Sylaé : Qu’est-ce que c’est ? Quelle utilité pour les employeurs ?

Les contrats aidés ou les emplois aidés se caractérisent par les aides publiques apportées aux personnes qui connaissent des difficultés d’insertion professionnelle. Depuis 2015, les employeurs des jeunes, des personnes en situation de handicap, des salariés en fin de carrière, etc. sous contrats aidés peuvent utiliser une plateforme pour faciliter leurs démarches. C’est un site internet qui s’appelle SYLAé.

SYLAé fonctionne depuis le 1er juillet 2015 et permet aux employeurs de contrats aidés de saisir en ligne des états de présence des salariés desdits contrats. L’utilisation de SYLAé reste obligatoire depuis sa date de déploiement en ligne et concerne plusieurs types d’employeurs de contrats aidés. Dans ce dossier, nous vous présentons cette plateforme avec un aperçu de son utilisation. De même, nous vous décrivons toute son utilité pour les employeurs concernés.

 

1. Les employeurs concernés par SYLAÉ

3 personnes qui cherchent à redresser une flècheLes contrats aidés s’inscrivent dans un cadre juridique dérogatoire aux obligations du contrat de travail. C’est un dispositif spécial prévu pour aider et faciliter l’insertion professionnelle des personnes en difficultés. Le site SYLAÉ ne concerne pas à priori tous les employeurs du cadre classique du contrat de travail. Comme son champ d’application principal, c’est un site sur lequel doivent s’inscrire uniquement les employeurs qui embauchent des personnes sous contrats aidés.

Concrètement, la plateforme permet à cinq catégories d’employeurs de contrats aidés de s’enregistrer pour leurs diverses démarches relatives à ces types de contrats :

  • Ceux qui emploient des salariés en CUI (Contrat unique d’insertion) ;
  • Les employeurs de salariés en en AEJ (Aide à l’embauche des jeunes) ;
  • Ceux qui recrutent des salariés en EAV (Emploi d’avenir) ;
  • Les employeurs de salariés en AMEETH (Aide à la mobilisation des employeurs pour l’embauche de travailleurs handicapés) ;
  • Ceux qui embauchent des salariés en AUEA (Aide unique à l’embauche d’apprentis).

Si vous employez l’une ou l’autre de ces catégories de salariés, vous devez vous enregistrer sur la plateforme SYLAé pour toutes les démarches en ligne relatives à la gestion des contrats aidés de vos salariés. Les autres catégories d’employeurs ne sont expressément pas concernées par ce site.

 

2. L’utilisation obligatoire de SYLAé pour les employeurs de contrats aidés

Le site de SYLAé est développé et mis en ligne sous la tutelle de l’Agence de Services et de Paiement (ASP). Depuis le 1er juillet 2015, tous les employeurs concernés doivent utiliser le site pour leurs démarches dans le domaine. L’ASP présente SYLAé comme un site accessible selon la déclaration d’accessibilité du portail SYLAé qui s’inspire de l’article 47 de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005. Vous devez donc vous conformer à ce dispositif pour toutes les procédures en lien avec les contrats aidés.

Pour vous inscrire et utiliser le site, l’ASP a mis en ligne sur SYLAé des guides d’inscription, de connexion, d’utilisation et d’autres fiches pour remplir les différents formulaires. Grâce à ces guides, vous pouvez télétransmettre en toute sécurité vos données déclaratives.

SYLAé permet donc aux employeurs de télédéclarer plus simplement et rapidement les états de présence de leurs salariés. Tout se passe en quelques clics sur le site internet et les dossiers bénéficient d’un traitement efficace. Toutefois, pour que l’administration passe plus rapidement au traitement de vos dossiers, vous devez vous équiper d’un certificat électronique SYLAé. Ce dernier se présente comme un code ou un pass qui vous permet de signer toutes vos déclarations sous forme électronique.

 

3. Faciliter les démarches grâce au certificat électronique SYLAÉ

homme qui remplit des sondages sur internetLa télétransmission de vos différents documents et données sur le site SYLAé nécessite la possession d’un certificat électronique. C’est une pièce d’identité numérique qui permet de reconnaitre votre personne en tant que signataire d’un document en ligne. Pour limiter donc les fraudes et les erreurs, le certificat électronique SYLAE s’achète chez des fournisseurs répertoriés et connus dans le domaine. L’ASP exige l’utilisation d’un certificat de niveau 1 étoile RGS version 1,0 minimum au sens du décret 2010-112, acquis auprès d’un des fournisseurs habilités et certifiés à le délivrer.

Vous pouvez contacter l’un de ses fournisseurs pour acheter votre certificat :

  • Certimetiersartisanat ;
  • Certeurope Advanced ;
  • CA V4 (1) ;
  • CERTINOMIS ;
  • Click & Trust ;
  • ChamberSign ;
  • DHIMYOTIS.

