Quelles sont les démarches pour faire la carte grise d’un véhicule de société ?

Comme vous devez le savoir, chaque véhicule utilisé sur route, quel que soit son statut, doit être immatriculé afin d’être identifié plus facilement. Le processus d’immatriculation diffère néanmoins légèrement pour un véhicule de société, et c’est à ce sujet que nous nous intéressons dans cet article. Quelles étapes faut-il suivre pour obtenir une carte grise pour la voiture de son entreprise ? Combien cela coûte-t-il ?

Ce qu’il faut savoir

Un véhicule d’entreprise est généralement réservé par la société à laquelle il appartient ou à laquelle il a été loué à l’usage de ses employés. Cette dernière se charge dans la plupart des cas des frais de carburant, d’entretien, et surtout des pièces, dont la carte grise. Il ne faut pas le confondre avec le véhicule de service qui, lui, doit impérativement stationner dans les locaux de la société après utilisation. La voiture de société peut être utilisée tant les week-ends que les jours fériés, et doit être assurée en conséquence.

En résumé, le véhicule d’entreprise est :

• Acheté ou loué par une société ;
• Réservé à l’usage exclusif des membres de ladite société ;
• Placé sous la responsabilité de la personne morale qui l’exploite.

Quelles sont les spécificités du véhicule de société ?

Tout véhicule de société circulant sur le territoire est sujet à un impôt annuel appelé « taxe sur les véhicules de société » (TVS) avec une variante intitulée « taxe sur les véhicules de tourisme de société (TVTS) ». Cet impôt prend en compte l’émission de CO2 et ses proportions dans les dépenses liées à l’usage de la voiture font que nombre d’entreprises ont recours à l’option des indemnités de kilométrage octroyées à leurs salariés. Cette dernière nécessite alors un permis de classe B.

Une carte grise de voiture d’entreprise présente l’inscription Dériv-VP (ou VP) au paragraphe J.1, comme signe distinctif. Pour en obtenir une, on peut passer par deux voies, à savoir l’inscription en ligne sur une plateforme comme franceconnect carte grise ou l’inscription via une structure en ligne agréée comme l’ANTS.

Les démarches pour l’obtention de carte grise sont devenues bien plus simples depuis le lancement par l’État du PPNG (Programme régional de nouvelle génération). Que la société ait une existence physique ou non, il est possible de lancer rapidement le processus auprès de professionnels.

Comment procéder ?

Pour faire immatriculer son véhicule d’entreprise, il faut fournir une série de pièces dont la procuration CERFA #13757 qui peut être téléchargée sur le web. Il vous faut aussi télécharger le reçu d’achat CERFA #15776 ou vous munir du certificat de session original de la voiture, ainsi que du numéro d’enregistrement CERFA #13750. Vous fournirez également des fiches de contrôles techniques valides si le véhicule à plus de quatre ans de vie, ainsi qu’une copie d’un certificat d’assurance valide ou de la carte verte.

En cas de véhicule acheté dans un garage, vous devez aussi fournir une déclaration d’achat. Voici un petit récapitulatif des pièces à fournir :

• La demande d’immatriculation CERFA n° 13750*05 ;
• Le K-bis de l’entreprise si elle a moins de 2 ans d’existence ;
• L’ancienne carte grise s’il y en a une ;
• Un contrôle technique valide si le véhicule a plus de 4 ans de vie.

La procédure

Tout d’abord, vous devez remplir le formulaire CERFA daté auquel sera jointe la signature du responsable de l’entreprise ainsi que le sceau de cette dernière. Après vous être connecté sur la plateforme agréée de votre choix, n’oubliez pas de vous servir du logiciel intégré pour vérifier que tous les documents et les données fournies sont validés par le système. Envoyez ensuite le dossier au centre de traitement. Une fois la demande approuvée, la carte grise sera envoyée par la poste de l’imprimerie nationale à l’adresse que vous aurez mentionnée.

Vous pouvez également demander l’immatriculation d’un véhicule de société en contactant des experts reconnus au niveau national. Pour cela, il vous suffit de visiter le site officiel de l’ANTS qui vous établira un devis en ligne. Il existe aussi d’autres possibilités, comme l’externalisation du processus d’obtention des documents d’immatriculation des véhicules de société par un professionnel agréé. Ce dernier utilisera le système d’immatriculation des véhicules (VMS) pour compléter le processus d’inscription en personne.

La tarification

Le prix d’obtention des documents d’immatriculation des véhicules de société est plus élevé que celui des véhicules ordinaires. En effet, la taxe Y2 soutient l’amélioration de la formation professionnelle dans les transports. Cependant, elle ne s’applique qu’aux véhicules chargés du transport de marchandises. D’autres paramètres qui affectent le coût du certificat d’immatriculation s’ajoutent à cette taxe, comme le prix des chevaux fiscaux et les impôts régionaux, de même que les émissions de dioxyde de carbone.

