Organigramme d’entreprise : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

L’entreprise est une entité, une personne morale regroupant en son sein des professionnels ayant des compétences et des qualifications diverses. Ces personnes ayant des objectifs communs et travaillant pour le développement de l’entité. Dans son essor, l’entreprise s’agrandit, recrute plus. Occupées à effectuer leurs tâches, les différentes personnes qui sont au sein de la chaîne ne se croisent pas forcément. Si vous avez déjà croisé un collègue sans connaître son nom ou en ayant du mal à distinguer son poste, l’organigramme vous sera très utile. Vous avez souvent entendu parler de l’organigramme d’entreprise, mais vous n’avez pas suffisamment d’informations sur ce document. Nous vous invitons alors à découvrir l’essentiel de ces informations ici.

 

Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?

L’organigramme est un document regroupant un certain nombre d’informations liées à la hiérarchie ou aux fonctions au sein d’une entreprise. Il renseigne avec précision sur les différents services de l’entreprise et surtout l’activité de chaque salarié. C’est la représentation graphique de la structure fonctionnelle ou organisationnelle.

En somme, c’est un outil de planification, de gestion, de communication. On peut également le qualifier d’annuaire du personnel. Retenez aussi que l’organigramme de l’entreprise représente schématiquement/graphiquement et sous forme de photographie la structure.

Il retranscrit la constitution complète de l’entreprise ou l’un de ses services tout en notifiant les liens. Ce document peut être consulté en ligne par les employés, les coordonnateurs et même des personnes extérieures. Si vous voulez tout savoir sur le mécanisme de fonctionnement de l’entreprise, l’organigramme d’entreprise vous sera d’une grande utilité.

 

  

Quelle est l’utilité de l’organigramme ?

L’organigramme fournit des informations claires et précises sur l’entreprise. Il permet de comprendre les relations de travail et de coordination au sein de la structure. Vous connaîtrez le rôle et les tâches spécifiques que chacun réalise au sein de l’entreprise. Pour les travailleurs, il permet de facilement retrouver un collègue dans la chaîne.

En effet, il s’agit d’une bonne option qui contribue à la bonne marche des activités au sein des grandes entreprises comme des petites. Lorsque l’entreprise regroupe plusieurs départements ou services, l’organigramme est un bon moyen pour chacun d’avoir rapidement une idée des changements structurels. Servant à tous les travailleurs, c’est donc un véritable outil de gestion et d’information.

 

Quels sont les avantages de l’organigramme d’entreprise ?

De nombreuses entreprises ont déjà pris l’initiative d’élaborer un organigramme. Cette décision est due aux nombreux avantages de ce document. Nous les présentons ici. Il contribue à l’atteinte des objectifs d’affaires de l’entreprise à travers la conception et le développement de la structure organisationnelle.

L’organigramme sert de guide pour les employés afin qu’ils aient une précision de leurs responsabilités, mais aussi pour qu’ils prennent connaissance de leurs droits. Il booste plus d’un dans le travail, surtout lorsque ceux-ci visent un poste supérieur ou un poste de responsabilité.

Au sein de l’organisation, c’est le document qui retrace au mieux les relations entre chaque membre de l’entreprise, à toutes les échelles. Mis à part cela, on peut retenir que c’est un indicateur pour les personnes qui sont à la tête de la hiérarchie lorsqu’ils veulent déterminer l’impact du travail chez chaque travailleur. Ceci permettra de clarifier les relations hiérarchiques.

En outre, il donne une vue d’ensemble sur ce qui est déjà fait, ce qu’il faut améliorer au niveau de chaque département ou service. Ce document aide également dans l’analyse du rendement. C’est donc un véritable outil de stratégie qui participe au développement de l’entreprise.

Enfin, si l’entreprise est à la recherche de partenariat, de collaboration ou autres, l’organigramme permettra aux autres organisations de se faire une idée sur le sérieux et la qualité du fonctionnement. Il leur permettra aussi de pouvoir faire des apports si nécessaire. Vous verrez plus facilement les canaux de promotion ouverte.

 

Quels sont les inconvénients de ce document ?

Bien qu’il existe de nombreux avantages, l’organigramme d’entreprise présente aussi des points faibles. C’est la raison pour laquelle, nous montrons ici ses inconvénients. Étant un document schématique, l’organigramme reste statique. Il ne reflète pas les mouvements et les changements structurels.

Son utilisation n’est pas suffisante pour la description réelle de l’entreprise. Il ne permet pas également de voir le niveau de polyvalence d’un poste, d’un métier, encore moins la transversalité des différentes missions effectuées.

L’élaboration de l’organisation ne reflète pas non plus l’externalisation de certains emplois ou tâches. En somme, ce n’est pas un indicateur assez fort pour connaître la complexité de l’organisation. Il sert plus d’élément de référence. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les entreprises n’ont aucune obligation légale quant à son élaboration.

 

Quels sont les différents types d’organigrammes d’entreprise qui existent ?

Il existe différents types d’organigramme d’entreprise. Il est choisi en tenant compte des détails qui doivent figurer. On tient aussi compte de la culture d’entreprise ainsi que la complexité de la structure organisationnelle. Vous avez le choix entre : l’organigramme hiérarchique, l’organigramme circulaire, l’organigramme planétaire, l’organigramme en trèfle ou encore l’organigramme horizontal et l’organigramme normalisé.