 

Les tarifs d’un certificat de signature électronique varient selon les fournisseurs et bien évidemment selon les avantages proposés. Vous pouvez le trouver entre 80 et 300 euros HT suivant la durée de validité du certificat et les modalités de délivrance. En effet, les fournisseurs livrent le certificat sous divers formats. Dans certains cas, vous pouvez profiter de votre certificat électronique sur Clé UBS utilisable sur tous supports. Dans d’autres cas, le certificat est remis sous forme de logiciel pour signer les documents et profiter d’une authentification.

Le certificat de signature électronique de SYLAé est délivré pour une durée qui varie d’un (1) à trois (3) ans. Vous pouvez l’utiliser autant de fois que nécessaire pendant toute la durée de validité. Vous pouvez également profiter de l’assistance du fournisseur pour toute la durée de vie du certificat.

C’est un outil très important et donc indispensable dans l’utilisation du site SYLAé pour télédéclarer les états de présence de vos salariés sous contrats aidés. Veuillez choisir le bon fournisseur c’est-à-dire celui qui répond concrètement à vos besoins afin de profiter au maximum de son assistance.

 

4. L’accès à SYLAé avec l’offre basique

Le site SYLAé s’utilise obligatoirement pour favoriser la dématérialisation des démarches relatives aux contrats aidés. Cependant, même si vous devez l’utiliser pour remplir les formulaires, vous pouvez choisir entre la dématérialisation partielle et la dématérialisation totale c’est-à-dire le zéro papier. Peu importe le format que vous choisissez, SYLAE vous revient très profitable, facile et rapide.

L’accès à la plateforme reste gratuit et totalement libre après votre inscription. Vous pouvez vous servir du modèle de formulaire déployé sur le site pour remplir les cases d’enregistrement des états de présence. Autrement dit, vous saisissez toutes les informations relatives aux états de présence de vos salariés en contrats aidés. Quand vous avez fini la saisie, vous pouvez imprimer. C’est le processus de dématérialisation partielle. Cela nécessite donc qu’en plus des états de présence remplis et imprimés, vous ajoutiez les justificatifs habituels tels que les bulletins de salaire de chacun des employés concernés. Ensuite, vous transmettez le tout par voie postale à l’Agence de Services et de Paiement (ASP). Cette offre appelée SYLAÉ Basic vous permet de signer manuellement les documents.

 

5. Les avantages du compte SYLAÉ Premium

2 personnes qui remplissent des sondagesUne seconde offre se présente à vous pour vous faciliter plus la tâche. Le SYLAé Premium privilégie la dématérialisation totale. Grâce à cette offre, vous pouvez tout saisir en ligne sans besoin d’imprimer quoi que ce soit. C’est une dynamique de télétransmission de tous les documents et données relatifs à vos salariés de contrats aidés. Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, vous devez les signer en ligne.

Le certificat électronique que vous avez déjà acquis vous permettra donc de signer vos documents et de les transmettre totalement en ligne. Cette méthode vous permet de gagner du temps et de permettre à l’Administration de vite traiter vos dossiers. Vous n’affrontez plus les obstacles de retard d’accusé de réception de vos dossiers par voie postale. Au contraire, vous recevrez une notification de confirmation d’envoi et de réception de vos données envoyées.

Le SYLAé Premium offre plus d’avantages que l’offre basique qui parait plus ou moins plus classique pour ceux qui aiment les papiers. Le zéro papier permet aux employeurs qui gèrent plusieurs salariés de contrats aidés de vite se mettre à jour et se conformer aux normes liées à la déclaration des données. Les avantages du compte Premium concernent aussi l’obtention des aides financières de l’État. En face des utilisateurs de l’offre basique, les demandes des comptes Premium parviennent plus rapidement et sont donc traitées plutôt et par conséquent les avantages liés s’enregistrent plus vite. Toutes les conditions paraissent réunies pour avantager les employeurs qui ont choisi cette formule.

 

6. Les avantages financiers de SYLAé

Tous les employeurs de contrats aidés qui utilisent SYLAé pour déclarer leurs données et documents peuvent bénéficier des avantages financiers mis en avant par l’État. Entre autres, ils peuvent profiter de réductions, d’exonérations, de subventions en plus de tous les avantages classiques. Ces privilèges s’étendent sur divers domaines tels que :

  • Le CICE ;
  • La réduction sur les bas salaires (réduction Fillon) ;
  • Le Droit commun ;
  • L’aide aux chômeurs créateurs ou repreneurs d’entreprise ;
  • Les aides issues de l’AGEFIPH ;
  • Les exonérations de cotisations LODEOM et LOPOM (en ce qui concerne les Départements d’outre-mer) ;
  • Les aides des collectivités territoriales et les aides au poste pour les entreprises adaptées.

Pour bénéficier de ces aides, les employeurs des salariés de contrats aidés doivent télétransmettre les états de présence par le biais de cette plateforme. Cette condition favorise l’utilisation de la plateforme et offre en retour un environnement favorable pour encourager les employeurs à recruter des personnes traversant une difficulté d’insertion professionnelle. En plus de ces privilèges financiers mis en place par l’État, le site SYLAé présente à lui seul plusieurs autres avantages.

