Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de recouvrement pour une entreprise ?

Vous avez une idée d’entreprise géniale ? Vous êtes certain que vos produits seront vendus comme de petits pains ? Il y a toutefois, un problème que vous devez résoudre pour que votre entreprise soit parfaite en tous points. Il s’agit du recouvrement de créance. En effet, au moins trois sur dix des ventes que vous ferez seront sous la forme d’une créance. Mais comment faire pour éviter les problèmes de trésorerie dus aux impayés de vos clients ? Cet article vous présente les avantages de l’utilisation d’un logiciel de recouvrement.

 

Un logiciel de recouvrement, de quoi s’agit-il ?

Pour mieux comprendre ce qu’est un logiciel de recouvrement, il est important de se faire d’abord une idée de ce que signifie le recouvrement de créances. Pour une entreprise, ce groupe de mots désigne l’ensemble des moyens qu’elle peut utiliser pour obtenir de ses débiteurs le paiement de leurs créances. Il peut par exemple s’agir d’une relance téléphonique ou d’une procédure d’injonction de payer devant un tribunal.

Vous l’aurez peut-être déjà deviné, un logiciel de recouvrement est un outil informatique dont le rôle est d’automatiser l’ensemble de la procédure de recouvrement des créances d’une entreprise. En effet, grâce à sa synchronisation avec les logiciels comptable de la boite, il étudie les différents profils des débiteurs et établit un calendrier pour faciliter la relance de créance. Les logiciels de recouvrement peuvent même s’occuper d’une partie de la relance à l’amiable c’est-à-dire qu’ils envoient automatiquement un message aux débiteurs dont les dates de paiement sont dépassées pour leur rappeler leur devoir.

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Pourquoi utiliser un logiciel de recouvrement de créance ?

Plusieurs raisons devraient pousser une entreprise à adopter un logiciel de recouvrement de créance. Il y a par exemple :

 

L’économie effectuée sur le budget normalement alloué à une gestion de créances

Les impayés font partie des premières causes de faillite des entreprises. En effet, chaque créance représente une perte pour une firme puisqu’il s’agit d’une somme en moins en trésorerie qui normalement pourrait être utilisée pour le développement de ses activités.

Pour éviter d’avoir beaucoup de créance impayée sur le bras, les entreprises confient généralement l’activité de recouvrement à une structure pouvant le gérer c’est-à-dire une société de recouvrement. Malheureusement, les services de ces dernières ne sont pas donnés. Il faut débourser plusieurs milliers d’euros chaque année pour pouvoir collaborer avec eux.

C’est à ce niveau que le premier avantage qu’est l’économie financière qu’apporte un logiciel de recouvrement se fait ressentir. En effet, en utilisant un tel outil informatique, vous n’êtes plus obligé de faire appel à un parti extérieur pour vous occuper de votre activité de recouvrement. Il automatise tout le service et le rend plus simple à gérer. Par conséquent, le personnel de votre entreprise peut s’y coller sans que cela empiète sur votre rendement. Vous aurez ainsi gardé secrètes les réalités de votre trésorerie tout en économisant de l’argent.

 

Le suivi plus efficace de la relance client de l’entreprise

Un impayé n’est pas toujours dû à une mauvaise intention de la part du client. En effet, bien que cela puisse être un peu difficile à imaginer, certains de vos clients oublieront probablement qu’ils vous doivent ou du moins, la date à laquelle le remboursement doit être opéré au plus tard. Étant donné que vous êtes les plus avantagés par le fait le client paie sa dette, c’est votre devoir de lui rappeler régulièrement.

Toutefois, opérer cette relance manuellement pour des centaines de personnes transformera très vite cette tâche en une véritable corvée à moins que vous n’ayez un logiciel de recouvrement. En effet, ces outils informatiques sont généralement tous équipés d’une fonction de messagerie automatique. Il suffit donc que vous le paramétrez comme cela se doit pour que les clients dont la date butoir de remboursement devient imminente reçoivent des messages de rappeler. Le coût de la messagerie étant inclus dans le montant de l’abonnement du logiciel, il ne vous reviendra pas vraiment cher.

 

La totale visibilité sur les délais de paiement

Comme vous vous en doutez, étant capable de rappeler automatiquement aux clients leurs dates butoirs, le logiciel de recouvrement peut également établir un calendrier des délais de paiement. Ce dernier est un précieux atout pour les entreprises puisqu’il permet entre autres à ces dernières de spéculer sur l’état futur de leurs trésoreries. En effet, avec un calendrier des délais de paiement vous saurez à peu près combien d’argents rentreront dans vos caisses l’année, le mois ou la semaine prochaine. Avec une telle information, nul doute que vous saurez planifier vos actions sur le long terme et prendre les meilleures décisions pour le développement de votre entreprise.