L’organigramme hiérarchique est le plus répandu de tous. Il se présente sous forme pyramidale. Au sommet, on retrouve le dirigeant ou la personne ayant le plus grand poste de responsabilité et se décline jusqu’à la personne ayant le moins de responsabilités au sein de l’entreprise.

Ici, la communication est aussi hiérarchisée. On parle aussi d’organigramme en pyramide, en bannière ou en râteau. On retrouve ici les noms et fonctions de chaque personne. C’est un document clair et simple, mais pour ce type d’organigramme, nous n’avons pas de communication fluide.

Ensuite, nous avons l’organigramme en trèfle qui met à égalité les différentes fonctions et dont le découpage se fait en quatre. Les fonctions mises en avant sont : l’exploitation, le financement, la gestion, le prévisionnel. Il peut aussi se présenter sous plusieurs formes sans mettre en avant un commandement hiérarchique. Autrement dit, c’est un organigramme non hiérarchique. L’accent est plutôt mis sur les activités ainsi que sur les fonctions.

En ce qui concerne l’organigramme circulaire, il permet de présenter le fonctionnement de l’entreprise en mettant en avant la stratégie de travail de celle-ci pour atteindre ses objectifs. L’idée ici étant de pouvoir le modifier lorsque les missions et fonctions changent. Il correspond à la politique de certaines entreprises.

Pour l’organigramme planétaire, nous pouvons retenir qu’il s’agit d’un modèle de représentation de chaque unité de l’entreprise. Ici, on met en avant les services, la où les directions puis les liaisons entre chacun d’eux. Ce type de document est détaillé pour permettre d’avoir un aperçu global de la structure de l’organisation.

Enfin, l’organigramme normalisé qui obéit à une norme. Il comporte plusieurs zones à savoir celles : des titres, des codes, des légendes, des liaisons, de la structure hiérarchique, etc. Il faut reconnaître qu’il est souvent difficile à lire, mais présente assez de détails pour faire des comparaisons dans l’entreprise au niveau de chaque département ou service.

Notons que l’organigramme peut être élaboré sous diverses formes. Les structures aussi peuvent varier. D’ailleurs, entre autres structures nous avons les structures matricielle et divisionnelle.

 

Comment créer un organigramme ?

Il n’y a pas un effectif prédéfini pour la conception d’un organigramme. On tient compte de chaque personne intervenant au sein de l’entreprise. De ce fait, les dirigeants, les collaborateurs et tous les employés/salariés sont pris en compte. Pour commencer, il faut choisir le collaborateur qui sera chargé de son élaboration. Sont aptes : le directeur des ressources humaines, le directeur général, le conseil général, le service de communication, etc.

Une fois que c’est fait, il faudra procéder à l’inventaire des postes de l’entreprise. Il est important de bien considérer la totalité des postes de l’entreprise. Ensuite, vous procéderez à la détermination des liens fonctionnels. Les liaisons doivent se faire entre les métiers puis les rapports de subordination existants entre eux. Par la suite, vous passerez à la représentation proprement dite.

Premièrement, nous vous conseillons de choisir les outils à utiliser. Ils sont plusieurs et la plupart sont gratuits. Vous pouvez utiliser les logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint, Canva, Gitmind, Miro, etc. Le support le plus utilisé pour la conception graphique de l’organigramme est Microsoft Office.

Vous devez bien choisir les outils de conception. Cela permettra de créer un document facile d’accès, facile à utiliser, à interpréter, à comprendre. Vous devez avoir plusieurs possibilités pour que le choix de la forme ou du type d’organigramme soit facile. Évidemment, il faut également la maîtrise de ces différents outils. Concertez-vous avec vos supérieurs pour décider de tous les détails.

N’oubliez pas l’ajout des photos au-dessus des noms qui permettent d’avoir rapidement une idée de la personne qui occupe une fonction. La réussite de la conception dépendra de la clarté et de la qualité du document. Ainsi, votre organigramme devra être lisible, compréhensible par tous. L’idée ici étant de mettre à disposition de l’entreprise, mais aussi des externes un document qui donne une vue globale sur l’organisation du travail et de la société.

Grande entreprise ou plus modeste, le plus important, le document doit être fiable et cohérent. Prenez le temps de bien vous renseigner en interne. À la fin, assurez-vous qu’il n’y a eu aucun changement important au sein de la structure. L’organigramme étant peu flexible, il doit au moins être bien représentatif au moment de la conception.

 

Qui doit créer ce document ?

Le plus souvent, la personne en charge de la création de l’organigramme et qui en deviendra le gestionnaire est le plus souvent celui ou celle qui gère du personnel. En effet, suivant la taille de l’entreprise, il peut s’agir du chef d’entreprise, de la direction générale, du GRH, du DRH, du SIRH, du RH, du manager…

Ce document stratégique qui a pour but de faciliter la gestion administrative et opérationnelle sera donc créé et géré par toute personne ne charge de la gestion des carrières et du personnel. Tout dépend du nombre de la salarié que comporte l’entreprise et de la complexité de ses structures hiérarchiques.

Enfin l’organigramme sera déployé au sein de l’entreprise via son système d’information : son site internet, son intranet, sa newsletter interne, ses panneaux d’information…

 

En mettant en place ce type de document dans votre entreprise, vous allez pouvoir optimiser la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Ceci vous aidera également à fluidifier les échanges entre vos employés, à suivre l’évolution des carrières, à avoir une vision claire de la structure de votre entreprise et a élaborer de meilleures stratégies.

 

Pour aller plus loin : 

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