Google Drive : l’outil incontournable des entrepreneurs modernes

Connaissez-vous Google Drive ? Savez-vous à quoi sert cet outil mis gratuitement à disposition par Google ?

Les outils Google, de manière général, sont d’une utilité et d’une efficacité redoutable et ce qui ne gâche rien, il sont, pour la plupart gratuits ! Pourquoi, lorsque l’on est entrepreneur, aller chercher des logiciels payants quand Google vous propose tout ce qu’il vous faut ?

 

A quoi sert Google Drive ?

Google Drive est un espace de stockage dans le cloud mis à disposition par Google. Vous pouvez y stocker jusqu’à 10 go de données sans dépenser un seul euro. Il est possible d’accéder à une plus grande capacité de stockage, il vous faudra cependant prendre un abonnement mensuel qui vous donne accès à la version complète de la G Suite.

Il est possible d’y déposer tout type de document, des vidéos, des images, des pdf et bien d’autres sortes de fichiers.

 

Voici un tuto en vidéo pour que vous puissiez découvrir le cloud de Google :

 

G Suite, qu’est-ce que c’est ?

G Suite est la suite de logiciel et d’outils Google, c’est un véritable couteau suisse qui est accessible gratuitement et que tout bon entrepreneur moderne utilise.

Pour augmenter le stockage sur Google drive, il faudra compter 4, 68€ / mois / utilisateur pour monter à 30 go de Drive, 9,36€ / mois / utilisateur pour profiter d’un stockage illimité.

Ces forfaits mensuels donnent en fait accès à l’ensemble de la G Suite avec toutes ses fonctionnalités et une sécurité renforcée.

Découvrez toutes les informations sur Google Suite ici

 

Les avantages de Google Drive

Google Drive l’outil collaboratif par excellence

Google Drive permet de partager très simplement en quelques clics vos documents qui y sont stockés avec vos partenaires, vos collaborateurs et vos clients. Il permet une gestion des droits d’accès précise et individualisée qui vous aidera à donner des autorisations aux personnes à qui vous partagerez vos fichiers.

Lorsqu’un document est hébergé sur Google Drive et qu’il est partagé, vous pouvez voir en temps réel ce que font les autres personnes dessus. En temps de Covid19, ce type d’outil collaboratifs sont précieux.

Un utilitaire de sauvegarde précieux made in Google

Même dans sa version gratuite, il permet de sauvegarder 10 go de données. Je ne sais pas si vous voyez ce que ça représente en quantité de document, mais c’est déjà énorme. C’est l’équivalent de 10 000 fichiers Word qui feraient 1 mo, ce qui est déjà assez gros pour ce type de fichier.

Récemment, un ami entrepreneur également, m’a confié qu’il avait perdu toutes ses factures et tous ces devis suite à un plantage de son PC. Moi qui stocke tout cela sur Drive, cela ne risque pas de m’arriver.

La sécurité offerte par Google Drive

Vous allez croire que je fais l’apologie de Google à force, mais quand la firme américaine qui domine le marché des moteurs de recherche, fait quelque chose de bien il faut le dire ;-). La sécurité offerte par Google Drive est à la hauteur de la réputation du géant du numérique, je n’ai jamais entendu parlé d’un piratage de Google Drive.

Un outil Google disponible sur PC, tablette et smartphone

Faire communiquer nos différents appareils et transférer des documents d’un à l’autre n’a jamais été aussi simple. Il existe une application Google Drive à installer sur son mobile et sa tablette et qui peut amplement vous faciliter la vie.

 

Quelles sont les limites de Google Drive ?

Google Drive est un outil populaire de stockage et de partage de fichiers dans le cloud qui offre de nombreux avantages. Cependant, il y a également certaines limites à prendre en compte :

La capacité de stockage limitée

Bien que Google Drive offre une quantité considérable d’espace de stockage gratuit (15 Go), cette limite peut rapidement être atteinte si vous utilisez régulièrement des fichiers volumineux ou si vous partagez des fichiers avec de nombreux utilisateurs.

La confidentialité et sécurité

Bien que Google Drive utilise des mesures de sécurité pour protéger vos données, il existe toujours un risque potentiel de violation de la confidentialité et de la sécurité des données en raison de la nature du stockage dans le cloud.

Le besoin d’une connexion Internet

Google Drive nécessite une connexion Internet pour accéder aux fichiers, ce qui peut poser problème si vous n’êtes pas connecté à Internet ou si vous avez une connexion lente.

Les difficulté à trouver des fichiers

Si vous stockez de nombreux fichiers sur Google Drive, il peut être difficile de trouver rapidement le fichier dont vous avez besoin sans une organisation minutieuse des fichiers et des dossiers.

La dépendance à Google

Utiliser Google Drive implique une dépendance à Google et à ses politiques en matière de confidentialité et de sécurité. Si vous ne faites pas confiance à Google, vous pourriez chercher des alternatives pour stocker vos fichiers.

 

Dans l’ensemble, Google Drive est un outil pratique et utile pour stocker et partager des fichiers dans le cloud, mais il est important de prendre en compte ces limites pour déterminer si cette solution convient à vos besoins.

