La digitalisation conduit à une évolution majeure dans les fonctions des ressources humaines. Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) devient alors l’infrastructure interne de l’entreprise. S’il prend désormais en charge l’automatisation de la plupart des tâches RH et améliore leur suivi, sa mise en place s’avère généralement complexe. Pour vous aider, vous trouverez ici cinq étapes qui vous permettront de mener à bien un projet SIRH dans votre société.
Définir le périmètre d’action du projet
Pour commencer, il faut effectuer un audit complet des outils RH, des processus et des pratiques déjà en place au sein de l’entreprise. Cela permettra de faire un état des lieux de l’existant. Avant d’utiliser des solutions de gestion RH de pointe comme celles proposées par l’éditeur de logiciels RH Lucca, il faut mobiliser tous les acteurs du projet et essayer de cerner les attentes de chacun vis-à-vis de ce nouveau système.
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Définir les fonctionnalités importantes pour l’entreprise
Vous devez aussi définir toutes les fonctionnalités importantes au quotidien pour vos collaborateurs. Il s’agit de la gestion des congés, des absences, des notes de frais, des plannings, des entretiens professionnels et individuels… Certaines fonctionnalités semblent parfois moins prioritaires alors qu’en réalité, elles constituent une nécessité pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Il faut donc établir une liste exhaustive de vos besoins, en anticipant également les besoins futurs potentiels.
Choisir le meilleur fournisseur de SIRH pour son entreprise
Une fois ces étapes accomplies, vous devez choisir un fournisseur de SIRH qui répond aux exigences spécifiques de votre entreprise. Il convient de mener une évaluation approfondie des fournisseurs potentiels. Celle-ci doit prendre en compte des critères comme la compatibilité avec les systèmes existants, l’ergonomie, la flexibilité pour s’adapter aux besoins évolutifs de l’entreprise, ainsi que les coûts associés.
La prochaine étape consiste à travailler avec le fournisseur pour mettre en place le SIRH. Il vous accompagnera dans la configuration du système en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, la migration des données existantes, les tests et la formation des utilisateurs. Une fois le SIRH opérationnel, vous devez mettre en place un suivi régulier et évaluer son efficacité. Cela permet de faire les ajustements nécessaires, d’identifier les éventuels problèmes et de maximiser les avantages du système pour l’entreprise et ses employés.
Mettre en place une équipe projet SIRH et un rétroplanning
La mise en place d’une équipe projet SIRH et l’organisation de son planning constituent des facteurs décisifs dans la réussite du projet. Il vous faut un chef de projet SIRH compétent qui veillera au bon déroulement des opérations. Et pour cela, il devra communiquer efficacement avec tous les membres de l’équipe et fournir des rapports réguliers à chaque étape de la mise en place.
En principe, l’équipe doit comporter un responsable de la direction et un membre de la direction des systèmes d’information (DSI). Le premier valide les décisions prises et gère le budget. Le second met ses compétences à contribution pour éviter les obstacles techniques liés à certains logiciels SIRH. Parallèlement au projet, le service des RH doit continuer à effectuer ses tâches quotidiennes.
Pour harmoniser les actions, il convient de créer un planning détaillé, avec des réunions dédiées à la mise en place du logiciel SIRH. Son intégration peut prendre des semaines, voire des mois. Par conséquent, il faut prendre en compte la perspective à long terme dans l’organisation du projet et dans le choix du logiciel, en veillant à ce qu’il puisse s’adapter à la croissance de l’entreprise.
Définir un budget global pour le projet
Le choix du responsable qui pilotera le projet revêt aussi une importance capitale. Cette personne doit posséder les compétences nécessaires pour diriger une équipe et être un interlocuteur efficace entre le service des ressources humaines et l’éditeur du SIRH. Elle supervisera la collecte de toutes les informations pertinentes liées au service RH et veillera au respect du budget établi par l’équipe.
Vous devez définir ce budget avec attention avant de choisir l’éditeur qui correspond le mieux à vos besoins. Il convient également de ne pas négliger l’établissement d’un rétroplanning pour assurer un suivi budgétaire de qualité.
Choisir un logiciel adapté à vos besoins et objectifs
Il ne faut pas se contenter de choisir le logiciel le plus populaire sur le marché. Même s’il comporte les meilleures caractéristiques, il peut ne pas correspondre aux attentes de votre entreprise. Cherchez plutôt à choisir le logiciel qui saura s’adapter à vos attentes et à votre mode de fonctionnement.
