Grâce à ses rôles de prévention, de coordination et de permanence des soins, la pharmacie occupe une place capitale dans le système de santé. Pour ce faire, les pharmacies sont soumises à une réglementation stricte, notamment en ce qui concerne l’approvisionnement de leurs produits. Découvrez en détail la logistique pour l’approvisionnement des pharmacies.
L’expédition, le stockage et l’exécution des commandes pour les pharmacies
À l’instar des entités spécialisées dans la vente de produits de toute sorte, les pharmacies doivent s’approvisionner régulièrement. Cela consiste en l’acheminement des produits pharmaceutiques depuis le fournisseur (laboratoire pharmaceutique) jusqu’à leur vente ou expédition en passant par le stockage en pharmacie. Les produits traités par les pharmacies sont notamment : les médicaments, les vaccins, les produits cosmétiques, les produits de diététique, les accessoires et produits d’hygiène corporelle, etc.
Pour assurer l’approvisionnement de la pharmacie, un service logistique est requis. Celui-ci assure essentiellement le stockage et le transport des produits pharmaceutiques dans de meilleures conditions. En fonction de l’importance des produits, un système de traçabilité est intégré aux produits afin de suivre leur position en temps réel sur le trajet emprunté.
Les produits pharmaceutiques sont fragiles, et doivent être manipulés avec délicatesse. En effet, les flacons en verre et les vaccins peuvent se casser sous la pression. De même, les comprimés peuvent aisément se briser. Pour éviter ces situations, les produits pharmaceutiques doivent être bien conditionnés avant d’être expédiés vers une quelconque destination. Par ailleurs, il est prouvé que l’utilisation de contenants comme les gélules, par exemple, limite significativement les risques. N’hésitez donc pas à contacter des laboratoires spécialisés si vous désirez des gélules vides pour bien conditionner vos produits pharmaceutiques.
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En dehors du conditionnement, les produits pharmaceutiques doivent aussi être manipulés avec précaution, et suivant les consignes du fabricant, pour les garder en meilleur état. Cela revient par exemple à respecter le sens de positionnement des emballages suivant l’indicateur (haut/bas), et du temps maximum en dehors d’un milieu réfrigéré.
Par ailleurs, les véhicules qui servent à transporter les produits pharmaceutiques doivent être parfaitement étanches. Cela permet de mettre les produits à l’abri des risques d’intempéries et surtout de la rupture de la chaîne du froid. La partie de l’engin qui contient les produits doit être fermée hermétiquement pour éviter qu’elle ne s’ouvre pendant le transport.
Une fois que les produits sont reçus par la pharmacie, ceux-ci font l’objet de contrôles pour vérifier leur conformité.
La livraison ou la distribution de produits pharmaceutiques se fait uniquement dans des locaux habilités à les recevoir. Ceux-ci doivent réunir certaines conditions d’hygiène, de prise en charge rapide, de respect des températures, etc. Lorsqu’il s’agit de livraison pour particuliers, elle doit se faire de main à main avec l’intéressé. Les produits pharmaceutiques qui transitent par des plateformes de tri doivent être récupérés après un délai de 24 heures maximum. Ils ne doivent en aucun cas être laissés sans surveillance.
Les environnements à température contrôlée sont nécessaires pour certains médicaments
Dans la grande variété de produits pharmaceutiques présents sur le marché figurent les médicaments thermosensibles. Il s’agit en effet de produits qui doivent être conservés dans des milieux à température contrôlée pour assurer le maintien de leur qualité. Une rupture de la chaîne du froid lors du transport ou du stockage de ces produits nuit à leur efficacité.
Pour maintenir les médicaments thermosensibles à la bonne température, ils doivent être idéalement transportés dans des véhicules frigorifiques dotés d’enregistreurs de température à usage médical. Les professionnels recommandent aussi qu’ils soient placés dans des emballages isothermes lorsqu’ils sont en dehors des milieux à bonne température. Il faut noter que les mesures à prendre doivent correspondre aux instructions précises du fabricant (durée de congélation, stabilisation, aération, etc.). Ces instructions peuvent fortement varier d’un fabricant à un autre, mais aussi en fonction des composants des médicaments.
