Bien qu’il soit très difficile pour un dirigeant de tout gérer, la bonne gestion d’une entreprise lui est impérative pour développer et faire prospérer son activité. Peu importe la taille ou le domaine d’activité, votre entreprise doit être gérée de manière optimale pour avoir une croissance assurée. Il est à cet effet essentiel de comprendre les bases de la gestion d’entreprise pour faire face aux défis de manière efficace. Dans cet article, vous découvrirez quelques conseils pratiques qui vous aideront à bien gérer votre entreprise.
La gestion de la trésorerie : une étape essentielle
La gestion de la trésorerie est ce qui permet de garantir la santé et la pérennité de l’entreprise. Pour l’optimiser, vous devrez prendre en considération l’ensemble des facteurs qui affectent les liquidités de l’entreprise. Mettez également à jour vos tableaux de bord de façon régulière, par exemple une fois par semaine. En effet, un tableau de suivi des flux de trésorerie n’est utile que si les données qu’il comprend sont actualisées. Cela vous permet d’ailleurs d’avoir un meilleur aperçu de la trésorerie nette de l’entreprise. Toutefois, cela passe aussi par l’adoption de solutions économes à travers de petits gestes quotidiens.
Une bonne gestion de la trésorerie passe aussi par une gestion efficace des impayés et des retards de paiement. Les mauvais payeurs constituent en réalité un obstacle à une trésorerie saine et ont tendance à déstabiliser son équilibre et compliquer le suivi.
Pour réduire les risques et répondre à votre besoin de trésorerie, nous vous conseillons de vous tourner vers l’affacturage. Bien que ce processus engendre des coûts, il vous aidera à obtenir un financement de trésorerie auprès d’une entreprise agréée et faire face aux impayés. Dans le même temps, vous devez prendre le soin d’enquêter sur la situation financière de vos clients potentiels avant d’entamer une relation d’affaires avec eux.
Optimisez aussi vos charges pour mieux gérer votre trésorerie. Les dépenses sont inévitables dans toute entreprise, quels que soient ses revenus. Cependant, vous pouvez les optimiser pour qu’elles impactent moins la trésorerie. Concentrez-vous sur les coûts variables. De ce fait, vous pourrez pallier les problèmes relatifs à la baisse des revenus.
Définissez les objectifs de votre entreprise
Il est impossible de gérer votre entreprise si elle n’a d’objectifs spécifiques, soit une ligne directrice. Les objectifs sont des buts spécifiques et réalisables qu’on souhaite atteindre dans un délai défini, et ils peuvent être quantitatifs ou qualitatifs, ou encore séquentiels. Dans tous les cas, les objectifs de l’entreprise doivent être SMART, c’est-à-dire :
- spécifiques,
- mesurables,
- acceptable,
- réalistes,
- définis dans le temps.
Les objectifs peuvent être non économiques, économiques ou financiers. Ils se déclineront ensuite au niveau des différentes fonctions de l’entreprise et la stratégie générale sera traduite en stratégies opérationnelles.
Mettez en place un système d’organisation pour assurer le suivi des tâches et des échéances
S’il n’existe pas de méthode universelle d’organisation, de planification et de gestion des tâches. Cependant, vous pouvez vous baser sur quelques principes.
Une bonne planification consiste à obtenir à la fois une vue globale du projet (au détriment des détails) et une vue détaillée de chaque phase ou composante du projet. Cela vous aidera à anticiper les problèmes potentiels et de les traiter à temps. De même, vous aurez la certitude que les différentes phases et composantes d’un projet sont bien intégrées.
Il existe différents outils que les classeurs à anneaux et les cahiers d’écolier qui peuvent vous servir à classer et à gérer efficacement vos dossiers ainsi que vos tâches. Les ordinateurs comportent également des systèmes de classement basés sur des ensembles et des sous-ensembles (dossiers, fichiers) qui facilitent considérablement l’accès à l’information. Vous pouvez facilement créer votre système de classement de vos documents physiques avec des feuilles volantes insérées dans des chemises. Celles-ci seront à leur tour placées dans des dossiers, puis dans des boites d’archives ou des classeurs, selon les besoins.
