Le développement de l’informatique impacte largement le monde professionnel. La tendance est à la transformation digitale des entreprises promue par les pouvoirs publics en France comme dans de nombreux autres pays. La dématérialisation des factures instituée par des dispositions légales est une preuve parmi tant d’autres. Spécifiquement, les processus relatifs à la gestion des ressources humaines (RH) se numérisent de plus en plus. Le format papier disparaît progressivement au profit du format numérique. La dématérialisation semble inexorable dans les entreprises. Alors, quels sont ses enjeux sur les services RH ?
- L’optimisation des processus RH
- L’amélioration de la gestion de la paie
- L’usage de la signature électronique
- Le stockage des documents numériques
- La protection des données personnelles
- La centralisation des informations
- La simplification des échanges d’informations
- La traçabilité des documents numériques
- La gestion des archives numériques
- La modernisation de la communication
L’optimisation des processus RH
La direction des ressources humaines est au cœur de la gestion d’une entreprise. S’occupant du capital humain, elle doit assurer la coordination de toutes les actions concernant ce dernier. La dématérialisation apporte des changements majeurs dans l’exécution des tâches au sein de ce service. Elle favorise notamment la célérité des processus. En quelques clics sur son ordinateur ou sa tablette, le directeur des ressources humaines (DRH) peut retrouver et envoyer un document à un autre service.
Un autre exemple d’optimisation des processus RH est la signature de contrat de travail sous format électronique. Avec les progrès technologiques et surtout l’expansion d’internet, les entreprises s’internalisent facilement. Le recrutement de travailleurs vivant dans des pays étrangers est l’un des bénéfices de la digitalisation des entreprises. La dématérialisation permet à la direction des ressources humaines de gérer efficacement le recrutement des travailleurs vivant à l’étranger.
L’amélioration de la gestion de la paie
La gestion de la paie revient plus à la division qui s’occupe de la comptabilité au sein de l’entreprise qu’à la direction des RH. Cependant, cette dernière effectue suffisamment d’opérations dans ce sens. Elle est, par exemple, chargée de l’établissement des déclarations sociales et des bulletins de paie. Depuis 2009, la loi Khomri a mis en place les mécanismes d’usage du bulletin de paie électronique. Elle a été renforcée par la loi Travail de 2016, appliquée à compter du 1er janvier 2017. Selon les dispositions légales, l’entreprise peut utiliser des fiches de paie numériques sans demander l’autorisation de ses salariés.
L’enjeu de la dématérialisation des services RH sur ce point, c’est la simplification du processus de rémunération. Des entreprises se sont spécialisées dans la création de logiciels pour éditer des bulletins de paie, faire des déclarations sociales, organiser les congés payés, etc. Certains logiciels s’installent dans les ordinateurs et s’utilisent en interne alors que d’autres sont disponibles en ligne. L’idéal pour une entreprise ayant un bon nombre de travailleurs est de réaliser ses fiches de paie en ligne, cette solution étant plus simple. Dans ce cas, les données sont hébergées et sécurisées sur le cloud par le prestataire qui propose le logiciel.
Tout pour réaliser ses fiches de paie en ligne
L’usage de la signature électronique
La signature est la principale manière de prouver l’auteur un document. Elle occupe une place fondamentale dans le travail du DRH qui doit vérifier sa présence sur des documents. La signature électronique s’insère davantage dans les habitudes des professionnels. Elle constitue l’un des enjeux de la dématérialisation sur les services RH. Son usage implique le respect d’un certain nombre de normes. Applicable depuis le 1er juillet 2016, le règlement européen 910/2014 ou elDAS donne des indications pour l’harmonisation des signatures électroniques au sein de l’Union européenne (UE).
Le but est de développer le marché numérique et de favoriser la reconnaissance d’équivalences dans les États membres de l’UE. Trois niveaux de signature électronique sont établis, à savoir : la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée. Le niveau de signature doit être choisi en fonction du type de document concerné. Autrement dit, la signature électronique est soumise à des contraintes que les services RH doivent respecter et veiller à faire respecter par leurs collaborateurs.
Le stockage des documents numériques
En cas de dématérialisation, le stockage des documents numériques est un point auquel il faut faire attention. Comme les documents en papier, les fichiers dématérialisés doivent être gardés à un emplacement accessible à qui de droit, tout en étant sécurisé. Le stockage des documents électroniques représente un enjeu majeur, car il faut prendre en compte les risques informatiques (virus, hameçonnage, ransomware, etc.).
Les fichiers numériques peuvent être stockés à l’interne grâce par exemple au NAS (Network Attached Storage). Cette solution consiste à rattacher les disques durs des ordinateurs à un serveur physique installé dans les locaux de l’entreprise. Si le NAS permet à l’entreprise d’avoir le contrôle des documents stockés, cela implique des risques de perte de données en cas d’incendie ou de vol.
