Jeune entreprise : 12 conseils pour négocier votre premier bail

Vous êtes prêt à effectuer le premier bail pour votre entreprise sans forcément savoir par où débuter ? Qu’il s’agisse d’un espace de bureau, d’un magasin de détail ou de tout autre type de local, vous êtes invité à prendre une décision extrêmement importante pour votre jeune entreprise. Une décision qui pourrait largement conditionner son évolution. Découvrez dans cet article une liste de points clés à prendre en compte pour obtenir les meilleures conditions pour votre bail.

 

Trouver un emplacement idéal

Le déterminant le plus important sur le marché immobilier, que ce soit à usage résidentiel ou pour un bail commercial est sans aucun doute l’emplacement. Le secteur dans lequel évolue votre entreprise joue le rôle le plus important dans le choix de son emplacement naturel. Si votre entreprise est dans le secteur de la vente au détail, vous devez déterminer dans quelle mesure elle sera accessible à vos clients potentiels.

En outre, il serait bon de considérer quelles autres entreprises se trouvent dans la région, la sécurité de l’emplacement et si les entreprises/magasins voisines contribueront à créer un écosystème dans lequel votre activité professionnelle pourrait s’épanouir. Enfin, prenez le soin de vérifier personnellement le local en vous rendant sur place. Il n’est pas inhabituel pour certains propriétaires d’inclure dans la superficie partie de l’espace commun d’un immeuble pour tromper le bailleur sur les vraies dimensions d’un local.

 

Vérifier la propriété des lieux

Avant de conclure un contrat de bail, assurez-vous que le propriétaire a le droit de vous louer les lieux en vérifiant le titre de propriété. Il s’agit d’une démarche basique qui peut toutefois vous éviter des tracas à l’avenir. L’option la plus idéale est que les locaux appartiennent à la personne avec qui vous signez le contrat.

Pour en être sûr, le fichier immobilier de la publicité foncière est accessible à toute personne. Et vous avez donc le droit de le consulter pour vérifier la propriété d’un bien ou d’une personne. Il existe à cet effet de nombreux services en ligne destinés à la consultation.

 

Identifier un local qui correspond à « l’identité » de votre entreprise

Les locaux occupés par une jeune entreprise peuvent avoir différentes natures. S’il est admis que vous devrez choisir votre local à partir de critères tels que l’accessibilité, le dynamisme de la rue et ses environs, les commerces voisins ainsi que les aménagements futurs, il est toujours opportun d’harmoniser l’image de l’espace avec le caractère et l’identité de votre entreprise. C’est un point qui peut conditionner votre choix même s’il faut admettre que le local idéal n’existe pas. Quelles que soient les caractéristiques de votre offre, il est toujours possible de faire évoluer votre concept en fonction du local.

De nombreux facteurs tels que la taille et la disposition d’un local communiquent différentes choses sur l’entreprise et sa marque. Ce n’est pas un hasard si la plupart des magasins de détail sont situés au rez-de-chaussée et que les bureaux corporatifs sont généralement situés à un étage avec vue, une caractéristique qui indique le prestige et la puissance.

Si vous devez y déplacer votre siège social, pensez également à bien choisir le lieu et la ville dans laquelle vous allez vous installer afin de maximiser vos chances d’obtenir de nouveaux clients.

 

Ne pas oublier l’importance du contrat de bail

Le contrat de bail fait l’inventaire de toutes les clauses qui seront appliquées durant l’exécution du bail. Il s’agit du document légal dans lequel tous les droits, responsabilités, utilisations, coûts et parfois la propriété future d’un local sont établis et acceptés lors d’un bail. Le propriétaire du bien peut avoir certaines restrictions quant à la façon dont il peut être utilisé et le document est censé mentionner ses responsabilités.

Les responsabilités du locataire (telles que l’entretien, l’assurance, les réparations et toute autre exigence du propriétaire) y sont également mentionnées. Le contrat fixé également les conditions dans lesquelles le bail doit est maintenu dans un état de fonctionnement satisfaisant ainsi que les coûts impliqués.

En tant que jeune entreprise, il peut arriver que vous ne maîtrisiez pas tous les rouages de l’établissement d’un tel document ainsi que les conditions de respect des clauses. Sur ce point, la meilleure démarche est de solliciter l’expertise d’un juriste spécialiste du droit des baux commerciaux pour mieux vous orienter.

 

Obtenir des renseignements sur les loyers du marché

Estimer avec exactitude le loyer d’un bien immobilier en location dès le début est certainement une bonne idée. Suivant les villes ou les communes, il peut y avoir de fortes disparités suivant les secteurs qui vous intéressent et les types de biens visés.

Renseignez-vous en détail sur les loyers du marché dans le quartier que vous ciblez et comparez-les avec le loyer demandé par le propriétaire. Demandez conseil auprès d’un agent immobilier commercial pour obtenir les taux de location du marché à jour. Ce sont des démarches qui peuvent vous aider à négocier une offre au rabais si le chiffre demandé est élevé.

