La comptabilité est une fonction nécessaire pour tout commerce. Elle lui permet de suivre les rentrées et les sorties d’argent, mais aussi de respecter ses obligations fiscales et légales. On peut y ajouter la mesure de la performance et de la rentabilité ainsi que la prise de décisions stratégiques. La comptabilité peut néanmoins s’avérer anxiogène. En plus d’être un processus chronophage, elle est très délicate et peut induire de lourdes conséquences si elle n’est pas irréprochable. Il existe heureusement des outils en ligne innovants qui peuvent vous aider à rationaliser la vôtre.
- L’importance d’une comptabilité bien faite pour votre commerce
- Les différents types d’outils en ligne disponibles pour vous aider dans vos tâches comptables
- Comment choisir les bons outils d’aide à la comptabilité pour votre commerce ?
- Conseils pour les mettre en place de façon efficace au sein de votre commerce
L’importance d’une comptabilité bien faite pour votre commerce
La comptabilité est la pièce fondamentale de votre stratégie de gestion. Il faut qu’elle soit irréprochable, c’est-à-dire régulière et précise. Lorsqu’elle n’est pas bien faite, elle décrédibilise votre entreprise aux yeux de vos clients, vos fournisseurs, des banques… Elle peut alors dissuader vos partenaires de contribuer au développement de votre commerce. Une comptabilité erronée ou falsifiée remet également en cause vos informations, tout en vous exposant à diverses sanctions. Citons notamment les pénalités, les refus de certification, les majorations, les intérêts de retards, les sanctions pénales, les amendes, les redressements fiscaux…
Elle vous rend aussi inéligible à certains avantages fiscaux, sans compter ses conséquences sur le pilotage de votre entreprise. Les données comptables erronées ou falsifiées vous induiront en erreur aussi bien lors du suivi de votre activité qu’au moment des prises de décisions. Vous risquerez par conséquent de passer à côté des opportunités de rentabilité, d’économies et de croissance. Si vous ne faites rien pour régulariser votre comptabilité, elle pourrait déboucher sur votre insolvabilité ou faillite.
Une comptabilité infaillible vous permet en revanche :
- de respecter les obligations légales et les normes comptables en vigueur,
- de tenir à jour votre trésorerie,
- de calculer votre chiffre d’affaires, votre bénéfice, votre marge,
- de mesurer la rentabilité de votre commerce,
- de déterminer la valeur de votre entité,
- d’évaluer sa situation d’endettement et sa capacité d’autofinancement,
- d’analyser les coûts, les charges, les dépenses et de les optimiser,
- de minimiser les gaspillages et d’éviter les dépenses superflues,
- de prévoir vos besoins en financement et de les anticiper, etc.
Vous pouvez en plus prendre des décisions judicieuses en vous basant sur des données fiables, précises et à jour ainsi que sur des KPIs pertinents.
Les différents types d’outils en ligne disponibles pour vous aider dans vos tâches comptables
En choisissant les bons outils en ligne, vous pouvez simplifier, automatiser, optimiser et rendre plus agile la gestion de votre comptabilité. Ils vous font gagner en temps et en efficacité tout en vous facilitant la vie. Ces systèmes online réduisent les erreurs, les non-conformités et améliorent la qualité de vos informations.
Les outils d’expertise comptable en ligne
Vous pouvez avoir accès à une offre d’expertise comptable en ligne pour les commerçants qui vous permettra une gestion simplifiée. Certains prestataires proposent à leurs clients les mêmes prestations que les experts-comptables classiques. Ils peuvent alors prendre en charge tout ce qui s’articule autour de votre comptabilité. Vous traitez alors avec des experts diplômés, à même de garantir l’exactitude, la fiabilité et la régularité de vos données comptables. Ils mettent à profit leur savoir-faire, leur expertise pointue et leurs expériences.
Leur but est de vous faire profiter d’une certaine tranquillité d’esprit et d’un niveau de sécurité accru. Les systèmes utilisés par les experts-comptables en ligne vous permettent de saisir en toute sécurité vos données comptables. Ils peuvent par la suite les transmettre aux professionnels délégataires. Les mêmes outils vous donnent la possibilité de consulter vos documents en temps réel. Les experts-comptables online les utilisent par ailleurs pour communiquer avec vous, vous fournir des conseils, valider vos comptes, etc.
Les logiciels de comptabilité en ligne
Ces systèmes permettent la tenue automatisée et synchronisée de votre comptabilité générale, analytique et budgétaire. Ainsi, vous pouvez enregistrer en toute simplicité vos opérations comptables, vos écritures de journal, vos rapprochements bancaires… Les mêmes outils sont conformes aux normes comptables applicables.
