RH : comment gérer simplement les paies ?

Toutes les entreprises sont différentes. Elles ont chacune leurs particularités et leur mode de fonctionnement. Il existe tout de même un élément qui est commun à toutes celles qui ont réussi à se distinguer parmi les autres. Il s’agit du personnel qui représente le meilleur atout dont une société peut disposer. Les ressources humaines qui ont pour fonction principale d’assurer sa gestion remplissent un rôle d’une importance capitale. Il s’agit d’un département polyvalent qui s’occupe de plusieurs missions à la fois. Cela implique le recrutement, les formations et notamment la gestion des paies.

Quelle est l’importance de gérer correctement les paies pour votre entreprise ?

Au nombre de toutes les responsabilités qui incombent au département des ressources humaines, la gestion des paies tient une place spéciale. Son importance se justifie facilement par l’impact qu’elle peut avoir sur l’entreprise lorsqu’elle est bien menée.

Préservation de la motivation des employés

Une gestion de paie catastrophique peut grandement affecter la stabilité de votre entreprise. Même si vos employés aiment leur travail, ils le font principalement pour la rémunération. C’est tout à fait normal, car elle leur permet de subvenir à leurs besoins et de garder un certain train de vie. Quand la gestion n’est pas optimisée, les salaires ne sont pas versés à bonne date ; ce qui peut perturber votre personnel.

Lorsqu’une telle situation se répète au point de devenir courante, la motivation du personnel risque de baisser significativement. Si au contraire, vous faites en sorte d’établir un système fluide pour gérer les rémunérations, vous ne ferez pas face à ce genre de désagrément, votre personnel restera motivé et enclin à se surpasser.

Augmentation de la productivité

Avoir un personnel motivé n’est pas seulement bénéfique pour l’ambiance générale de l’entreprise. La productivité de celle-ci en est grandement améliorée. Vous obtenez de meilleurs résultats et pouvez même viser des objectifs plus importants. Vous l’aurez compris, avec une bonne gestion des paies, vous pouvez indirectement booster votre société.

Comment calculer les paies des employés et les heures travaillées ?

Une bonne gestion des rémunérations passe par un calcul exact des paies en fonction des heures travaillées. Dans les faits et de façon globale, le calcul est fait en tenant compte des heures de travail effectif. Il suffit de les additionner pour obtenir le temps de travail mensuel avant de faire une multiplication par le taux horaire. Si manuellement cette tâche est fastidieuse en raison de son volume, avec un logiciel de paie, elle est largement simplifiée. De plus, le nombre de critères à prendre en compte pour chaque employé peut varier.

Il y a les heures de travail effectif qui sont considérées pour tout le monde. Elles représentent le temps pendant lequel l’employé est à la disposition de l’employeur et suit ses directives. Cette notion prend aussi en compte les déplacements professionnels, et même les congés de naissance.

Elle est donc assez vaste et complexe. Par ailleurs, pour certains, le temps effectif se limite au temps de travail légal, alors que pour d’autres, ce n’est pas le cas. Il peut arriver que pour quelques membres de l’équipe, le temps travaillé demande la considération des heures complémentaires et supplémentaires. Vous l’aurez compris, ces paramètres ne facilitent pas le calcul de la paie, d’autant plus que les différentes heures ne sont pas majorées de la même manière.

Outre le fait que la tâche semble colossale, elle est liée à un délai. En effet, les paies doivent être calculées et les bulletins apprêtés avant une certaine date.

Quels conseils pour assurer un traitement rapide et précis des paies ?

Afin d’assurer un traitement rapide et précis des paies, plusieurs solutions sont à votre disposition. La plus efficace consiste à réduire autant que possible le temps de traitement des diverses informations qui y ont rapport. Dans cette optique, l’usage d’un logiciel de gestion de paie apparaît comme une évidence. Nous vous suggérons un tel outil en raison des différents avantages que vous pouvez en tirer.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de paie ?

