Pendant longtemps, les entreprises ont adopté une gestion manuelle de leurs multiples contrats. Avec les différentes avancées technologiques et nouveaux défis, ce mode de fonctionnement doit être revu pour optimiser les résultats. Cela permet par ailleurs à l’entreprise de se consacrer principalement à son cœur de métier. C’est ainsi que le contract management a vu le jour, et s’est progressivement imposé au quotidien. De quoi s’agit-il, et quels sont ses bénéfices ?
À propos du contract management
Avec le contract management ou gestion de contrat, l’entreprise est désormais en mesure d’aller au-delà de ses performances habituelles. Les départements financiers et juridiques sont équipés pour mener à bien tout contrat qui leur est confié. Ce dernier est ainsi bien conçu, parfaitement exécuté et négocié avec soin. Évidemment, la gestion de contrat profite à toutes les sections internes de l’entreprise qui gèrent les conventions. Entre autres, ce sont :
- Les ressources humaines ;
- Le département juridique ;
- Le service des achats.
Le contract management est entré dans les habitudes quotidiennes des entreprises pour répondre à des besoins. Il s’agit notamment de la limitation des frais, et du respect des règles de conformité. La gestion des contrats permet aussi de réduire de manière significative les multiples risques financiers.
En savoir plus sur le contract management
Comment s’effectue une gestion de contrat ?
Elle comporte de nombreuses phases qui doivent impérativement être respectées, pour en tirer le meilleur parti. Voici les principales :
L’analyse et les pourparlers à propos des clauses
C’est le point de départ de tout contract management. Il nécessite l’existence d’un besoin exprimé, ou le lancement d’un appel d’offres. L’équipe responsable du contrat doit par conséquent :
- Préparer les ébauches ;
- Cerner les attentes de l’autre partie ;
- Remettre une proposition de contrat.
Ces préalables conduisent ensuite aux négociations entre l’entreprise et le client, dans le but de parvenir à un accord. Comme vous pouvez l’imaginer, les conditions qui entourent les pourparlers sont flexibles. Toutefois, les points clés à aborder lors de cette phase sont :
- Les finances ;
- Les conditions générales et spéciales ;
- Les différents contrats ;
- Les volets techniques
- Etc.
La confirmation et la signature du contrat
Lorsque l’on gère une entreprise, les différentes négociations conduisent ensuite à la phase où le contrat doit être validé par les parties. À cette étape, chacune vérifie que ses intérêts sont bien pris en compte dans le document. Lorsque c’est le cas, la signature a lieu. Le gestionnaire de contrat ou contract manager procèdera ensuite à l’archivage, et l’accessibilité de tous les documents. L’entreprise et son partenaire pourront ainsi prendre connaissance des droits et devoirs qui leur incombent.
La validation et la signature d’un contrat entrainent naturellement le lancement de sa phase active. Elle se soldera par le début effectif du projet concerné, et dans le respect des détails liés. Il s’agit notamment des conditions d’exécution à prendre en compte par les équipes.
Le monitoring et le suivi de l’exécution
Dans un processus de gestion de contrat, l’exécution est certainement la phase la plus lente. Cela est surtout lié aux nombreuses tâches d’administration et de monitoring à exécuter. Les plus courantes sont :
- La gestion du projet sur le plan administratif ;
- Le contrôle des différents engagements pris ;
- La gestion effective des divers risques ;
- La prévention des litiges ou plaintes.
La fin et le renouvellement du contrat
Lorsque le contrat ne fait pas l’objet d’une reconduction, le gestionnaire peut effectuer sa clôture. Il lui revient alors de procéder à l’exécution de quelques tâches comme :
- La gérance des paiements et autres factures ;
- La régie des potentiels litiges ;
- La clôture des accords avec les partenaires de tous types ;
- L’archivage des différents contrats.
Selon les procédures en vigueur dans certaines compagnies, il peut être nécessaire de se lancer dans un retour d’expérience. L’objectif est de collecter tous les éléments qui sont apparus au cours de la phase active du contrat. Ces divers éléments permettront ensuite de faire un bilan. Quel est l’objectif de tout ceci ? Les pratiques estimées comme des leviers de performances sont mises en valeur. Quant aux autres, elles sont à éviter pour les prochains contrats à gérer.
Évidemment, le renouvellement d’un contrat peut également être envisagé. Que se passe-t-il dans ce cas ? Tout le cycle relatif à la vie du contrat reprend alors son cours. L’avantage ici est que les étapes liées à la préparation et la négociation ne sont plus nécessaires. Les équipes impliquées ont plus de facilité à procéder aux ajustements nécessaires.
Pourquoi adopter un outil de gestion des contrats ?