Ils vous permettent d’éditer l’ensemble de vos documents comptables (grand livre, balance, bilan, compte de résultat…) en toute conformité. Certains systèmes en ligne peuvent en plus prendre en charge votre déclaration TVA, votre liasse fiscale, la télétransmission aux impôts… Avec les logiciels de comptabilité en ligne, vous rentrez vos informations comptables et faites vous-même vos calculs. Il n’y a donc aucun contrôle des opérations par des experts-comptables.
Les logiciels de budgétisation en ligne
Ils vous permettent de gérer efficacement et de manière agile vos finances, surtout s’ils sont spécialement conçus pour les commerçants. Ils vous permettent d’établir et d’envoyer des factures personnalisées à vos clients. Vous pouvez également en profiter pour suivre leur paiement, relancer les impayés, gérer les dépenses professionnelles et créer des notes d’impayés. Les mêmes systèmes peuvent vous aider à calculer les charges fiscales et sociales, à visualiser votre rentabilité et votre trésorerie en temps réel. Vous pouvez aussi vous en servir pour établir des prévisions de revenus / dépenses, mesurer vos performances, identifier des leviers d’amélioration…
Le plus souvent, les logiciels de budgétisation en ligne permettent la connexion des comptes bancaires. Vous pouvez ainsi synchroniser facilement vos données et catégoriser automatiquement les transactions. Ces logiciels peuvent interagir avec votre logiciel comptable pour une efficacité accrue.
Comment choisir les bons outils d’aide à la comptabilité pour votre commerce ?
Pour faire un choix judicieux, vous devez prendre en considération un certain nombre de facteurs tels que :
- la taille de votre commerce,
- sa typologie,
- le domaine dans lequel il évolue,
- le régime fiscal dont il dépend,
- le statut juridique choisi,
- le nombre de transactions,
- le volume d’affaires,
- le nombre d’employés,
- votre niveau de compétence comptable,
- votre disponibilité,
- votre budget,
- vos objectifs…
Pensez ensuite à clarifier vos besoins en faisant le point sur vos opérations comptables et en identifiant les problèmes que vous souhaitez résoudre. Veuillez également prendre en compte les résultats que vous souhaitez obtenir.
Veillez à faire jouer la concurrence : il s’agit de confronter les offres du marché pour n’en retenir que la plus adaptée. Pensez à comparer les fonctionnalités proposées, les prix, les services supplémentaires tout en tenant compte des avis clients. Vous pouvez passer par des comparateurs en ligne, des forums, des réseaux sociaux ou des plateformes dédiées aux témoignages. Vous y trouverez de précieuses informations qui vous aiguilleront dans votre prise de décision.
Testez chaque outil en ligne susceptible de vous convenir en profitant des périodes d’essai gratuites, des démonstrations… C’est pour vous l’occasion de vous familiariser avec et de vérifier qu’il se prête à vos besoins, qu’il est facile à utiliser, qu’il est fiable et sécurisé… Il est conseillé d’opter pour des logiciels affichant le meilleur rapport qualité/prix et qui sont compatibles avec votre système d’information. Il faut aussi qu’ils soient évolutifs et conformes aux normes en vigueur.
Conseils pour les mettre en place de façon efficace au sein de votre commerce
Une fois que vous aurez choisi vos outils en ligne d’aide à la comptabilité, il faudra planifier soigneusement leur implémentation. Il convient en premier lieu de les paramétrer en vue de les aligner sur vos contraintes. Vient ensuite le transfert des données existantes vers ces nouveaux systèmes : fichiers clients, fichiers fournisseurs, factures, relevés bancaires, écritures comptables…
Utilisez des formats compatibles, des connecteurs, des API, etc. L’étape suivante s’articule autour de la formation des utilisateurs. Il s’agit de les sensibiliser à l’utilisation de vos outils en ligne d’aide à la comptabilité. Expliquez en détail les avantages, le panel de fonctionnalités, les règles, les bonnes pratiques… Vous pouvez proposer des formations, des tutoriels ou des supports aux acteurs concernés. La communication régulière avec ces derniers est importante pour résoudre à temps les soucis potentiels et optimiser continuellement l’utilisation des outils.
Pour aller plus loin :
8 raisons d’opter pour un logiciel comptable
Comment se déroule un BTS comptabilité gestion ?
Dernière modification le par Frédéric Courtois