Un logiciel de gestion de paie vous fait gagner énormément de temps. Il est capable de traiter les données et de faire les calculs en une fraction de seconde. De fait, il réduit le temps requis pour la génération des bulletins de paie de plusieurs jours ou même de plusieurs semaines. Grâce à l’automatisation des activités chronophages, il allège la tâche des ressources humaines.

Ensuite, ce type d’outil fiabilise la démarche de détermination des paies. Les erreurs de calcul deviennent rares, voire inexistantes. Les données sociales sont aussi sécurisées et sauvegardées par la solution qui fait office de stockage sûr. À cela s’ajoutent souvent des mises à jour automatiques concernant les différentes règles en vigueur, garantissant toujours la conformité des processus.

Par ailleurs, le logiciel de paie favorise une augmentation de la productivité du département des ressources humaines. Ce dernier dispose de plus de temps qu’il peut consacrer à des missions plus urgentes. Pour finir, opter pour ce type d’outil numérique vous permettra de faire des économies dans une certaine mesure. Avec moins de tâches administratives, les coûts engendrés baissent également.

Comment choisir un logiciel de gestion de paie ?

Les logiciels de gestion de paie ne manquent pas. Cependant, tous ne conviennent pas forcément aux exigences et aux particularités de votre entreprise. C’est la raison pour laquelle nous vous conseillons de faire votre choix sur cette base. Définir vos besoins vous permettra d’établir une liste de fonctionnalités intéressantes pour votre structure.

De plus, pensez à vous intéresser à la facilité d’utilisation et à la prise en main de l’outil. Il serait peu productif de vous tourner vers une solution trop complexe à comprendre. Privilégiez les logiciels intuitifs et simples à prendre en main. De cette façon, vous pourrez l’intégrer encore plus vite à vos processus de gestion de paie.

Vers quelles méthodes de suivi des congés et des absences des employés se tourner ?

Étant donné qu’elle prend en compte le temps travaillé, la gestion de la paie dépend aussi des congés et des absences. Les demandes qui sont formulées à ce sujet sont propres à chaque employé. Il ne faut donc pas s’attendre à ce qu’elles soient envoyées au même moment ou soient identiques. Vous l’aurez compris, ce sont des paramètres très variables.

Cependant, les intégrer parfaitement à la gestion de la paie n’est pas une mission impossible. Il vous suffit, à l’aide d’un logiciel adapté, d’automatiser l’ensemble du processus. Avec la bonne solution, le personnel n’aura même plus à se déplacer pour faire une demande de congé ou d’absence. Chacun aura accès à un espace personnel dans lequel il peut effectuer ce genre d’opérations en quelques secondes. Il est envisageable que chaque demande et les données qui y sont liées soient immédiatement comptabilisées. Vous aurez de ce fait des bulletins de paie conformes, quelles que soient les circonstances.

Quelles sont les meilleures pratiques pour créer un calendrier de paie adapté à votre entreprise ?

La meilleure façon de créer un calendrier de paie adapté à votre entreprise est avant tout de considérer la vie des employés. Cette approche est la plus indiquée, car ils sont les premiers concernés. Ils sont donc les mieux placés pour vous donner une idée de la bonne date pour faire les virements ou rendre les fiches de paie disponibles.

Une manière astucieuse de les impliquer serait de faire une sorte de sondage. En d’autres termes, vous menez une enquête interne par l’intermédiaire de laquelle vous demandez l’avis de chacun. Si vous désirez donner un maximum de liberté dans les réponses, ne faites aucune proposition. Ainsi, tout le monde pourra s’exprimer sans retenue.

Dans le cas où vous auriez du mal à vous décider entre plusieurs dates, il suffira de demander à vos employés de faire un choix. Bien sûr, la date ne sera pas fixe pour tous les mois. Elle doit changer pour s’adapter à la période de l’année et aussi au niveau d’activité de l’entreprise.

À titre illustratif, si les fiches de paie sont disponibles après le 25 pour tous les autres mois, en décembre, vous devez faire en sorte qu’elles le soient encore plus tôt. C’est la période des fêtes et vos employés auront besoin de leurs salaires pour faire plaisir à leurs familles.