Connaissez-vous Google Drive ? Savez-vous à quoi sert cet outil mis gratuitement à disposition par Google ?

Les outils Google, de manière général, sont d’une utilité et d’une efficacité redoutable et ce qui ne gâche rien, il sont, pour la plupart gratuits ! Pourquoi, lorsque l’on est entrepreneur, aller chercher des logiciels payants quand Google vous propose tout ce qu’il vous faut ?

 

A quoi sert Google Drive ?

Google Drive est un espace de stockage dans le cloud mis à disposition par Google. Vous pouvez y stocker jusqu’à 10 go de données sans dépenser un seul euro. Il est possible d’accéder à une plus grande capacité de stockage, il vous faudra cependant prendre un abonnement mensuel qui vous donne accès à la version complète de la G Suite.

Il est possible d’y déposer tout type de document, des vidéos, des images, des pdf et bien d’autres sortes de fichiers.

 

G Suite, qu’est-ce que c’est ?

G Suite est la suite de logiciel et d’outils Google, c’est un véritable couteau suisse qui est accessible gratuitement et que tout bon entrepreneur moderne utilise.

Pour augmenter le stockage sur Google drive, il faudra compter 4, 68€ / mois / utilisateur pour monter à 30 go de Drive, 9,36€ / mois / utilisateur pour profiter d’un stockage illimité.

Ces forfaits mensuels donnent en fait accès à l’ensemble de la G Suite avec toutes ses fonctionnalités et une sécurité renforcée.

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Les avantages de Google Drive

Google Drive Google Drive l’outil collaboratif par excellence

Google Drive permet de partager très simplement en quelques clics vos documents qui y sont stockés avec vos partenaires, vos collaborateurs et vos clients. Il permet une gestion des droits d’accès précise et individualisée qui vous aidera à donner des autorisations aux personnes à qui vous partagerez vos fichiers.

Lorsqu’un document est hébergé sur Google Drive et qu’il est partagé, vous pouvez voir en temps réel ce que font les autres personnes dessus. En temps de Covid19, ce type d’outil collaboratifs sont précieux.

Un utilitaire de sauvegarde précieux made in Google

Même dans sa version gratuite, il permet de sauvegarder 10 go de données. Je ne sais pas si vous voyez ce que ça représente en quantité de document, mais c’est déjà énorme. C’est l’équivalent de 10 000 fichiers Word qui feraient 1 mo, ce qui est déjà assez gros pour ce type de fichier.

Récemment, un ami entrepreneur également, m’a confié qu’il avait perdu toutes ses factures et tous ces devis suite à un plantage de son PC. Moi qui stocke tout cela sur Drive, cela ne risque pas de m’arriver.

La sécurité offerte par Google Drive

Vous allez croire que je fais l’apologie de Google à force, mais quand la firme américaine qui domine le marché des moteurs de recherche, fait quelque chose de bien il faut le dire ;-). La sécurité offerte par Google Drive est à la hauteur de la réputation du géant du numérique, je n’ai jamais entendu parlé d’un piratage de Google Drive.

Un outil Google disponible sur PC, tablette et smartphone

Faire communiquer nos différents appareils et transférer des documents d’un à l’autre n’a jamais été aussi simple. Il existe une application Google Drive à installer sur son mobile et sa tablette et qui peut amplement vous faciliter la vie.

 

G Suite : Les autres outils Google gratuits intéressants pour les entrepreneurs

En tant qu’entrepreneur, je n’utilise pratiquement que ces outils là ! G Suite contient tellement d’utilitaires précieux et permet de faire tellement de choses, même dans sa version gratuite, que je n’ai pas besoin d’autre chose pour gérer mon entreprise. De plus tous ces logiciels sont liés à Google Drive et peuvent donc être utilisés de façon collaborative grâce à l’espace de stockage qu’offre Google.

G Suite Google Sheets : Un Excel simplifié

C’est un tableur qui concurrence Excel, il permet d’ouvrir les documents Microsoft et de les modifier. Les documents produits via Google Sheets peuvent être partagés et sauvegardés sur Google Drive. C’est avec cet utilitaire que je réalise mes devis et mes factures notamment.

Google Docs : Un équivalent de Word

Personnellement, Google Docs me suffit pour produire des documents basiques comme des contrats, des attestations et autres.

Google Slides : Remplace PowerPoint pour vos présentations

Pour présenter mes formations, je n’utilise que ça. Fini Powerpoint, les problèmes de versions trop anciennes, ou trop récentes. Google Slides me suffit amplement et mes collaborateurs peuvent par exemple relire et corriger mes slides à distance lorsqu’ils sont stockés sur Drive.

Un outil pour réaliser des questionnaires : Google Form

Trop peu connu, Google Form permet de créer simplement des questionnaires et des sondages. très pratique pour réaliser son étude de marché, par exemple.

Google Agenda : N’oubliez plus de rendez-vous

Je l’utilise sur mobile et sur PC pour noter mes rendez-vous professionnels et personnels. Il s’agit d’un agenda simple et efficace qui permet d’inviter des utilisateurs et même de créer un lien vers une salle de réunion virtuelle si besoin.

Pour vos réunions à distance : Google Meet

Popularisé et offert pendant le confinement, Google Meet est toujours gratuit à ce jour. Illimité en terme de durée de réunion, contrairement à Zoom. Vous pouvez partager des documents hébergés sur Google Drive en quelques clics, ce qui est vraiment pratique.

Google Gmail : Un webmail intéressant

Un peu déstabilisant au premier abord, on s’y habitue rapidement, cet utilitaire d’envoi et de réception de mails est tout de même très pratique et communique parfaitement avec l’ensemble de la G Suite.

 

Lorsque l’on additionne tous ces outils Google, on peut se demander s’il est vraiment utile de payer un pack Microsoft office chaque année ! Personnellement, je n’utilise que ça que ce soit pour réaliser mes devis et factures, pour partager des documents avec mes clients, pour réaliser mes formations, pour faire des sondages.

S’il devait n’en rester qu’un seul, pour moi ça devrait être G Suite et Google Drive. En effet, ces logiciels en ligne mis gratuitement à disposition par Google sont des alliés précieux pour tout bon entrepreneur.