Face à la pression d’une entreprise moderne, augmenter sa productivité est-il une tâche impossible ? En réalité, pas du tout ! Aujourd’hui, avec les bons outils et les bonnes stratégies, il faut seulement quelques minutes pour devenir plus productif et optimiser vos performances en entreprise.
Découvrez ici les 10 meilleures astuces pour augmenter votre productivité et votre efficacité de manière significative.
- 1. Définir des objectifs clairs et réalisables
- 2. Déterminer le temps nécessaire pour chaque tâche
- 3. Utiliser des outils pour planifier et organiser
- 4. Utiliser des outils de collaboration pour partager les projets
- 5. Utiliser des outils de productivité pour automatiser les tâches répétitives
- 6. Établir des priorités et des délais
- 7. Utiliser des méthodes de travail efficaces pour atteindre les objectifs
- 8. Développer des relations de travail positives
- 9. Établir des procédures et des normes de travail
- 10. Encourager la collaboration et la créativité
1. Définir des objectifs clairs et réalisables
La première étape pour atteindre un haut niveau de productivité consiste à définir des objectifs spécifiques qui soient réalisables. Les objectifs doivent être mesurables, c’est-à-dire qu’il faut pouvoir évaluer leurs progrès au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Ils doivent également être réalistes : il ne sert à rien de se fixer des objectifs irréalisables ou impossibles à atteindre dans la gestion des taches.
2. Déterminer le temps nécessaire pour chaque tâche
Une fois les objectifs définis, il est important de savoir combien de temps est nécessaire pour accomplir les tâches qui vont contribuer à leur réalisation. Cela peut être évalué en estimant le nombre d’heures passées sur chaque tâche ou en divisant chaque tâche en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer.
Par ailleurs, prenez des pauses à des moments précis. Les pauses permettent de s’accorder un temps pour se reposer et se ressourcer. Elles peuvent être courtes (quelques minutes par jour) ou plus longues (jusqu’à 1 heure).
Quelle que soit la durée de la pause, cela permet de rester concentré et motivé pendant le travail, mais aussi de libérer l’esprit et d’améliorer l’efficacité.
3. Utiliser des outils pour planifier et organiser
Il existe de nombreux outils disponibles pour vous aider à planifier votre journée et votre semaine. Ces outils peuvent inclure des calendriers numériques, des listes de tâches, des tableaux Kanban, des applications mobiles ou encore des feuilles Excel.
Ces outils veillent à ce que vous ne perdiez pas de vue vos objectifs quotidiens / hebdomadaires / mensuels. Ils permettent d’assigner des tâches spécifiques aux membres d’une équipe, ce qui est très utile lorsqu’on doit gérer plusieurs projets simultanément.
Ces outils peuvent également aider à hiérarchiser vos priorités, assurer un suivi précis du temps passé sur chaque tâche et surveiller les progrès réalisés vers l’objectif final.
4. Utiliser des outils de collaboration pour partager les projets
Les outils collaboratifs fournissent une plateforme facilement accessible où plusieurs personnes peuvent travailler ensemble en partageant documents, fichiers audio / vidéo et autres contenus numériques nécessaires au bon fonctionnement d’un projet.
Les outils collaboratifs peuvent également aider à coordonner les efforts des employés et à maintenir un niveau élevé de productivité.
5. Utiliser des outils de productivité pour automatiser les tâches répétitives
Les outils de productivité sont essentiels pour automatiser un grand nombre de tâches répétitives. Ils peuvent être utilisés pour programmer des rappels, envoyer des messages, générer des rapports et créer des tableaux de bord utiles.
En plus d’améliorer la productivité, ces outils peuvent aussi simplifier le travail et libérer du temps pour se concentrer sur les tâches plus importantes.
6. Établir des priorités et des délais
Un bon moyen de rester productif consiste à donner la priorité aux tâches les plus importantes, puis à gérer le temps dont on dispose en conséquence. Il est utile de hiérarchiser les différentes activités afin de s’assurer que celles qui ont la plus grande importance soient achevées en premier.
Il est également important de se fixer des délais raisonnables pour chaque tâche afin d’être capable de rester dans les temps réglementaires.
D’ailleurs, il est essentiel d’éliminer les distractions environnementales. Ces distractions incluent le bruit, la luminosité ou encore les vibrations liées aux appareils électroniques situés près du bureau.
Identifier ces sources de distraction est la première étape pour éliminer leur impact sur votre concentration. Vous pouvez alors prendre certaines mesures pour limiter cet impact (par exemple éteindre votre téléphone portable lorsque vous travaillez).
7. Utiliser des méthodes de travail efficaces pour atteindre les objectifs
Il existe différentes techniques qui peuvent être mises en œuvre afin d’améliorer sa productivité au travail. Par exemple, il est possible d’utiliser une technique connue sous le nom de « Pomodoro »: elle consiste à définir un laps de temps (de 25 minutes par exemple), durant lequel vous ne ferez rien d’autre que ce pour quoi vous vous êtes fixé un objectif.
8. Développer des relations de travail positives
Une bonne façon de développer des relations positives est d’encourager une communication directe et franche entre les membres de l’équipe et les responsables. La coopération, l’empathie et la compréhension mutuelle doivent être encouragées pour favoriser une atmosphère positive.
Par ailleurs, la meilleure façon d’atteindre des objectifs communs est souvent la division du travail : chaque membre devrait savoir exactement quelles sont ses responsabilités et son rôle au sein du projet ou de l’entreprise. Il est crucial que chaque membre soit conscient du temps alloué à chaque tâche et veille à ce que les délais soient respectés.
En outre, il est essentiel d’utiliser des outils de communication. Ils sont essentiels quand il s’agit de réussir un projet d’équipe. Les outils tels que Slack, Trello, Skype ou Whatsapp permettent aux membres de l’équipe de rester en contact malgré la distance physique qui peut les séparer.
9. Établir des procédures et des normes de travail
Il est important d’instaurer des procédures claires et équitables pour le bon fonctionnement du travail d’équipe. Les procédures doivent être documentées et communiquées à tous les membres afin qu’elles soient bien comprises par toutes les parties concernées.
De plus, des normes de qualité appropriées doivent être mises en place pour maintenir un niveau de productivité satisfaisant.
10. Encourager la collaboration et la créativité
La collaboration et la créativité sont essentielles à l’accomplissement de grands projets et à l’atteinte d’objectifs ambitieux. Une équipe forte est une équipe compétente et capable d’innover : cela implique que les membres partagent librement leurs idées, trouvent des solutions innovantes aux problèmes rencontrés et recherchent constamment de nouvelles pistes à explorer.
Pour aller plus loin :
Organigramme d’entreprise : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?