L’adoption du contract management par les entreprises s’explique surtout par les différents avantages qu’elles en tirent. Ces atouts concernent de nombreux plans, et se présentent comme suit :
Une meilleure gestion des frais
En optant pour une digitalisation des opérations de contract management, les entreprises font d’énormes économies. Les dépenses effectuées dans ce contexte sont bien moins élevées que celles liées au traitement manuel des données du contrat. De plus, les parties impliquées dans le contrat échangent des informations via l’interface d’un seul outil. Une fois de plus, cela a un impact sur :
- Les négociations du prix des prestations ;
- Les conditions de paiement.
Les prestations exécutées sont plus faciles à suivre, et la survenue du retard lors des diverses phases est empêchée. La rentabilité de l’entreprise est ainsi optimisée, puisque les litiges sont évités. Sur le plan économique, tous les indicateurs de l’entreprise sont au beau fixe. Cela est surtout rendu possible par l’utilisation d’un outil de contract management. Pour la maintenance et les autres mises à jour, il n’est pas nécessaire de dépenser plus d’argent.
Le contrôle des multiples risques
Les chances que des litiges surviennent dans le cadre du contract management sont très faibles. En effet, les droits et devoirs de chaque partie sont bien délimités. Par ailleurs, les divers intervenants ont accès à un outil de gestion. Ils ont donc connaissance des sanctions et pénalités financières qui découleraient de la violation des clauses du contrat. La solution de gestion intègre aussi une fonction d’alerte.
Une notification est immédiatement envoyée lorsqu’une situation de non-conformité du contractuel se présente. Il peut par exemple s’agir :
- D’un redressement judiciaire ;
- D’un compte URSSAF ;
- Etc.
Ce n’est pas un détail à prendre à la légère, car il peut avoir un gros impact sur le contrat concerné.
La limitation des tâches chronophages
La gestion de contrat permet notamment de centraliser les différents flux administratifs à l’intérieur d’une seule solution. Les processus utiles au projet sont ainsi mis en œuvre plus rapidement. Pour éditer les contrats, l’outil est également d’une précieuse aide. Il est possible de se servir de modèles préétablis, et à adapter selon les nécessités de l’entreprise. Comme vous pouvez vous en douter, cela limite énormément les efforts à fournir.
Les deux parties impliquées dans le contrat peuvent aussi apposer une signature électronique, depuis n’importe quel périphérique. Il s’agit d’un autre atout qui évite les pertes de temps inutiles. Les délais nécessaires pour la validation du contrat sont ainsi raccourcis. Une fois que cette étape est passée, les contrats signés peuvent être envoyés automatiquement. Ils peuvent aussi être archivés de la même façon, afin de contrôler les opérations de faible plus-value pour les équipes.
Comme vous le constatez, le contract management est un précieux atout que doivent s’approprier les entreprises qui souhaitent booster leurs performances. Il s’agit d’une nouvelle façon de gérer les contrats pour gagner en efficacité au sein des compagnies. L’usage de la technologie limite les flux pendant l’étape des négociations. En utilisant la bonne solution logicielle, vous produisez une unique version de contrat qui sera corrigée. Toutes les parties prenantes y ont accès, ce qui fait gagner du temps.
Logiciel de contract management : quelle est la cible ?
Au sein d’une entreprise, de nombreux départements peuvent tirer parti d’un outil de gestion de contrat. Ce sont principalement :
- La section juridique : qui peut désormais avoir accès à tous les contrats depuis un unique outil. Cela permet de négocier plus efficacement, et suivre les différentes échéances des contrats concernés ;
- Le département des ventes : les collaborations avec les autres départements de l’entreprise sont plus fluides. Il n’est plus nécessaire de fournir de gros efforts pour avoir des signatures. Elles se font désormais instantanément ;
- Les marchés publics : l’adoption du contract management facilite la maitrise des différents risques, qu’ils soient financiers ou juridiques. Par ailleurs, les négociations prennent une nouvelle dimension grâce à l’usage de cette solution innovante ;
- Le département financier : il peut désormais conserver les différents contrats dans un cadre sécurisé. Au besoin, l’accès aux informations contenues dans un contrat peut se faire instantanément. L’entreprise a donc un contrôle en temps réel de ses données financières.
En définitive, le contract management est un accélérateur de la croissance d’une entreprise. L’outil permet de conserver l’intégrité des contrats, et autres données sensibles utilisées au sein de la compagnie. Il est plus facile d’archiver les documents importants, et y accéder dès que le besoin se fait sentir. Tout au long de la croissance de la compagnie, la solution de gestion de contrats évolue également.
Toutes les parties concernées peuvent accéder aux données conservées dans l’outil. Elles n’ont besoin que d’un accès à la solution choisie. Pour une meilleure efficacité, vous pourriez aussi engager un contract manager.
Pour aller plus loin sur le sujet :
Quels sont les différents styles de management pour gérer une équipe ?
