Quelles sont les obligations légales liées à gestion d’une entreprise ?

Pour diriger une entreprise et assurer sa croissance, une bonne gestion demeure primordiale. Ceci concerne aussi bien l’organisation structurelle et le suivi des activités que les obligations juridiques et les restrictions légales. Ces dernières, selon le code du commerce, vous imposent un certain nombre de règles à respecter sous peine de sanctions. En tant que responsable de société, vous devez donc veiller à l’application des diverses règles et prescriptions légales. Dans cet article, nous vous donnons les principales obligations liées à la gestion de votre entreprise.

L’approbation des comptes de l’entreprise

À la fin de chaque année comptable, chaque dirigeant doit clôturer les comptes annuels. Ces derniers doivent renfermer le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe légale. Ensuite, ils devront être déposés au greffe du tribunal de Commerce. Mais avant d’expédier le document final, vous devez d’abord recevoir l’accord de l’assemblée des actionnaires de l’entreprise : c’est l’approbation des comptes. Elle doit avoir lieu au cours des six mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.

Classée parmi les obligations juridiques d’une société, l’approbation des comptes permet à vos associés de s’assurer de la bonne gestion de l’entreprise. Pour sa finalisation, elle requiert tout un processus dont voici les principales étapes :

• L’entreprise doit d’abord établir les comptes annuels en interne, ou solliciter l’intervention d’un expert-comptable ;
• En tant que gérant ou président, vous devez ensuite convoquer l’assemblée générale des actionnaires ou des associés ;
• Avant la séance, vous devez communiquer les comptes à approuver et effectuer un vote pour l’approbation des documents lors de l’assemblée ;
• Pour finir, vous devez rédiger un procès-verbal d’approbation des comptes et formaliser la décision prise par les associés ou actionnaires. C’est alors que vous pourrez envoyer les comptes au greffe.

L’Assemblée Générale Ordinaire, qu’est-ce que c’est ?

Comme énoncé plus haut, l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) représente la réunion des associés ou actionnaires organisée par le président ou le gérant de l’entreprise. C’est au cours de cette rencontre que les comptes annuels sont approuvés pour leur dépôt au Tribunal. Elle constitue l’une des obligations légales de votre société et permet de prendre des décisions sur l’approbation des comptes annuels, la nomination éventuelle d’un commissaire aux comptes ou l’affectation du résultat.

Dans les règles fixées par le code du commerce, l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) doit avoir lieu chaque année, dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Elle peut aussi aboutir sur l’approbation de nouveaux règlements après des votes par règle de majorité.

L’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), une autre obligation légale

Différente de la dernière obligation juridique, l’AGE est une réunion exceptionnelle des actionnaires et dirigeants de l’entreprise. Elle est organisée de manière ponctuelle pour prendre des décisions importantes. Par conséquent, elle n’a pas lieu systématiquement tous les ans comme l’AGO, mais plutôt dans certains cas précis. Au cours d’une AGE, le président ou le gérant peut soumettre au vote certaines résolutions ou décisions sur l’organisation générale de la société. La plupart du temps, cette réunion est convoquée pour discuter des points suivants :

• Une augmentation ou une réduction du capital social ;
• Une modification de l’objet de l’entreprise ;
• Un changement de localisation du siège social ;
• Une liquidation ou une dissolution de l’entreprise ;
• Une modification des statuts de la société.

Le dépôt des comptes annuels, à quoi ça sert ?

Cet exercice représente l’une des différentes obligations légales de votre entreprise. Après la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire et l’approbation des comptes annuels, ces derniers sont envoyés au greffe du tribunal de commerce : c’est le dépôt des comptes annuels. Ils seront ensuite publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) sous forme d’annonces légales. Vous vous demandez à quoi sert cette formalité ? Elle permet entre autres d’assurer une transparence financière sur les comptes de votre entreprise. D’ailleurs, tout non-respect de cette règle est sanctionné par une amende de 1500 €.

Lors du dépôt des comptes annuels, vous devez rassembler les documents ci-après :

• Les comptes annuels de l’année clôturée (un bilan, un compte de résultat et une annexe) ;
• Le rapport de gestion ;
• Le rapport du conseil de surveillance ou du commissaire aux comptes ;
• La décision d’affectation du résultat de l’exercice.

Affectation du résultat (réserve légale), en quoi ça consiste ?

Cette obligation légale concerne le traitement des bénéfices ou des pertes de l’entreprise au cours d’un exercice comptable. Ceci intervient lors de l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO), au moment de l’approbation des comptes annuels par les associés. Ces derniers décident alors de la manière dont le résultat sera affecté. Dans tous les cas, l’affectation du résultat varie selon le bilan financier actuel. Dans le cas d’un résultat bénéficiaire, l’affectation peut s’effectuer de trois façons : la mise en réserve, le mis en report à nouveau ou la distribution aux associés sous forme de dividendes.

La réserve légale à l’affectation du résultat s’impose aux SARL et aux sociétés. Ils doivent alors affecter au moins 5 % du bénéfice de l’exercice à un compte dédié. Par contre, cette obligation n’a plus d’importance si la réserve représente 10 % du capital social. Vous devez aussi savoir que la réserve légale ne peut pas servir à l’achat, au remboursement d’action ou à une distribution. Mais elle peut être utilisée pour apurer les pertes.

Le rapport de gestion, c’est quoi ?

À la fin de chaque année comptable, le gérant de l’entreprise doit rédiger un rapport de gestion. Celui-ci doit renseigner sur l’état de l’entreprise durant l’exercice écoulé et donner un aperçu sur celui qui s’engage. Considéré également comme une obligation légale, le rapport de gestion doit fournir des informations précises sur la situation financière et économique. En bref, il doit contenir les points ci-après :

• Les plans des associés pour l’avenir de l’entreprise ;
• Les objectifs à atteindre l’année suivante ;
• Les événements significatifs qui ont marqué l’année écoulée ;
• Les délais de paiement des fournisseurs ;
• L’analyse des résultats contenus dans les comptes annuels.

Les autres obligations

En plus de toutes les obligations légales déjà énumérées, votre entreprise doit se conformer à de diverses autres prescriptions. Pour finir, voici donc quelques autres obligations à prendre en compte dans la gestion de la société :

• Les Assurances ;
• Les délégués du personnel ;
• Les inventaires ;
• Les augmentations des salariés ;
• Les registres obligatoires à tenir ;
• Les obligations liées aux conventions collectives, etc.

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