Les différents cas de figure pour l’immatriculation d’un véhicule de société

Vous découvrirez dans cette partie, les différentes situations dans lesquelles intervient l’immatriculation d’un véhicule de société.

En cas d’achat

C’est la situation la plus courante. Pour ce faire, vous devez d’abord remplir la demande de certificat d’immatriculation (date et signature) par une personne autorisée par l’entreprise. Le certificat de transfert de véhicule et l’extrait K-bis sont ajoutés ici. De plus, une preuve du contrôle technique effectué doit être jointe à la demande d’inscription.

En cas de changement de statut

Les propriétaires d’entreprise peuvent inclure leurs voitures privées dans les actifs de l’entreprise. À cette fin, il est nécessaire de se conformer à certaines mesures procédurales et de fournir certains documents. Les étapes sont les mêmes que pour la vente de voitures. Une fois approuvé, le propriétaire de la voiture ne sera plus considéré comme le propriétaire de la voiture, mais seule l’identité de l’entreprise (le nouveau propriétaire de la voiture) sera mentionnée dans les documents d’immatriculation.

En cas de changement de raison sociale

Si l’entreprise choisit de changer le nom de l’entreprise, elle doit obtenir une nouvelle carte d’enregistrement. Cependant, cette modification n’est effective que pour les changements de nom. Le numéro SIREN doit être le même que le précédent. Le prix du certificat d’immatriculation du véhicule est égal à la taxe fixe du prix unitaire ou au prix du cheval fiscal. Si le numéro SIREN est modifié, cela sera considéré comme un changement de propriétaire.

Si l’entreprise crée une nouvelle filiale ou une nouvelle coopération avec une autre, le changement de nom de l’entreprise ne s’applique pas. Il est nécessaire de sélectionner le changement de propriétaire et d’établir les documents nécessaires à cet effet. Après avoir changé le nom de l’entreprise, le propriétaire a trente jours pour le signaler au comté. Ceci est essentiel pour la mise à jour des documents d’immatriculation des véhicules. S’il n’est pas annoncé au comté, le propriétaire de la voiture peut être sanctionné.

Pour ce changement de dénomination sociale, le prix à payer est le même, c’est-à-dire qu’il est égal à la taxe fiscale sur toutes les motos, à l’exception des motos ne dépassant pas 125 cm3. Pour les motos de moins de 125 cm 3, le prix à payer équivaut à un quart du coût unitaire fixe. N’oubliez pas la taxe de gestion de 4 euros et les frais de livraison de 2,76 euros pour le certificat d’immatriculation.

Dans ce processus, vous devez obtenir une demande d’immatriculation de véhicule CERFA numérotée 13 750*05. Si votre véhicule a été utilisé pendant plus de quatre ans, vous devez encore effectuer un contrôle technique valide, et utiliser l’ancienne carte d’immatriculation et l’extrait K-bis datant de moins de deux ans. Il est également essentiel de publier des déclarations juridiques dans les journaux sans mentionner le fait de « créer une nouvelle personne morale ».

Pour résumer

Si votre société utilise des voitures pour les livraisons, le transport de passagers ou si vous souhaitez faire figurer le logo de votre entreprise sur votre véhicule, il peut être judicieux d’acheter et d’immatriculer un véhicule au nom de votre entreprise. Les voitures de société pourraient également vous permettre de mieux contrôler des éléments tels que le suivi par GPS, les politiques de conduite et bien d’autres choses encore. Certaines entreprises choisissent de recourir au remboursement du kilométrage plutôt que d’acheter des voitures de société, mais lorsque l’investissement initial en vaut la peine pour votre entreprise, il est utile de connaître les tenants et aboutissants du processus d’immatriculation.

Lors de la demande de certificat d’immatriculation du véhicule de l’entreprise en ligne, un certain nombre de pièces justificatives doivent être fournies. Par exemple, si vous souhaitez immatriculer un véhicule de société d’occasion, en plus du relevé de transfert, vous avez également besoin des anciens documents d’immatriculation du véhicule qui vous ont été fournis par l’ancien propriétaire. Bien entendu, s’il s’agit d’un véhicule de société neuf acheté chez un concessionnaire, il n’est pas nécessaire de fournir ce premier document. Cependant, vous devez envoyer une preuve d’achat (par exemple une facture).

Pour que vos documents de demande de certificat d’immatriculation de véhicule de société soient complets, vous devez envoyer un formulaire de demande de certificat d’immatriculation dûment rempli et signé, une copie du document d’identification (par exemple, carte d’identité nationale, passeport ou permis de conduire valide), et les adresses datant de moins de 6 mois (facture d’électricité, facture de téléphonie fixe ou mobile, facture d’impôt ou bulletin de paie), extrait original de K-bis de moins de 2 ans et mentionner le signataire de la demande d’enregistrement comme preuve de non-engagement.