 

Être pointilleux sur les conditions de rupture du contrat

Les circonstances de résiliation d’un contrat de bail sont particulièrement déterminantes. Plusieurs questions doivent orienter vos choix et conditionner la signature ou non du bail.

Quels sont les règles et préavis à respecter ? Le contrat peut-il prendre fin pour avoir manqué le paiement du loyer une période relativement courte ? Que se passe-t-il si le bâtiment est vendu ? En cas de ralentissement de vos activités, pourriez-vous mettre fin au bail sans payer une lourde pénalité de résiliation de bail ? Serait-il possible d’agrandir votre espace si vos activités connaissent une croissance significative ?

 

Veiller à une répartition préalable claire des responsabilités

Il est très important d’indiquer dans l’accord comment les responsabilités des parties pour l’entretien de l’objet loué sont réparties. La loi fixant la liberté des parties en la matière, nous vous conseillons de vous limiter au régime standard.

Vous, en tant que locataire, effectuez les petites réparations courantes, et le propriétaire s’engage à remettre en état l’ensemble de l’immeuble et les bureaux situés dans celui-ci, y compris le remplacement d’éléments structurels individuels, les communications d’ingénierie.

 

Se renseigner sur une possible clause de non-concurrence dans le bail

L’insertion de façon explicite de la clause de non-concurrence dans un bail permet de protéger les contrevenants au contrat, plus particulièrement vous, en tant qu’entreprise. Le contrat permet de s’accorder sur les termes suivant lesquels les parties au contrat de bail s’engagent à ne pas exercer des activités de nature à concurrencer l’autre partie ou à des tiers.

Cette clause s’applique pendant la durée des relations contractuelles ou plus généralement à leur issue. Cette clause de non-concurrence est valide que si elle est limitée dans le temps et dans l’espace, si elle proportionnée à l’objet du contrat. Il existe cependant des cas où ces conditions sont réévaluées ou réadaptés partiellement ou totalement.

 

Se préparer d’avance pour les négociations avec le propriétaire

La réussite des négociations se prépare en amont. Pour ce faire, vous aurez besoin de connaissances sur les concurrents du propriétaire et sur les prix pratiqués dans les immeubles environnants. Les informations sur l’offre et la demande sur le marché immobilier aideront également dans le processus de négociation concernant le prix du loyer des bureaux.

L’étude des dernières transactions du propriétaire permettra de bien comprendre la politique tarifaire du propriétaire de l’espace de bureau qui est loué. Avant d’entamer les négociations, vous pouvez enfin décider de la nature et de la fréquence souhaitées des paiements. Il est possible de payer les loyers d’avance, en début du mois (situation plus courante) ou par trimestre.

 

Éviter les signatures précipitées

Nul besoin de vous rappeler que les décisions immobilières ont un impact significatif sur les plans d’affaires et les résultats financiers d’une entreprise naissante. C’est pourquoi, lorsque vous représentez l’intérêt de votre entreprise, vous devrez prendre tout le temps nécessaire pour négocier le contrat et vous faire assister par un professionnel établi.

Résistez à toute pression ou hâte de signer le contrat même s’il est à l’initiative d’un propriétaire très entreprenant et enthousiaste. Le moment de la négociation est une étape capitale pour vous assurer que les caractéristiques des locaux choisis correspondent autant que possible à la stratégie commerciale et aux objectifs financiers de votre jeune entreprise.

 

Apprêter le plan financier et tous les documents inhérents

Avant toute négociation pour obtenir un bail, préparez tous vos documents financiers afin d’être prêt à répondre aux questions qui touchent ce pan important de vos activités. Si vous venez de démarrer votre entreprise, vous aurez besoin d’un plan de secours pour que le bailleur s’accorde sur vos conditions. Pour commencer, vous avez besoin des états financiers de l’entreprise : bilan et compte de résultat.

Certains propriétaires pourraient en effet vous demander de fournir ces états financiers ainsi que vos garanties de paiement. D’autres bailleurs plus exigeants demandent également que les propriétaires d’entreprise préparent un état financier personnel.

 

Éviter la souscription à des garanties personnelles

De nombreux baux sont souscrits au nom d’une société anonyme. Il peut donc arriver que le propriétaire puisse demander aux dirigeants de l’entreprise en question de fournir des garanties personnelles.

Si vous êtes propriétaire d’une société à responsabilité limitée, il est prudent d’éviter de fournir une garantie personnelle dans ce type de contrat de bail. Cet engagement personnel à fort risque expose les actifs de l’entrepreneur aux créances du locateur. Une caution de loyer restituable au locataire avant l’expiration du contrat est, par exemple, une garantie intéressante. Elle ne met pas en jeu les responsabilités d’une seule personne, fut-il dirigeant/propriétaire de l’entreprise.