous pouvez aussi stocker tous les fichiers de travail et joindre des fichiers à vos projets de Google Drive ou Dropbox.
13. Any.do
Plus de 30 millions de personnes réparties à travers le monde répertorient et organisent leurs tâches avec l’application Any.do. Elle est autant utile pour la gestion de tâches personnelles ou en équipe. Son interface épurée et simple à maîtriser est l’une de ses plus grandes forces.
En effet, un utilisateur de l’outil Any.do a une vue de son planning sous la forme d’un calendrier. Ce calendrier dispose de différentes étiquettes pour trier facilement les listes de tâches avec un indice de priorité. Vous pouvez aussi ajouter des rappels afin de rester focus sur vos tâches urgentes.
On y trouve pareillement des modèles par défaut qu’il est possible d’adopter pour rapidement créer sa to do list. Pour les projets de groupe, vous pourrez facilement partager vos progrès avec les autres membres de l’équipe.
De ce top 13 des meilleurs outils to do list gratuits, adoptez la solution de gestion de tâches qui répond le mieux à vos besoins et préférences. Vous pourrez alors améliorer grandement votre productivité !
