Pour la bonne gestion d’une entreprise, les impayés clients sont source de problèmes financiers assez importants. Le découragement et le stress liés à l’accumulation des factures impayées poussent la plupart des TPE et PME à la faillite. C’est pour cette raison qu’il est impératif d’adopter une bonne politique de gestion pour éviter les impayés clients ou tout au moins les réduire considérablement. Découvrez dans cet article quelques solutions préventives qui vous aideront à mieux faire face aux impayés clients pour la survie de votre entreprise.
Créer une base de données client et vérifier la fiabilité de chacun
Pour être certain de réduire les impayés clients auxquels votre entreprise doit faire face, il est important d’effectuer un travail en amont. Celui-ci consistera notamment à créer une bonne base de données client. Son but sera de vous permettre d’identifier convenablement vos interlocuteurs et de gérer les différentes informations les concernant. Si vous avez à faire une clientèle sous forme de société, il vous sera assez simple d’obtenir des informations par rapport à sa fiabilité en effectuant quelques recherches sur internet et en questionnant vos collaborateurs.
De ce fait, avant que la relation avec un client ne soit officialisée, il est judicieux de rassembler les informations nécessaires. N’hésitez pas à demander des informations auprès de votre entourage professionnel pour vous assurer de la solvabilité de votre futur client. Toutefois, pour que la base de données constituée puisse véritablement être utile, il est important qu’elle soit parfaitement ordonnée et mise à jour de façon régulière.
Rester organisé dans la facturation et proposer divers modes de paiement
Une bonne organisation au sein même de l’entreprise constitue la base pour réduire considérablement les impayés clients. En effet, lorsque votre processus de facturation est assez bien organisé, il est plus simple de repérer les factures avec un retard de paiement. L’envoi de documents par mail est l’une des solutions qui vous permettront d’atteindre votre objectif. Lorsque vous envoyez les documents en ligne, il n’y a aucun risque de perte ou de courrier arrivé en retard. Les personnes directement concernées reçoivent donc vraiment et rapidement la facture. Dans ces conditions, vous avez de grandes chances de voir votre facture payée en temps et en heure voulue.
De même, au moment de la facturation, il serait judicieux de proposer aux clients différents modes de paiement. Optez pour des solutions comme le virement, le paiement en ligne, la carte bancaire, etc. qui permettent de sécuriser les transactions, mais aussi de conserver les traces des paiements. Dans la plupart des cas d’impayés clients, les chèques sont problématiques, car ils peuvent se perdre, être volés ou parfois sans provisions. Il est donc préférable d’éviter les chèques dans le cadre des paiements par les clients.
Souscrire une assurance-crédit pour éviter les impayés
En matière de finances au sein de votre entreprise, il est important de prendre des mesures préventives pour ne pas mettre en péril votre activité. Pour cela, la souscription à une assurance-crédit constitue une excellente solution. En effet, avec une assurance-crédit, il est simple d’analyser la situation en temps réel de chaque client afin de vous assurer de ne pas avoir à faire à de mauvais payeur. Les experts de l’assurance-crédit Coface se chargent donc de limiter les risques pour votre entreprise en évaluant les clients et en vous aidant à recouvrer les impayés. Dans le cas où le recouvrement n’est pas respecté, une indemnisation est alors proposée.
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Une chose que vous ne devez pas oublier, c’est que peu importe votre activité et la taille de votre entreprise, les impayés clients ont le même impact, le risque de faillite. De ce fait, le contrat d’assurance permet de partager les risques pour éviter que votre entreprise ne soit trop en difficulté. Grâce donc à l’assurance-crédit, votre entreprise est protégée des risques d’impayés clients et en cas de défaut de paiement, l’indemnité versée permettra d’amortir le choc. Sachez que l’indemnisation intervient dans les délais préalablement prévus au contrat quand le client est juridiquement reconnu insolvable. Mais, l’assureur est en mesure de supprimer la garantie ou de la réduire lorsque dans le contrat les crédits sont étudiés individuellement. Dans tous les cas, souscrire une assurance-crédit dès le début des activités de l’entreprise est un excellent moyen d’en assurer la pérennité.
Demander des acomptes et relancer les clients
Lorsque la collaboration avec un client concerne un contrat de longue durée, la meilleure façon de vous prémunir des impayés est d’exiger des acomptes. Cela vous permet d’avoir une somme assez importante pour commencer le travail avec des dépenses moins importantes. En versant un acompte, vous êtes aussi rassuré du fait que le client aura du mal à annuler le contrat au dernier moment ou à se tourner vers un concurrent. Il est également important pour les entreprises d’apprendre à relancer les clients avant que la situation ne se complique. Quand vous dirigez une entreprise, vous devez apprendre à être ferme quand c’est nécessaire et rappeler les dates d’échéance des factures aux clients. Vous pouvez d’ailleurs utiliser des logiciels de facturation qui permettront d’automatiser les relances clients.
Il est également possible d’inciter les clients à payer les factures à bonne date en leur réclamant des pénalités de retard. Mais, cette solution doit absolument faire partie des conditions générales de vente et les pénalités mentionnées sur la facture. Avec des conditions de paiement de facture bien claires et les pénalités de retard, il y a de grandes chances que les clients mettent tout en œuvre pour régler les factures à bonne date.
Procéder au recouvrement de créances des impayés
Dans le domaine de l’entrepreneuriat, tout ne se passe pas forcément comme vous le prévoyez. Il est possible qu’en dépit de toutes les mesures préventives mises en œuvre les clients ne respectent pas les échéances. Dans ce cas, vous n’avez pas d’autres choix que de procéder à un recouvrement des créances. Cette procédure qui intervient en deux étapes permet à l’entreprise de récupérer la somme due par le client. Il s’agit ainsi de procéder dans un premier temps à un règlement à l’amiable. Celui-ci consiste à effectuer des appels téléphoniques pour une prérelance et à envoyer des lettres de relances. Lorsque les clients indélicats ne réagissent pas, vous devez passer au recouvrement judiciaire par le biais d’une mise en demeure, d’une injonction de payer, d’une assignation en référé ou d’une assignation en paiement.
Ces différentes procédures de recouvrement des créances peuvent être directement lancées par l’entreprise ou elle pourra se faire aider par une société de recouvrement ou un avocat. Vous pourrez aussi confier le recouvrement des créances à un huissier de justice qui se chargera d’engager toutes les actions nécessaires.
Vous l’aurez compris, vous gagnez énormément à prendre des garde-fous avant toute signature de contrat avec un client afin de vous prémunir des impayés clients. Il est important pour les entreprises d’apprendre à rédiger correctement les documents contractuels pour les différentes prestations. Cela permettra d’éviter les éventuels retards de paiement et impayés et d’avoir de meilleures chances de gagner un procès dans le cadre d’une procédure judiciaire. Il faudra donc faire attention à la rédaction des factures qui doivent mentionner la date d’échéance, les pénalités et tout mettre en œuvres pour qu’elles soient envoyées dans les meilleurs délais.