Les critères importants à prendre en compte
Pour vous aider dans cette étude, il importe de mener une étude approfondie et de comparer les différentes options proposées sur le marché. Ceci vous aidera à trouver la solution qui vous correspond. En bref, voici les principaux critères à prendre en compte lors de votre recherche :
- Accessibilité multi-support : assurez-vous de la disponibilité du logiciel SIRH sur divers supports (ordinateurs, tablettes et téléphones mobiles).
- Ergonomie et simplicité : un logiciel facile à comprendre et à utiliser garantit une adoption rapide par les utilisateurs.
- Formations : vérifiez si le fournisseur propose des formations pour permettre aux utilisateurs de maîtriser rapidement le logiciel.
- Assistance et support : informez-vous sur les canaux d’assistance disponibles (assistance téléphonique, par e-mail ou en visioconférence), afin de garantir un support réactif en cas de besoin.
- Adaptabilité : votre logiciel idéal doit s’adapter à votre secteur d’activité et à vos processus de validation spécifiques.
- Sécurisation des données : vérifiez si l’éditeur respecte les normes de sécurité pour assurer la protection de vos données RH.
- Hébergement : informez-vous sur le mode d’hébergement du logiciel SIRH et choisissez celui qui convient le mieux à votre entreprise. Il peut s’agir d’un hébergement en interne ou dans le cloud.
- Évolutivité : il convient de choisir un logiciel SIRH évolutif, qui pourra répondre à vos besoins actuels et futurs, ainsi qu’aux tendances du domaine des ressources humaines.
- Couverture fonctionnelle : vérifiez si le logiciel propose une large couverture fonctionnelle afin de disposer d’une solution modulable qui pourra accompagner votre croissance.
Communiquer en interne sur le déploiement du projet
Plus vous vous impliquez dans le projet, plus les employés s’y adonnent. Une communication permanente permet de dissiper les doutes chez vos collaborateurs, notamment en ce qui concerne les changements au sein de l’entreprise. Afin de minimiser les réticences, n’hésitez pas à communiquer les avantages individuels et collectifs liés à la mise en place d’un SIRH.
Devenez votre propre ambassadeur
Devenir votre propre ambassadeur signifie prendre un rôle actif dans la promotion du projet SIRH au sein de l’entreprise. Votre implication et votre enthousiasme inspireront les autres à vous emboîter le pas. Communiquez régulièrement sur les objectifs, les bénéfices attendus et les étapes du projet.
Minimiser les craintes par la communication
La mise en place d’un projet SIRH peut susciter des craintes chez certains collaborateurs. Pour les atténuer, communiquez ouvertement sur les bénéfices individuels et collectifs du SIRH. Expliquez comment il permet de gagner du temps, d’améliorer la précision des données, de faciliter les échanges et de simplifier les tâches administratives.
Mettez l’accent sur ce que chacun pourra en tirer : la possibilité de visualiser et de gérer facilement ses congés, de disposer d’un suivi plus précis de sa paie, et d’accéder rapidement aux informations RH pertinentes. Encouragez les collaborateurs à poser des questions, à exprimer leurs préoccupations et assurez-vous de fournir des réponses claires et rassurantes. Ce faisant, vous favorisez l’adhésion au projet SIRH et facilitez la transition vers les nouvelles pratiques de travail.
FAQ
Découvrez quelques questions souvent posées sur le SIRH.
À combien s’élève le coût de la mise en place d’un SIRH ?
L’installation d’un SIRH on-premise coûte en moyenne entre 25 000 et 40 000 euros. Cela comprend les frais d’acquisition, d’intégration et de personnalisation. En revanche, pour un logiciel RH en mode Saas, l’hébergement des services se fait sur le cloud, ce qui élimine les frais d’installation et de licence. Mais il faut prévoir des coûts pour intégrer ces outils dans votre environnement technique.
Bien que les éditeurs de logiciels Saas proposent souvent des API pour connecter leurs solutions RH à vos systèmes, il faudra néanmoins engager des ressources pour effectuer cette intégration. Vous pouvez utiliser plusieurs modules séparés, mais il faut aussi veiller à l’homogénéité des données RH et à éviter les doubles saisies.
Comment mesurer le ROI une fois le SIRH mis en place ?
Le retour sur investissement d’un SIRH sous licence s’estime sur la durée. Il faut préciser que, dans le cas d’une solution cloud, la rentabilité vient beaucoup plus rapidement. Dans les deux cas, le ROI se mesure en comparant les coûts totaux de possession (TCO).
Pour estimer votre budget SIRH on-premise, répertoriez tous les coûts liés à l’acquisition, au déploiement et à la maintenance logicielle. Certains frais se verront amortis sur la durée, il faut donc avoir une vision axée sur le long terme. Le calcul du TCO (coût total de possession) d’un logiciel est généralement effectué sur une période de trois à cinq ans.
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