Pour une conservation à température ambiante, les médicaments doivent être maintenus entre 20 et 25 °C en moyenne. Pour une conservation à température de réfrigération, les médicaments doivent être placés dans un milieu dont la température varie de 2 à 8 °C. Pour une conservation à température de congélation, les médicaments doivent être maintenus entre -25 et -15 °C.
Par ailleurs, la chambre froide dans laquelle sont conservés les médicaments doit toujours être fermée, pour éviter toute variation de température qui pourrait affecter la qualité des produits. Un entretien régulier est requis pour les points de stockage de produits pharmaceutiques.
Le traitement et le suivi des commandes
Le traitement et le suivi des commandes représentent aussi des tâches essentielles de la logistique des pharmacies.
Le traitement des commandes
Pour remplir leur mission principale de fourniture de produits pharmaceutiques, les pharmacies doivent recevoir et traiter les commandes. Pour ce faire, elles mettent en place des canaux (appels téléphoniques, messages, sites web, commandes directes, etc.) fiables pour recueillir les commandes. Ensuite, il faut centraliser l’ensemble des commandes reçues. Une stratégie de traitements des commandes est élaborée en fonction du marché et des objectifs commerciaux de la pharmacie. Elle consiste, dans un premier temps, à relever les caractéristiques de chaque commande. Il s’agit par exemple du nom des produits, des quantités requises, des coûts, etc. Les professionnels de la logistique se chargent alors de faire le prélèvement à l’entrepôt, l’étiquetage, la mise en emballage, etc.
Les acteurs de la logistique pharmaceutique s’assurent de bien placer les produits dans les moyens de déplacement, tout en veillant au respect des règles ci-dessus énoncées. Les équipes sur places communiquent de manière cohérente et veillent à la sécurisation du porteur principal.
Avec l’avènement de la technologie novatrice Blockchain, la logistique pharmaceutique est de plus en plus performante. En effet, cet outil assure le stockage et la transmission d’informations relatives aux produits pharmaceutiques. Pour ce faire, la technologie met à votre disposition une sorte de registre numérique simple à manipuler. Il faut noter que la Blockchain est une technologie transparente, sécurisée et qui fonctionne à plein temps.
Les commandes dans le secteur pharmaceutique sont généralement acheminées par voies terrestres et aériennes. La pharmacie est garante du respect de toutes les étapes pour vous faire parvenir votre commande en bon état.
Le suivi des commandes
Le suivi des commandes se fait en deux principaux volets, le premier volet concerne les clients, et le second concerne la pharmacie. D’une part, les clients peuvent suivre leurs commandes à toutes les étapes clés. Ceci en vérifiant les statuts : paiement accepté, préparation, livraison annulée, en attente de réapprovisionnement, erreur de paiement, etc.
D’autre part, la pharmacie peut mieux gérer les retours de produits après-vente. Grâce au volet suivi, la pharmacie peut procéder au remplacement, au changement ou encore au remboursement des clients selon les cas.
Il faut noter que les retours de produits pharmaceutiques sont justifiés par plusieurs motifs. Il peut s’agir par exemple de :
- produits périmés,
- produits endommagés (cassés, mal emballés, etc.),
- produits manquants,
- produits en trop,
- produits non conformes.
Il existe de nos jours, plusieurs logiciels qui facilitent le suivi des commandes pharmaceutiques. Ces outils servent à saisir les commandes, suivre les livraisons, mettre à jour les circuits de vente, etc. Ils sont généralement intégrés sur les plateformes officielles des pharmacies. Ils sont accessibles sur smartphone et ordinateur. Les plus performants de ces logiciels de suivi intègrent plusieurs options comme les alertes par messages ou mails. Activer cette option permet au client d’en savoir davantage sur l’état réel de sa commande à n’importe quel moment.
En résumé, le secteur de la logistique pharmaceutique est soumis à de grands changements, notamment en ce qui concerne l’approvisionnement. L’automatisation des processus de collecte, de traitement et de suivi des commandes impacte fortement ce secteur. Vous pouvez également penser à installer un ERP dédié à la pharmacie. Ce type de logiciel peut vous aider à professionnaliser votre organisation et améliorer la gestion de votre pharmacie.