Nous vous conseillons aussi de vous servir de l’échéancier synoptique. Il s’agit d’un document qui fournit une vue d’ensemble du plan général d’un projet. Ce plan offre une vision panoramique sur le long terme et vous permet, dès lors, de vous projeter dans l’avenir, de prévoir les goulets d’étranglement, de planifier les marges, de répartir les efforts, de déterminer les urgences réelles, etc.
Un autre outil qui peut vous aider dans le suivi des tâches et des échéances est le calendrier, notamment mensuel. Celui-ci joue le même rôle, mais sur le court terme. Les agendas vous seront aussi d’une grande utilité, d’autant plus qu’ils sont disponibles sous plusieurs formes : électroniques, sur ordinateur, sous forme de carnets… Cet outil de gestion à court terme vous permettra de gérer les différentes tâches à accomplir de manière souple.
Enfin, les listes de tâches constituent également un excellent allié ! Outil de gestion sur le court et le long terme, elles peuvent être quotidiennes (s’il y a beaucoup de petites tâches), hebdomadaires (tâches à effectuer durant la semaine, avec ou sans jour précis) ou générales (liste de projets à effectuer durant une session sans date précise).
Déléguez des tâches chaque fois que possible
Souvent, la peur de la déléguer est justifiée par le fait que le manager a des doutes sur les capacités de la personne à qui il souhaite confier la mission. En effet, on a souvent peur que le collaborateur ne soit pas à la hauteur des attentes. Les managers sont toujours responsables de la bonne exécution des tâches, qu’ils délèguent ou non.
Une bonne délégation commence par la confiance en l’intelligence et la compétence de ses collaborateurs. Vous n’avez nullement besoin de dérouler la tâche telle que vous l’aurez gérée. Limitez-vous à expliquer le contexte général et à fournir les résultats attendus. Faites preuve de précision dans les explications et veillez à ce que le collaborateur ait une parfaite compréhension de la mission. N’hésitez pas à faire des reformulations en lui demandant de répéter avec ses propres mots ce qu’il doit faire.
Aussi, le but n’est pas de mettre l’équipe sous pression au niveau des délais. Faites donc en sorte de leur fournir des délais raisonnables.
Laissez à votre collaborateur le soin d’accomplir les tâches qui lui sont confiées. Laissez libre cours à sa curiosité et à sa créativité ! Ce faisant, il aura davantage confiance en lui et sera plus efficace et productif. Vous devez présenter la tâche de façon positive et significative non seulement pour le concerné, mais aussi pour toute l’équipe et même pour l’entreprise. N’en faites pas trop au risque de paraitre cynique et d’engendrer une contre-productivité.
Donner de l’autonomie aux collaborateurs ne signifie pas les priver de ressources. N’oubliez pas que l’objectif demeure le succès des tâches confiées. Veillez donc à ce que la personne ait accès aux ressources utiles pour accomplir sa mission. Et s’il s’agit d’une mission sur le long terme, prenez soin de vérifier l’avancement des travaux de manière régulière. De cette manière, vous aurez la certitude que le projet avance bien et est sur la bonne voie. Enfin, le fait de déléguer ne veut pas dire que vous vous débarrassez de la tâche et qu’elle ne vous concerne plus. Vous devez faire preuve de disponibilité et d’ouverture tout au long de son exécution.
La gestion d’une entreprise requiert du temps qui doit être optimisé par différents processus. Toutes les entreprises doivent collecter et stocker des données, qui seront ou non utilisées ultérieurement. L’automatisation des tâches pourra vous aider à réduire le temps consacré à certaines missions. En simplifiant ces processus, vous parviendrez à tirer le meilleur parti des méthodes de gestion. Quelle que soit l’activité de votre entreprise, les processus doivent être inclus non seulement pour simplifier la gestion, mais aussi favoriser la cohésion entre les employés de l’entreprise. Enfin, il est impératif que ces derniers sachent comment faire dans tous types de situations ou de contraintes.
