Savez-vous que le domaine des ressources humaines n’échappe pas au processus de digitalisation ? Il est indispensable, pour faire croitre une TPE ou une PME, de recruter de nouveaux talents. La digitalisation reste cette solution technologique qui vient faciliter l’exécution des différentes tâches dans ce domaine. Est-ce l’une des raisons pour lesquelles ce type d’entreprise (TPE/PME) doit opter pour cette solution ? Cet article vous présente les avantages pour ce type d’entreprise d’opter pour la digitalisation des ressources humaines.
Qu’est-ce que la digitalisation des ressources humaines ?
La digitalisation des ressources humaines reste un ensemble de processus qui consistent à remplacer les documents papier du personnel par des supports numériques (appareils électroniques, logiciels, applications, etc.). En effet, le système traditionnel de gestion des ressources humaines est très contraignant. Ce qui implique une utilisation intensive de papier par le service des RH.
En optant pour la digitalisation, vous utilisez moins les supports papier. Ainsi, les documents comme les contrats de travail, les fiches de paie, les règlements intérieurs sont dématérialisés. La mise en place de cette solution de gestion des ressources humaines nécessite l’utilisation de certains outils spécifiques.
Les outils de digitalisation des ressources humaines
En effet, il s’agit d’un instrument technologique qui centralise la plupart des données et informations nécessaires à la gestion des RH. Cet outil présente de nombreuses fonctionnalités. Pour un TPE ou une PME, il revient d’activer un certain nombre de modules en fonction de ses besoins.
En général, le SIRH permet une gestion plus complète des RH. De nombreux domaines des RH sont ainsi pris en compte. Il s’agit entre autres de la paie, de la gestion des temps et des congés (congé de maternité, congé administratif, etc.), des tableaux de bord RH, des dossiers administratifs du personnel, etc.
Cependant, il existe sur le marché un panel de prestataires qui proposent les outils SIRH. Faire le choix le plus adapté n’est pas tout de suite une évidence pour la plupart des managers des TPE ou des PME. Les autres outils de digitalisation des RH que vous pouvez utiliser sont les plateformes de travail collaboratif, les applications réseau, les plateformes de formation en ligne et Internet.
Il existe tout de même des étapes qui vous accompagnent dans un choix plus judicieux de votre logiciel SIRH.
Les étapes pour bien choisir un logiciel SIRH
En fonction des besoins et des objectifs de l’entreprise, il existe 3 étapes clés pour faire le choix du meilleur prestataire de logiciel SIRH.
Le point sur ses besoins
Cette première consiste à déterminer la structure actuelle de l’entreprise. L’organigramme reste l’outil des RH qui permet le mieux d’apprécier les forces et les faiblesses de l’organisation. Cette première étape d’analyse permet d’avoir une vision claire des différents services impliqués dans le processus de décision de la PME.
L’identification des besoins prioritaires
L’analyse des besoins permet d’avoir une vision des problèmes de RH que rencontre l’organisation. Une consultation des managers et des salariés vous permet d’identifier clairement les besoins et de leur associer des fonctionnalités indispensables à la croissance de la PME. Cette opération met en exergue les priorités auxquelles le logiciel SIRH doit apporter des améliorations.
La comparaison des différentes propositions et leurs avantages
Après le bilan de vos besoins et l’identification des priorités, il vous revient de trouver le prestataire qui sera capable de vous proposer une solution adaptée à ces derniers. Pour ne pas engendrer des surcoûts, il faut vérifier si les solutions proposées ne disposent pas déjà de fonctions et de services natifs.
N’hésitez pas à demander de nombreuses propositions. Ceci vous permet d’identifier la solution qui correspond à vos besoins tout en réalisant des économies.
Les avantages de la digitalisation des ressources humaines pour une PME/TPE
Le gain de temps
Dans son fonctionnement, les tâches administratives s’accumulent au fil du temps. Digitaliser reste cette action qui revient à automatiser la plupart des tâches administratives. Cette automatisation vous permet de gagner du temps en réalisant certaines activités lourdes ou complexes en quelques clics.
L’optimisation des performances du service des ressources humaines
Dans le système classique de gestion des ressources humaines, les tâches sont généralement exécutées manuellement. Ce qui constitue une source d’erreur et affecte les performances du service des RH. La digitalisation permet une automatisation des processus et réduit du coup les erreurs des saisies manuelles.
La circulation fluide de l’information
Dans le système de digitalisation, tous les membres de l’organisation ont un accès à l’outil SIRH. Dans cette optique, les informations relatives à l’organisation sont transmises aux intéressés en un temps record et en quelques clics.
La gestion plus fidèle des données des RH
L’outil SIRH collecte la plupart des données personnelles et professionnelles des membres du personnel. Ces dernières sont stockées dans un seul et même endroit. Ce qui permet aux dirigeants de l’organisation d’établir toutes sortes d’analyse en puisant dans cette base de données.
Le Reporting
En ayant accès à la base de données du personnel, la digitalisation permet aux managers d’avoir une vision des performances de ses membres à travers des tableaux de bord personnalisés et automatisés.
La détection des talents et la fidélisation des meilleurs profils
Dans la stratégie de croissance de la PME, des talents et compétences doivent être détectés. L’outil RH aide les managers à déterminer les besoins de formation et de procéder au recrutement de nouvelles compétences. Il détecte ainsi les talents au sein de l’organisation et vous accompagne dans la mise en place de politique de fidélisation et d’encouragement de ces derniers.
Pour une PME ou TPE, la digitalisation de la gestion des ressources humaines vous offre un gain de temps considérable pour la gestion de votre entreprise tout en restant plus efficace et stratégie dans vos décisions.