En cas de solution de stockage des données à l’externe, chez un prestataire spécialisé en la matière, c’est ce dernier qui en assure la sécurité. Les entreprises d’hébergement de données proposent aux professionnels diverses solutions pour ce faire. Nous avons, entre autres, le stockage de données sur des serveurs installés dans des data centers, le stockage sur des plateformes de cloud, etc. Le choix de la solution de stockage des documents numériques du service RH doit se faire selon la taille des fichiers, leurs natures (textes, images, vidéos…), leur niveau de sensibilité… Au cas vous voudriez externaliser le stockage, optez pour un prestataire proposant des solutions sur mesure.
La protection des données personnelles
L’un des enjeux de la dématérialisation pour les services RH est la protection des données personnelles des salariés. Si la numérisation des documents permet la célérité dans l’exécution des tâches en entreprise, elle comporte des risques de fuite et de perte d’informations. Le piratage informatique est une réalité que doivent prendre en compte les professionnels. Les documents dématérialisés peuvent également disparaître s’ils ne sont pas sauvegardés efficacement.
Étant donné tous ces risques, la prise de certaines dispositions et l’adoption de bonnes pratiques sont indispensables pour sécuriser les informations traitées par la division des RH. La loi fait obligation aux entreprises de garantir la protection des données personnelles qu’elles manipulent. Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) s’applique à toutes les structures traitant des données de personnes physiques vivant sur le territoire de l’UE (source : economie.gouv.fr).
La centralisation des informations
Au niveau de la direction des ressources humaines, la dématérialisation de l’entreprise a également comme enjeu, la centralisation des informations. Le service RH manipule une multitude de documents. Ces derniers proviennent de plusieurs services et comportent des informations de diverses natures.
L’usage de solutions comme le cloud permet de rassembler toutes ces informations au même endroit. La conséquence immédiate est la simplification de la gestion des dossiers de salariés. Du contrat de travail à l’entretien hebdomadaire en passant par différents justificatifs et autres, tous les documents relatifs à chaque travailleur seront ainsi centralisés. Le DRH aura alors de la facilité à trouver les informations dont il a besoin en temps opportun.
La simplification des échanges d’informations
Un autre enjeu de la numérisation dans une entreprise est la simplification du partage d’informations entre le service RH et les autres. Centralisés, les fichiers dématérialisés sont facilement accessibles. Bien des logiciels et plateformes sont conçus pour optimiser l’échange d’informations entre les différentes divisions. La dématérialisation permet également le travail collaboratif ainsi que le travail à distance.
À travers une plateforme de cloud computing, par exemple, vous pouvez mettre en place un espace collaboratif pour un travail d’équipe. Selon le prestataire de la solution de cloud, plusieurs personnes pourront travailler sur un même document. Le DRH peut, par exemple, inviter des collaborateurs à apporter des modifications à un fichier ou dossier pour le finaliser.
La traçabilité des documents numériques
Il y a beaucoup de flux d’informations entre la division RH et les autres. L’enjeu de la dématérialisation à ce niveau est la traçabilité des documents dématérialisés. Alors qu’un document papier est facilement traçable grâce à sa matérialité, le document numérique s’avère difficile à tracer. Il est notamment compliqué de distinguer les différentes versions d’un document, ce qui est pourtant essentiel dans bien des cas.
Le service RH d’une entreprise engagée dans la dématérialisation doit mettre en place tout un mécanisme pour authentifier et suivre les documents qui le concernent. L’horodatage, l’utilisation de contremarques de temps et d’accusé de réception sont des méthodes à employer, entre autres. Des plateformes conçues pour le travail collaboratif offrent des fonctionnalités permettant de tracer les échanges.
La gestion des archives numériques
Les documents relatifs aux ressources humaines sont à conserver même lorsqu’ils semblent devenir obsolètes. C’est pour cela que l’archivage existe. Dans le cadre de la dématérialisation, la gestion des archives numériques du service RH est une préoccupation importante. L’entreprise doit mettre en place un SAE (système d’archivage électronique) qui garantit :
- la confidentialité des données,
- l’intégrité des documents,
- la disponibilité des documents pour des usages temporels,
- la pérennité des documents pendant une durée donnée, conformément aux obligations, etc.
Dans le SAE, les fichiers doivent être classés selon des critères comme le type (fiche de paie, contrat de travail, déclarations sociales…), la provenance, la période (année, mois ou semaine), etc.
La modernisation de la communication
Quel que soit le secteur, le besoin de numériser les processus au sein des entreprises est réel. C’est un moyen de mettre à profit l’évolution technologique. En plus des enjeux ci-dessus évoqués, la dématérialisation favorise la modernisation de la communication en entreprise. Grâce à la centralisation des données et au partage de documents numériques, par exemple, le DRH communiquera mieux avec ses collaborateurs et les salariés. La distance ne constituera plus une entrave à l’échange d’informations.