 

Comment utiliser Google Drive ?

Google Drive est un outil de stockage en ligne pratique qui peut vous aider à organiser et à accéder facilement à vos fichiers depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Voici comment utiliser Google Drive :

1. Créez un compte Google : Pour accéder à Google Drive, vous devez créer un compte Google si vous n’en avez pas déjà un. Vous pouvez le faire en vous rendant sur la page d’accueil de Google et en cliquant sur « Connexion » en haut à droite de l’écran. Suivez les instructions pour créer un compte.
2. Accédez à Google Drive : Une fois que vous avez un compte Google, vous pouvez accéder à Google Drive en vous connectant à votre compte et en cliquant sur l’icône « Google Drive » dans le menu de navigation en haut à droite.
3. Créez des dossiers et téléchargez des fichiers : Vous pouvez créer des dossiers pour organiser vos fichiers et les télécharger sur Google Drive en cliquant sur le bouton « Nouveau » en haut à gauche de l’écran. Vous pouvez également importer des fichiers à partir de votre ordinateur en les faisant glisser et en les déposant dans la fenêtre de Google Drive.
4. Partagez des fichiers : Vous pouvez partager des fichiers ou des dossiers avec d’autres utilisateurs de Google Drive en cliquant sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager, en cliquant sur le bouton « Partager » en haut à droite de l’écran, puis en saisissant les adresses e-mail des personnes avec qui vous souhaitez partager le fichier.
5. Utilisez les applications Google Drive : Google Drive propose une variété d’applications pour éditer et créer des fichiers tels que Google Docs, Sheets, Slides, Forms, etc. Ces applications vous permettent de travailler sur des fichiers en collaboration avec d’autres personnes et de synchroniser les modifications en temps réel.
6. Accédez à vos fichiers sur plusieurs appareils : Grâce à la synchronisation des fichiers, vous pouvez accéder à vos fichiers sur plusieurs appareils, tels que votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette, en installant l’application Google Drive sur ces appareils et en vous connectant à votre compte Google.

Google Drive est un outil facile à utiliser qui peut vous aider à organiser et à accéder à vos fichiers en ligne. Il vous permet donc de partager des fichiers avec d’autres personnes et de travailler sur des fichiers en collaboration avec des applications Google Drive.

 

G Suite : Les autres outils Google gratuits intéressants pour les entrepreneurs

En tant qu’entrepreneur, je n’utilise pratiquement que ces outils là ! G Suite contient tellement d’utilitaires précieux et permet de faire tellement de choses, même dans sa version gratuite, que je n’ai pas besoin d’autre chose pour gérer mon entreprise. De plus tous ces logiciels sont liés à Google Drive et peuvent donc être utilisés de façon collaborative grâce à l’espace de stockage qu’offre Google.

Google Sheets : Un Excel simplifié

C’est un tableur qui concurrence Excel, il permet d’ouvrir les documents Microsoft et de les modifier. Les documents produits via Google Sheets peuvent être partagés et sauvegardés sur Google Drive. C’est avec cet utilitaire que je réalise mes devis et mes factures notamment.

Google Docs : Un équivalent de Word

Personnellement, Google Docs me suffit pour produire des documents basiques comme des contrats, des attestations et autres.

Google Slides : Remplace PowerPoint pour vos présentations

Pour présenter mes formations, je n’utilise que ça. Fini Powerpoint, les problèmes de versions trop anciennes, ou trop récentes. Google Slides me suffit amplement et mes collaborateurs peuvent par exemple relire et corriger mes slides à distance lorsqu’ils sont stockés sur Drive.

Un outil pour réaliser des questionnaires : Google Form

Trop peu connu, Google Form permet de créer simplement des questionnaires et des sondages. très pratique pour réaliser son étude de marché, par exemple.

Google Agenda : N’oubliez plus de rendez-vous

Je l’utilise sur mobile et sur PC pour noter mes rendez-vous professionnels et personnels. Il s’agit d’un agenda simple et efficace qui permet d’inviter des utilisateurs et même de créer un lien vers une salle de réunion virtuelle si besoin.

Pour vos réunions à distance : Google Meet

Popularisé et offert pendant le confinement, Google Meet est toujours gratuit à ce jour. Illimité en terme de durée de réunion, contrairement à Zoom. Vous pouvez partager des documents hébergés sur Google Drive en quelques clics, ce qui est vraiment pratique.

Google Gmail : Un webmail intéressant

Un peu déstabilisant au premier abord, on s’y habitue rapidement, cet utilitaire d’envoi et de réception de mails est tout de même très pratique et communique parfaitement avec l’ensemble de la G Suite.

 

Lorsque l’on additionne tous ces outils Google, on peut se demander s’il est vraiment utile de payer un pack Microsoft office chaque année ! Personnellement, je n’utilise que ça que ce soit pour réaliser mes devis et factures, pour partager des documents avec mes clients, pour réaliser mes formations, pour faire des sondages.

S’il devait n’en rester qu’un seul, pour moi ça devrait être G Suite et Google Drive. En effet, ces logiciels en ligne mis gratuitement à disposition par Google sont des alliés précieux pour tout bon entrepreneur.