 

7. Les avantages de SYLAé

Une femme qui est assise à un bureau devant un ordiLe portail SYLAé reste accessible 24 h/24 et tous les jours sauf pour des moments limités d’intervention technique qui sont précisés à l’avance. Les employeurs peuvent consulter leurs dossiers n’importe quand et en toute liberté. Cela facilite l’exécution des tâches et le suivi régulier et en temps réel des dossiers.

C’est une plateforme sécurisée et très fiable pour le paiement des salariés. L’historique des paiements rangé en ordre chronologique facilite le suivi et permet aux intéressés de vite se retrouver. Tout cet environnement technique favorise le gain de temps lors des différentes démarches administratives. Vous pouvez utiliser SYLAé pour numériser tous les documents demandés lors de votre procédure. Cela met donc un accent sur le Zéro papier et protège en retour l’environnement. Les états de présence des salariés, les coordonnées bancaires, tout s’effectue de façon virtuelle.

La gratuité de la plateforme augmente sa fiabilité auprès des utilisateurs qui profitent de cette solution économique très pratique. Grâce à SYLAé, vous évitez les frais d’envoi et les délais postaux. Vous ne dépensez pas des papiers ni l’encre d’impression. Les échanges entre l’Agence de Services et de Paiement deviennent plus sécurisés et fiables. Les délais de traitement administratifs de vos dossiers sont totalement réduits. Vous pouvez accéder à votre compte SYLAÉ depuis plusieurs terminaux de connexion comme votre ordinateur, le Smartphone, la tablette, etc. Vous avez besoin d’une connexion internet optimale pour vite remplir les cases et soumettre vos dossiers.

 

8. Accéder à SYLAé le plus simplement possible

Pour accéder au portail SYLAé, vous pouvez consulter le lien https://sylae.asp-public.fr/ qui vous renvoie directement à l’accueil. Si c’est votre premier accès, vous devez créer un nouveau compte c’est-à-dire un accès personnalisé afin de commencer vos démarches en ligne. Si vous disposez déjà d’un compte, vous devez juste fournir votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à toutes vos données.

Pour créer votre compte, vous devez tout d’abord renseigner votre numéro SIRET et un code d’inscription fourni soit par le prescripteur (Pôle Emploi, Mission locale) lors de la signature d’un nouveau contrat aidé, soit par courrier ou courriel de l’ASP à la validation d’une première demande d’aide (AUEA / AEJ). Si vous ne disposez pas de ce code d’inscription, vous pouvez utiliser la fonction « Demander mon code d’inscription » dont le lien s’affiche en bas de la première page relative à la création de votre espace personnel.

Après la création de votre compte personnel sur Sylaé, vous devez procéder au renseignement des données de vos salariés de contrats aidés. Selon l’arrêté du 26 novembre 2012, les employeurs doivent déclarer et envoyer ces données de leurs salariés à l’ASP :

  • L’identité du salarié à savoir son nom et son prénom ;
  • Le numéro d’enregistrement de la convention individuelle ;
  • La durée prévue pour le contrat aidé, c’est-à-dire la date de début et la date de fin prévues ;
  • Le nombre d’absences du salarié ;
  • Le montant du salaire ;
  • La date de fin réelle ;
  • Le motif de rupture du contrat ;
  • Le(s) mois de suspension et le(s) motifs de suspension ;
  • Les coordonnées bancaires de l’employeur pour le versement des aides.

Sauf en cas de problèmes techniques, les employeurs sont les seuls habilités à fournir ces éléments à l’Agence de Services de Paiement pour pouvoir bénéficier par conséquent des avantages liés à SYLAé.

 

 

En conclusion, Sylae est un système électronique utilisé en France pour la gestion des données sociales des employés du secteur public. Il permet de centraliser et de traiter les informations liées à la rémunération, aux cotisations sociales et aux carrières professionnelles des fonctionnaires. Sylaé offre de nombreux avantages pour les employeurs, notamment en termes de simplification administrative et de gain de temps. Grâce à ce système, les employeurs peuvent facilement accéder aux données sociales de leurs employés, effectuer des simulations de rémunération, générer des états de paye et produire des déclarations sociales.

Sylaé contribue ainsi à une meilleure gestion des ressources humaines et à une plus grande transparence dans les procédures administratives. En résumé, Sylaé constitue un outil précieux pour les employeurs en leur permettant de gérer efficacement les aspects sociaux de leurs effectifs et de se conformer aux obligations légales en matière de déclarations et de paiements sociaux.

L'auteur : Frédéric COURTOIS
L'auteur : Frédéric COURTOIS

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Une réponse

  1. Bonjour et merci pour cette outille !!
    je viens juste de m’inscrire et j’aurais besoin de conseil sur les bon procédé en gestion et recrutement par le biais de Sylae !!
    merci

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