 

La nette réduction des cas d’impayés

L’utilisation d’un logiciel de recouvrement présente également l’avantage de réduire drastiquement les cas d’impayés. En effet, beaucoup de personnes, même si elles n’ont pas oublié leurs dettes, ne ressentent véritablement le poids de cette dernière que si leurs créanciers le leur rappellent régulièrement. Pour accomplir une telle mission, grâce à sa fonction de messagerie automatique, un logiciel de recouvrement est la meilleure aide à laquelle vous puissiez penser. Avec la régularité de vos messages de rappel, vos clients qui vous doivent auront envie de vous régler rapidement pour se libérer de tous stress. Ce qui est totalement ce que vous désirez.

 

L’amélioration de l’image de l’entreprise

Loin d’être le plus facile à deviner des avantages de cet outil informatique, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement améliore fortement l’image de votre entreprise auprès de vos clients. En effet, la totale visibilité sur les délais de paiement ainsi que l’automatisme de l’opération que son utilisation vous octroie vous permettent d’éviter les erreurs comme l’envoi malencontreux de message de relance à la mauvaise personne. Une telle erreur qui n’est propre qu’à l’homme pourrait détruire votre image auprès de vos clients. Heureusement, vous n’aurez plus à vous en inquiéter si vous utilisez un logiciel de recouvrement de créance.

 

Les critères à prendre en compte pour sélectionner un bon logiciel de recouvrement

Bien que l’utilisation de n’importe quel logiciel de recouvrement vous apporte beaucoup d’avantages, il est important d’en choisir un très bon pour pouvoir bénéficier de tout ce qu’ils ont à offrir. Vous devez de ce faite être minutieux lors de la sélection de ce dernier.

Étant très demandé, il existe aujourd’hui une grande variété de logiciels de recouvrement sur le marché. En choisir un au hasard ne vous laisserait donc que très peu de chance de tomber sur un excellent. Il existe cependant des règles que vous pouvez suivre pour augmenter vos chances de faire une bonne pioche.

La toute première de ces règles concerne les fonctionnalités du logiciel. En effet, vous devez faire le tri parmi les programmes que vous rencontrez en fonction des fonctionnalités qu’ils possèdent. L’objectif ici est de trouver les outils informatiques qui ont le plus de fonctions. Sans oublier qu’ils doivent impérativement avoir les plus essentiels de tous.

Après le tri, suivant le critère des fonctionnalités, pensez à la facilité d’utilisation. En effet, il serait bien difficile de vous retrouver avec un logiciel que vous n’arrivez pas à démarrer convenablement ou à trouver l’onglet permettant d’accéder aux paramètres par exemple. N’hésitez donc pas à demander aux vendeurs de vous laisser quelques minutes pour que vous puissiez voir si vous arrivez à prendre en main le logiciel.

La réactivité du programme est le dernier critère à prendre en compte lors de la sélection de ce dernier. Il est important que le logiciel ait beaucoup de fonctionnalités, mais vous devez vous assurer aussi que celles qu’il possède cadrent bien avec les besoins de votre entreprise. Chaque type d’entreprises a des besoins particuliers lorsqu’il s’agit de recouvrement de créance. Vous devez donc faire un petit exercice de recherche pour connaitre les spécificités propres à votre boite avant de vous rendre sur le marché.

 

Les fonctionnalités essentielles que doit posséder un logiciel de recouvrement

Comme vous le savez déjà, un logiciel de recouvrement doit posséder quelques fonctionnalités bien particulières pour être classé parmi les meilleurs du marché. Les plus essentielles de ces fonctionnalités sont les suivantes :

 

L’intégration avec les logiciels comptables

Pas besoin de trop réfléchir avant de comprendre que cette fonctionnalité est la plus importante de toutes. En effet, pour être d’une quelconque aide pour le recouvrement de vos créances, le programme doit se synchroniser avec vos logiciels comptables pour pouvoir analyser les données de paiement et établir un calendrier. Un logiciel de recouvrement doit donc pouvoir le faire pour être considéré comme tel.

 

Des plans de relances personnalisables

La seconde fonctionnalité très essentielle est celle qui vous permet de personnaliser toutes vos relances. Vos clients ne sont pas les mêmes. De plus, la quantité d’articles qu’ils achèteront ne seront également pas les mêmes, il est donc primordial que vous puissiez leur donner différents délais de paiement. C’est la raison pour laquelle cette fonctionnalité est très importante.

 

L’intégration quotidienne des encaissements

En troisième position des plus essentielles des fonctionnalités, vous avez l’intégration quotidienne des encaissements. Comme le suggère sa dénomination, c’est la fonctionnalité qui prend en compte en temps réel le paiement des clients afin de les sortir de la liste des personnes vous devant. Si vous relancez un client qui vous a déjà payé, cela entachera certainement votre relation avec lui.

En fait, un logiciel de recouvrement peut vous aider à gérer la récupération des créances de votre entreprise. Son utilisation procure beaucoup d’avantages. Toutefois, vous devez veiller à ce que le programme que vous achetez ait certaines fonctionnalités très essentielles.